Evaluation DMS

Die ArchivistaBox anhand einer Anfrage

Egg, 26. August: Wer heute nach einer DMS-Lösung (Dokumenten-Management) Ausschau hält, findet auf dem Markt viele Angebote. Die Lösungen enthalten umfangreiche Funktionen und überbieten sich gerne mit den neusten Features, die Wahl kann mitunter zur Qual werden. Nachfolgend soll (stellvertretend für viele andere) eine Anfrage sowie die Antworten dazu im Sinne einer einfacheren Evaluation publiziert werden.

Ausgangslage

Eckdaten: ERP Lösung X, Version 2009, DMS unabhängig vom Workflow Lösung X, quasi eine Standalone-Lösung, jedoch zu späteren Zeitpunkt migrationsfähig bzw. implementierbar bei Lösung X nach Versionsupgrade

Antwort: Die ArchivistaBox arbeitet grundsätzlich Standalone, die Dokumente werden über Schnittstellen übergeben (Web-Client Input-Ordner, API=Application Programming Interface, Scan-Boxen) und werden webbasiert (WebClient) sowie das API ausgeliefert. Das API arbeitet mit HTTP-Requests (Web-Aufrufe) und ist daher in jede Lösung und Programmierumgebung, die nicht gerade aus den letzten Jahrtausend stammt, einfach integrierbar. Seit die Archivista-Lösung im Jahre 1998 (die Ursprünge gehen bis 1993 zurück) auf den Markt gebracht wurde, können die Daten über eine Schnittstelle sowohl importiert als auch exportiert werden. Diese Schnittstelle wird ebenfalls verwendet, um Dokumente von sehr alten Archivista-Installationen auf aktuelle Umgebungen zu überführen. Die Import- bzw. Export-Daten bestehen aus einer ANSI-Datei sowie entsprechenden Links auf die Bild- und Quelldaten (z.B. Office-Dateien). Betr. Integration in Dritt-Lösungen: Jede ERP-Lösung, welche zusammen mit einer ID (z.B. Adress- oder Rechnungsnummer) ein externes Programm aufrufen kann, ist in einfacher Weise realisierbar. Sollte dies nicht möglich sein, kann der Aufruf auch über einen Druckaufruf mit den enstprechenden Informationen erfolgen.

Umgebung: Workstation: Mac, Server: Windows, für die Zukunft wird eine RedHat/Linux-Umgebung angestrebt, Daten bleiben Inhouse bzw. in eigener Cloud/Server

Antwort: Kernstück der ArchivistaBox ist, dass sie wie der Name besagt, als Gesamtsystem geliefert wird. Dabei ist die Box nicht wörtlich zu nehmen. Wohl besteht die ArchivistaBox aus einem Guss aus Serversoftware (aktuell Debian AMD64 oder ARM) und webbasierten Anwendungsprogrammen, doch kann die ArchivistaBox sowohl virtualisiert als auch als Hardware ausgeliefert werden. Eine Installation von Clients ist dank der webbasierten Arbeitsweise nicht erforderlich, folglich können sämtliche Plattformen (Windows, Mac, Linux etc) eingebunden werden, für die es einen einigermassen aktualisierten Browser gibt. Selbst auf Tablets oder modernen Telefonen lässt sich mit der ArchivistaBox problemlos arbeiten (Bildauflösung mit minimal 1024×768 Pixeln empfohlen).

Die Daten werden immer beim Kunden gespeichert, sämtliche Passwörter liegen in der Hand des Kunden. Ob die ArchivistaBox virtualisiert auf einem Windows-Server, unter Linux oder als Appliance (Box) betrieben wird, spielt keine Rolle, eine spätere Migration ist jederzeit möglich. Sowohl die Installation als auch spätere Updates laufen automatisiert ab und werden durch den Kunden ausgelöst (zu Beginn werden die Netzwerkdaten in der Lösung hinterlegt). Selbst ein Verbund von mehreren Boxen (Cluster) wird ohne manuelle Interaktion aufgebaut.

User: ca. 5, später erweiterbar auf ca. 20-30 User mit Lese- und Visumberechtigung, QuoVadis Zertifikate sind bei uns bereits in Gebrauch

Antwort: Die ArchivistaBox steht von der Einplatz-Lösung (ab 150 Franken) bis hin zu einer Lösung mit einer beinahe unlimitierrten Anzahl von Benutzer/innen zur Verfügung. Dokumentenvolumen zwischen einigen wenigen GByte und einigen TByte stehen aktuell im Einsatz. Lese- und Visumesberechtigungen werden über Benutzerprofile realisiert. Zertifikate können auf der Lösung hinterlegt werden, per Default arbeitet die ArchivistaBox mit HTTPS-Verschlüsselung, wobei diese nicht zwigend ist.

Volumen: Derzeit jährlich 600 Debitoren- sowie 1200 Kredtorenvorgänge

Antwort: Als Empfehlung gilt, dass eine Lösung für minimal 5 Jahre ausgelegt werden sollte. Dabei ist das Volumen mit dem Faktur 1.5 zu erhöhen. Dies ergibt 1800 Teildokumente (600+1200), über 5 Jahre betrachtet sind es 9000 Dokumente, mit dem Faktor 1.5 gerechnet ist mit 13'500 Dokuemten zu rechnen. Im Web-Shop ist bei sämtlichen Modellen die maximale Anzahl von Dokumenten aufgelistet. Vorliegend ist die ArchivistaBox Säntis zu empfehlen, weil über 5 Jahre nicht mehr als 80'000 Dokumente anfallen, wohl aber mehr als 2 Benutzer notwendig sind. Die Anzahl der Benutzer/innen wird bei der ArchivstaBox mit konkurrierenden (gleichzeitig arbeitenden) Benutzer/innen berechnet. Pro 3 Benutzerprofile wird eine Benutzer-Lizenz empfohlen.

Fragen zur ArchivistaBox

Rechtssicherheit: Sind alle rechtlichen Vorgaben erfüllt/rechtskonform (MWST, Datenaufbewahrung gem. OR, etc.), Bleiben Belege mit elektronischer Signatur, Zertifikate unverändert?

Antwort: Alle rechtlichen Vorgaben nach Schweizer Recht (andere Länder auf Anfrage) werden erfüllt. Belege mit elektronischen Signaturen werden im Quellformat gespeichert und bleiben unverändert erhalten, es wird dabei immer eine zusätzliche Bildkopie erstellt, damit für die Anzeige keine Plugins notwendig sind.

Dokumentenpflege: Können Anhänge Bsp. Korrespondenz, welche im Kontext zu bereits erfassten/abgelegten Belegen stehen, angefügt werden? Kann zu jeder Buchung (Kreditoren, Debitoren, Fibu, Anlagen) ein oder mehrere Belege angefügt werden?

Antwort: Dokumente können beliebige Metadaten enthalten (die dazugehörenden Masken können frei definiert werden), ebenfalls können zu einem Geschäftsvorgang mehrere Dokumente (Akten) erfasst werden. Grundsätzlich sollte ein Vorgang ein Dokument abbilden (z.B. 1 Rechnung = 1 Dokument). Verschiedene Dokumente zu einem Geschäftsvorgang (z.B. Bestellung, Lieferung, Rechnung) werden über Metadaten miteinander verknüft. Daraus entsteht über die Suchabfrage eine virtuelle Mappe (Akte), welche alle Teildokumente tabellarisch (inkl. Historie/Datum) übersichtlich darstellt.

Zeitrahmen und Kosten: Zeitaufwand bis zu einer Einführung, Kosten: Software, Lizenzen, Initial & jährlich, Kosten Workshop / Detailkonzept, Umsetzung, Intergration Umsysteme, Dokumentation, Support (exkl. Scanner, Infrastruktur)

Antwort: Aufgrund des "geringen" Volumens sollte nicht über das Ziel "hinausgeschossen" werden. Ein DMS ist kein Selbstzweck. Der Aufwand an Kosten muss im Verhältnis zum Nutzen sein. Als "Richtschnur" kann mit Seitenkosten kalkuliert werden. Für eine grosse Umgebung kann mit 2 Rappen/Cents pro Beleg und 10 Jahre, für eine mittlere Lösung mit 5 Rappen/Cents und bei kleineren Archiven (vorliegend ist dies der Fall) mit ca. 10 Rappen/Cents über die gesamte Lebensdauer gerechnet werden. Davon ausgehend, dass im Durchschnitt ca. 4 Seiten pro Dokument vorhanden sein dürften, ergibt dies (1800 Dokumente * 4 Seiten * 10 Jahre * 1.5 Reserve * 0.1 Franken) 10'800 Franken über 10 Jahre.

Die ArchivistaBox Säntis kostet (mit Barcode- und API-Modul) für 4 gleichzeitig arbeitende Benutzer derzeit 2250 Franken (exkl. MwSt). Das erste Jahr ist im Support enthalten. Folglich verbleiben neun Jahre mit jeweils 15% von 2250 Franken. Dies ergibt pro Jahr 337.50 Franken an wiederkehrenden Kosten, neun Jahre ergeben 3037.50 an Kosten. Somit entstehen über zehn Jahre 2250 + 3037.50 = 5287.50 Franken an Kosten. Darin enthalten sind sämtliche Updates sowie (sofern die Hardware geliefert wird) auch ein Ersatz der Hardware im Fall eines Defektes. Die Reaktionszeit im Support beträgt 8 Std. Businesszeit (Mo-Fr, 8:00-12:00 und 13:30-17:30 Uhr).

Nun beinhaltet diese Kostenrechnung nicht die Implementierung, diese hängt letztlich von den Bedürfnissen des Kunden ab. Es gibt Kunden, welche die Lösung selber in ihre Umgebung integrieren (die Dokumentation ist offengelegt), es gibt aber auch Fälle, wo ein Full-Service gewünscht ist. Pragmatisch betrachtet sollten die Kosten der Implementierung nicht die Kosten der Soft-/Hardware übersteigen. Im Falle der Anfrage bzw. gemessen an den Angaben, die gemacht wurden, dürften folgende Implementierungskosten entstehen:

1/2 Tag Inbetreibnahme, Felder, Einrichten Barcode-Erkennung (Kreditoren-Management mit ESR/OCRB), 1/2 Tag Import Kunden/Lieferantenstamm aus ERP Lösung X, 1/2 Tag Realisieren Beschlagwortung Debitorenbelege (hinterlegte Meta-Daten in PDF-Dateien oder Herausfiltern der Keys), 1/2 Tag Schulung Anweder/innen sowie 1/2 Tag Workshop zu späterer Zeit. Bei 2.5 Personentagen sind dies (der Tagesansatz liegt bei [8Std*207 Franken] 1656 Franken) Implementierungskosten von 4140 Franken. Die Wegpauschalen finden sich im Web-Shop. Die wiederkehrenden Kosten im Support dürften bei einer Lösung dieser Grössenordnung einige wenige hundert Franken pro Jahr betragen. Alles in allen dürften die 10 Rappen/Cents pro Seite über 10 Jahre durchaus realistisch sein. Demgegenüber stehen hohe Einsparungen im Ablauf. Kurz und gut, die Lösung lässt sich mit Leichtigkeit amortisieren, siehe dazu auch die Kosten-/Nutzenüberlegungen auf dieser Homepage.

Signaturen, Langfristigkeit und Optionen

SwissID: Zusatzkosten notwendig?

Antwort: Bei Erweiterungen gibt es immer zwei Möglichkeiten. Entweder geniesst die Funktionalität einen allgemeinen Wert für unsere Kundschaft, dann wird das Feature ganz oder teilweise zu Lasten der Archivista GmbH entwickelt, oder das Feature ergibt sehr spezifisch für den Kunden einen Nutzen. Die SwissID ist seit 5 Jahren im Umlauf, die Verbreitung ist gering, sodass (offen gestanden) aktuell nicht geplant ist, diese einzubinden. Selbstverständlich kann ein solches Feature im Rahmen eines Auftrages relaisiert werden, die dazu notwendige Offerte wird gerne kostenfrei erstellt.

Nachbemerkung: Bei DMS-Lösungen, welche die Dokumente über einen langen Zeitraum vorhalten müssen, bieten Signaturen keine langfristige Sicherheit (keine Signatur löst die Lesbarkeit der Daten über Rechnerwelten und Jahrzehnte). Mit der ArchivistaBox werden 30 Jahre Lesbarkeit der Daten gewährt. Dies wird (im Unterschied zu anderen Anbietern) dadurch erreicht, dass von sämtlichen Dokumenten immer auch Bilder erstellt werden (daher sind in der Web-Anwendung auch keine Plugins notwendig). Seit dem Jahre 1998 ist die Archivista-Lösung in der Lage, bei der Archivierung automatisiert die entsprechenden langfristig plattformunabhängigen ISO-Datenträger nach der bewährten ISO-Norm 9660 zu erstellen, auf Wunsch können diese Datenträger direkt auf CDR/DVD gebrannt werden. Beim vorliegenden Volumen dürfte jährlich eine CDR längstens reichen. Mit der gleichen Technologie können selbstragende Archive erstellt werden. Dabei werden z.B. Jahresarchive zusammen mit dem Gesamtsystem der ArchivistaBox direkt auf eine DVD ausgelagert, wobei solche Archive unlimitiert und ohne Zusatzkosten erstellt und verteilt werden können.

Nicht enthalten: Ebenfalls kalkuliert werden muss das Erfassungsgerät (Scanner). Hier kann entweder ein Kopierer/Scanner die Dokumente als PDF-Dateien (reine Bilddaten, ohne Optimierung) auf dem Netzlaufwerk der ArchivistaBox (ebnefalls machbar ist FTP) anliefern oder aber es wird eine ArchivistaBox-Albis samt Scanner ix500 (30 Blätter/60 Bilder die Minute) verwendet. Bei ersterer Variante werden die durch die externen Geräte erstellten PDF-Dateien kostenlos getestet, bei zweiterer Variante fallen Kosten über 810 Franken an (netzwerkfähige Albis-Box + Scanner). Die Scan-Boxen werden fixfertig konfiguriert geliefert, bei erster Variante ist sicherzustellen, dass inhouse/extern jemand entsprechende Knöpfe am gewünschten Gerät einrichten kann.

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