Beim Archivieren von Datenbeständen stellt das Einlesen (Scannen) der Daten nur den ersten Schritt der Verarbeitung dar. Ebenso wichtig ist es, später jederzeit wieder Zugriff auf die erfassten Seiten zu erhalten, d.h. diese innert kürzester Frist wiederzufinden. Archivista 2024/II bietet deshalb sowohl eine Volltextindizierung als auch das Arbeiten mit Stichwörtern an.
Die Volltextindizierung eignet sich hervorragend für Archive mit Freitext, die Stichwortvergabe kommt überwiegend bei der Ablage von klassischen Akten im Sinne von Dossiers zum Einsatz. Die Barcode-Verarbeitung ist nun der nächste logische Schritt innerhalb von Belegarchiven mit mittlerem bis grossem Volumen.
Vereinfacht gesagt geht es darum, dass jeder Akte eine eindeutige Information zugewiesen werden kann, die automatisch und als eindeutige Information für eine spätere Suche bereitsteht. Bei der Barcode-Lösung wird dies dadurch erreicht, dass entweder bereits beim Ausdruck des Formulars eine eindeutige Information (nachfolgend Referenznummer genannt) mit ausgedruckt wird oder diese Information jeder Akte vor dem Scannen durch Anbringen eines Barcode-Klebers mit auf den Weg gegeben wird. Konkret bedeutet dies, dass diese Referenznummer bereits beim Scannen auf dem Blatt als Barcode vorhanden ist.
Einmal gescannte Seiten können nun via Barcode-Erkennung automatisch abgearbeitet werden und die daraus erzeugte Referenznummer steht jederzeit für eine Suchabfrage bzw. weitere Auswertungen bereit. Daraus resultiert gerade bei mittleren bis grossen Belegarchiven eine enorme Zeitersparnis sowohl beim Erfassen als auch beim Suchen nach erfassten Belegen.