DMS-Leitfaden

Evaluationshilfe für KMU in Version 9.1.0 verfügbar

Pfaffhausen, 23. Janaur 2009: Vor einigen Tagen hat uns ein Faxschreiben erreicht. Darin bestellt ein Interessent einen DMS-Leitfaden bei uns über sFr. 72 bzw. Euro 49.–. Soweit nichts besonders, nur das entsprechende Angebot stammt aus dem Jahre 2006. Schön, dass unsere Unterlagen auch nach Jahren noch Verwendung finden.

Nun stellt sich für uns die Frage, was wir mit der Bestellung machen, denn der Leitfaden, ich gebe es ungern zu, ist in den letzten beiden Jahren etwas vernachlässigt worden. Mit der Einführung der ArchivistaBox sind die Projekte zusehends schneller zum Abschluss gelangt. Spätere Kunden haben zumeist entweder zunächst die OpenSource-Version installiert oder die Box bei uns oder einem Vertriebspartner angeschaut.

Und weil die ArchivistaBoxen mittlerweile zu dreistelligen Preisen erhätlich sind, ist manche ArchivistaBox ganz einfach einmal geordert worden, ohne dass es zuvor eine grosse Evaluationphase gegeben hätte. Viele Fragen, die im DMS-Leitfaden behandelt wurden, stellen sich so mit dem Einsatz der ArchivistaBox kaum mehr. Ist der DMS-Leitfaden damit überflüssig geworden?

In einem gewissen Sinne ja, denn bei der ArchivistaBox kann ein System mitunter in einigen wenigen Stunden produktiv geschaltet werden; dies war zuvor schlicht undenkbar. Auch braucht sich der Kunde heute keine Gedanken mehr betreffend Backups und/oder CD/DVD-Datenträger zu machen. Dies alles ist in die Box so integriert, dass die Funktionen bequem mit ein, zwei Mausklicks erledigt werden können.

In einem anderen Sinne eher nein. Ich erinnere mich da an einen "agressiven" Verkäufer, der uns an der letzten OpenExpo um jeden Preis ein Listing in seiner DMS-Fibel schmackhaft machen wollte. Kostenpunkt: ca. 6000 Franken. Dafür hätten wir dann 500 Exemplare erhalten und wären zusammen mit anderen Anbietern in einer Broschüre vorgestellt worden. Natürlich rücken alle Anbieter ihre Produkte anhand von herrvorragenden Referenzlösungen ins beste Licht, was die Auswahl bzw. die Evaluation und Einführung nicht unbedingt einfacher machen dürfte.

Ein anderes Beispiel. In Deutschland gibt es eine Studie, in der alle wichtigen ECM-Systeme (Enterprise Content Management, dies entspricht Dokumenten-Management und Archivierung) miteinander verglichen und bewertet werden. Die Studie verspricht für IT-Entscheider Sachlichkeit und unabhängige Tests. Die Studie umfasst ca. 800 Seiten und kann gegen eine Schutzgebühr von 990 Euro bezogen werden. Einmal abgesehen davon, dass Sie für diesen Preis bereits eine netzwerkfähige ArchivistaBox Säntis (samt kleinem Fujitsu-Scanner erwerben können) handelt es sich bei den getesteten Software-Produkten allesamt um die teuersten Enterprise-Lösungen, d.h. Softwarepakte, die in erster Linie von grossen Unternehmungen eingesetzt werden. Eine jede KMU-Unternehmung wird gut beraten sein, eine oder zwei Nummern kleiner zu kalkulieren.

So gesehen gibt es kaum Informationen, welche die Evaluation einer DMS-Lösung für KMU-Unternehmen unterstützen können. Und daher haben wir uns entschieden, den DMS-Leitfaden à jour zu bringen. Sie finden darin zu vielen Fragestellungen Antworten, nicht immer abschliessend, aber doch so, dass Sie vertieft nachfragen können und auch so, dass Sie Offerten besser miteinander vergleichen können.

Und weil wir der Ansicht sind, dass der DMS-Leitfaden für eine jede Evaluationsphase von Nutzem sein wird, haben wir uns entschlossen, Ihnen diesen Leitfaden zum freien Download anzubieten. In diesem Sinne wünschen wir viel Erfolg für Ihr DMS-Projekt.

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