Die externe Benutzerverwaltung steht der internen Benutzerverwaltung mit MySQL gegenüber. Melden Sie sich beispielsweise auf Ihrer ArchivistaBox an, so greifen Sie direkt auf die MySQL-Datenbank zu, arbeiten also intern.
Sofern eine zentrale Benutzerverwaltung besteht (z.B. LDAP/ActiveDirectory), kann die ArchivistaBox auch an diese 'Zentrale' angeschlossen werden. D.h. bei jedem Anmelden schaut WebDMS beim zentralen Rechner nach, ob das verwendete Konto vorhanden und gültig ist. Nur wenn dies der Fall ist, erfolgt eine Anmeldung.
Bei der Anmeldung wird on-the-fly ein Konto in ArchivistaDMS anhand der Informationen des externen Servers angelegt, wobei Archivista-spezifische Felder des Benutzerkontos von einem als Vorlage angegebenen, bereits in Archivista existierenden Benutzer übernommen werden.
Die Art und Weise wie Sie ihre Benutzerverwaltung handhaben möchten, können Sie unter diesem Menüpunkt, ebenso wie die dafür notwendigen Einstellungen, festlegen.