{"id":10950,"date":"2025-01-30T10:38:04","date_gmt":"2025-01-30T09:38:04","guid":{"rendered":"https:\/\/archivista.ch\/cms\/?page_id=10950"},"modified":"2026-02-28T10:47:51","modified_gmt":"2026-02-28T09:47:51","slug":"2025-ii-mails-und-mehr","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/archivista.ch\/cms\/de\/aktuell-blog\/blogs-2025\/2025-ii-mails-und-mehr\/","title":{"rendered":"2025\/II: Mails und mehr"},"content":{"rendered":"

Lesbare Daten f\u00fcr viele Jahrzehnte<\/h1>\n

Egg, 29. Januar 2025:<\/strong> Als die Firma Archivista GmbH im Jahre 1998 das Licht der Welt erblickte, konnte niemand erahnen, in welcher Geschwindigkeit sich die Technik entwickeln w\u00fcrde. Klar war einzig, die herk\u00f6mmliche Ablage von Papier war schon damals keine so gute Idee, denn der Umgang mit analogem Schriftgut war\/ist teuer, umst\u00e4ndlich und fehleranf\u00e4llig. Heute darf angemerkt werden: Belege in Papier sind zwar nicht ganz verschwunden, doch haben digitale Daten die analoge Welt in weiten St\u00fccken abgel\u00f6st. Jedoch, digitale Daten, die digitale Welt, gibt es nicht umsonst. In diesem Blog soll dies am Beispiel der Mails mit der neuen Version 2025\/II der ArchivistaBox aufgezeigt werden.<\/em><\/p>\n

\"\"<\/a><\/h2>\n

Nicht ganz so trivial: Mails als Ersatz f\u00fcr Briefe<\/h2>\n

Im digitalen Schriftverkehr haben sich Mail-Nachrichten als Ersatz f\u00fcr Briefe fast zu 100 Prozent durchgesetzt. Und es mag sein, dass die Mail-Nachrichten aktuell auch schon wieder als veraltet erscheinen m\u00f6gen. Doch immer dann, wenn es darum geht, etwas schriftlich festzuhalten, kommt die Mail-Nachricht zum Einsatz.<\/p>\n

Damit ist auch gesagt, dass Mail-Nachrichten aktuell einen wichtigen Faktor darstellen, wenn es darum geht, digitale Informationen langfristig und sicher verf\u00fcgbar zu halten.<\/p>\n

Mail-Archivierung \u00e0 la ArchivistaBox<\/h2>\n

Die meisten L\u00f6sungen auf dem Markt „begn\u00fcgen“ sich damit, die Mail-Nachrichten vom Provider abzuholen und im Originalformat zu speichern. Die Lesbarkeit der Daten h\u00e4ngt dabei von der M\u00f6glichkeit ab, die Mails mit aktuellen Bordmitteln darstellen zu k\u00f6nnen. Bei jedem Update k\u00f6nnen sich die Spielregeln \u00e4ndern. Was heute lesbar ist, l\u00e4sst sich vielleicht schon morgen oder auch erst viele Jahre sp\u00e4ter nicht mehr korrekt darstellen.<\/p>\n

Anders bei der ArchivistaBox. Hier werden von Haus aus s\u00e4mtliche Daten virtuell abfotografiert. Dies bedeutet, dass einmal aufgenommene Mail-Nachrichten visuell langfristig lesbar sind.<\/p>\n

Eine solche Herangehensweise mag erstaunen, aber gerade nach mittlerweile fast drei Jahrzehnten im Umgang mit gescannten wie digitalen Daten darf angemerkt werden, dass bei Bild-Dateien im Vergleich zu anderweitig gespeicherten Informationen (Office-, PDF- und\/oder Text-Daten) in etwa im Verh\u00e4ltnis 1:1000 kleinere Probleme bei der Lesbarkeit bestehen.<\/p>\n

Bild-Dateien bestehen aus Punkten, die auf dem Bildschirm als Pixel gezeichnet werden. Bei allen anderen Formaten m\u00fcssen die Informationen jedes Mal neu auf das Ausgabeger\u00e4t „gezeichnet“ werden. Nun sollte dies nicht so schwierig sein, ist es aber. Um zu verdeutlichen, warum dem so ist, sei der (vereinfachte) Aufbau der Mail-Nachrichten kurz angef\u00fchrt.<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Was sind Mail-Nachrichten?<\/h2>\n

Im Prinzip entsprechen Mail-Nachrichten simplen Text-Dateien:<\/p>\n

From: xxx@mail.form<\/strong>\r\nTo: yyy@mail.to<\/strong>\r\nSubject: Mail<\/strong>\r\n\r\nHallo, ich bin eine Mail. Schwieriger wird es mit den Gr\u00fcssen...\r\nNoch schwieriger im \u00fcbrigen, wenn es um Anh\u00e4nge (Bilder, PDF-Dateien) geht.\r\n\r\n------=_20081201100242_51266\r\nContent-Type: image\/x-portable-anymap; name=\"eins1.pnm\"\r\nContent-Transfer-Encoding: base64\r\nContent-Disposition: attachment; filename=\"eins1.pnm\"\r\n\r\n\/9j\/hADbFiAAGBwYHCAUJBwaJiAiNFAwLCwwRmIwUDpKemZ0ZnJ4gG5wnLiQroiAcG6KotqgxL6u\r\nztDO4pp8yODyyrjwAcbOJCQiMCowNDRehMZexoRwxsbGxsbGxsbGxsbGxsbGxsbGxsbGxsbGxsbG\r\n------=_20081201100242_51266--<\/strong>\r\n<\/pre>\n
Das vereinfachte Beispiel hier dient dazu, einen „ungef\u00e4hren“ Eindruck einer Mail-Nachricht zu vermitteln. Im engeren Sinn bestehen Mail-Nachrichten aus drei Teilen: 1) Kopf-Teil, 2) Text und 3) Anh\u00e4nge.<\/p>\n
1. Kopf-Teil (Header)<\/h3>\n
Hier finden sich die Informationen, von und zu wem die Nachricht verschickt werden soll. Damit eine Mail vom Absender zum Empf\u00e4nger gelangen kann, wird sie \u00fcber Provider (Mittler) gesandt. Meist hinterlassen diese in der Form einer Textzeile einen Stempel in Text-Form:<\/p>\n
Received: from ps15zhb (localhost [127.0.0.1])<\/strong>\r\nby ps15zhb.bluewin.ch (Postfix) with ESMTP id B62575C0\r\n<\/strong><\/pre>\n
Dies bedeutet, dass eine Mail, welche beim Absender versandt wird, auf dem Weg bis zum Empf\u00e4nger (zumindest) im Kopf-Teil Ver\u00e4nderungen erf\u00e4hrt. Diese Informationen sind insofern wichtig, um (sp\u00e4ter) festzustellen, ob eine Mail-Nachricht den gewohnten Weg nahm oder ob es sich mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit um eine „F\u00e4lschung“ handelt.<\/p>\n
Nebenbemerkung:<\/strong> Signaturen und Verschl\u00fcsselung k\u00f6nnen zus\u00e4tzlich helfen, Echtheit und Datenintegrit\u00e4t zu verbessern bzw. zu gew\u00e4hrleisten. Dies \u00e4ndert aber nichts an der Tatsache, dass Mail-Nachrichten vom Absender zum Empf\u00e4nger \u00fcber viele Stellen „wandern“ und dabei die obigen Spielregeln nicht zur Anwendung gelangen.<\/em><\/p>\n
\"\"<\/a><\/p>\n
2. Text-Teil<\/h3>\n
Hier befindet sich die eigentliche Nachricht. Was einfach klingt, hat durchaus seine T\u00fccken, denn sp\u00e4testens wenn es darum geht, Umlaute und Sonderzeichen darzustellen, kann es zu Darstellungsproblemen kommen. Daher wird oft der gew\u00fcnschte Zeichensatz mit angegeben. Ob diese Angabe stimmt, ob der Empf\u00e4nger damit etwas anfangen kann, bleibt jedoch ungekl\u00e4rt.<\/p>\n
Verkompliziert wird die Sache dadurch, dass auch bereits in den Kopf-Daten Sonderzeichen vorkommen k\u00f6nnen bzw. dass diese vom Hauptteil unterschiedliche Zeichens\u00e4tze enthalten k\u00f6nnen.<\/p>\n
Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass der Hauptteil auch in verschiedenen Varianten vorliegen kann. Einmal z.B. in reiner Textform und weiter formatiert (meist als Webseiten-Fragmente). Nun ist eine Mail nat\u00fcrlich keine vollwertige Webseite und oft geht es auch nur darum, irgendwelche Textpassagen besonders zu kennzeichnen (Schrift, Gr\u00f6sse oder Auszeichnung (z.B. Fett). In diesem Sinne gibt es fast keine Grenzen, aber eben auch fast keine Normen.<\/p>\n
3. Anh\u00e4nge<\/h3>\n
Die Anh\u00e4nge werden mit Start- und End-Markierungen am Ende der Nachricht abgelegt. Dabei gibt es zwar Normen, wie die Start und Endsequenz aussieht, nicht aber welche Daten dazwischen gesichert werden.<\/p>\n
Oft finden sich bei den Anh\u00e4ngen Bilder und PDF-Dateien, sie k\u00f6nnen aber auch (schadhafte) Programme enthalten. Bis heute besonders ber\u00fcchtigt sind die Anh\u00e4nge eines Office-Herstellers, welche Programme mehr oder minder ungefragt ausf\u00fchren.<\/p>\n
Unabh\u00e4ngig von der Problematik der Anh\u00e4nge, die dem Empf\u00e4nger „\u00fcbel“ wollen, stellt sich die Frage, was mit den Anh\u00e4ngen bei der Einpflege in ein Dokumenten Management System (DMS) wie der ArchivistaBox zu tun ist. Oft enth\u00e4lt der Text-Teil der Mail selber nicht die relevanten Informationen (z.B. Bestellungen als PDF-Datei).<\/p>\n
Bei der ArchivistaBox bzw. der Mail-Archivierung kann explizit festgelegt werden, ob die Anh\u00e4nge „abfotografiert“ (und auch in den Volltext aufgenommen) werden sollen oder nicht und wenn ja, bei welchen Dateien dies der Fall sein soll.<\/p>\n
4. Spezialf\u00e4lle<\/h3>\n
Nun gibt es f\u00fcr Mails an sich ein Regelwerk (rfc822). Ob und wie diese Normen umgesetzt werden, dies ist Aufgabe der Anbieter. Gerade gr\u00f6ssere Player interpretieren bzw. erweitern die Spezifikation mitunter so, dass andere (zumindest kurzfristig) das Nachsehen heben. Positiver formuliert darf von Spezialf\u00e4llen die Rede sein. Einige dieser „Sonderlinge“ seien hier angef\u00fchrt.<\/p>\n
Mail-Nachrichten k\u00f6nnen sich selber als Anhang anpreisen und weiter hat irgendwann der Riese aus Redmond begonnen, Anh\u00e4nge in einem eigenen Format (winmail.dat) zu versenden.<\/p>\n
\"\"<\/a><\/p>\n
Mail-Dateien k\u00f6nnen Links auf externe Webseiten enthalten, um z.B. von dort zus\u00e4tzliche Inhalte (meist Bilder, aber nicht nur) abzurufen. Diese Form wird aktuell h\u00e4ufig genutzt, l\u00e4sst sich damit gut feststellen, ob bzw. wo Nachrichten ankommen bzw. ge\u00f6ffnet werden. \u00dcberdies k\u00f6nnen Inhalte je nach Empf\u00e4nger angepasst werden. Beispiel: Ein z.B. als externer Link „getarnter“ Preis in einer Mail wird je nach aufrufender IP-Adresse unterschiedlich „ausgespuckt“.<\/p>\n
Weiter kann es sein, dass Mail-Anh\u00e4nge unter Umst\u00e4nden „kaputt“ sind, denn die Umwandlung der origin\u00e4ren Dateien nach ASCII-7Bit (bzw. R\u00fcckumwandlung beim Lesen) arbeitet ohne Fehlererkennung. Ein einziges „verschlucktes“ (fehlerhaftes) Zeichen kann dazu f\u00fchren, dass die Datei beim Empf\u00e4nger nicht gelesen werden kann. Die gleiche Problematik besteht nat\u00fcrlich auch, wenn z.B. eine Bild-Datei bereits vor der \u00dcbermittlung „defekt“ ist.<\/p>\n
\"\"<\/a><\/p>\n
Die neue Mail-Archivierung der ArchivistaBox 2025\/II<\/h2>\n
Die Mail-Archivierung der ArchivistaBox ist seit ca. 15 Jahren verf\u00fcgbar. Damals enthielten Mail-Nachrichten meist nur kurze Anh\u00e4nge und die graphische Gestaltung war (wenn \u00fcberhaupt) schlicht gehalten. Vielleicht ein Firmenlogo oder eine kleine PDF-Datei, ein zwei Fotos, mehr wurde damals nicht per Mail \u00fcbermittelt.<\/p>\n
Vor etwa acht Jahren zeigte sich, dass die Mail-Nachrichten viel bunter dargestellt wurden. Daher wurde die Mail-Archivierung f\u00fcr HTML-Mails optimiert. Im Jahre 2023 erschien die Mail-Archivierung f\u00fcr Office365, weil bei diesen Diensten zwingend der IMAP-Standard deaktiviert wurde. Mit\u00a0 der Version 2025\/II wird die Mail-Archivierung erneut erweitert. Folgende zentrale Punkte sind neu vorhanden:<\/p>\n
Handhabung der nicht mehr existierenden Links<\/h3>\n
Immer h\u00e4ufiger werden Mail-Nachrichten mit externen Links versandt. Mittlerweile werden die extern vorgehaltenen Inhalte auch immer schneller wieder deaktiviert. Mit der neuen Mail-Archivierung in 2025\/II kann gew\u00e4hlt werden, ob a) externe Links ignoriert werden, b) diese ber\u00fccksichtigt werden bzw. c) die Mails wahlweise mit\/ohne Links verarbeitet werden. Wahlweise bedeutet: Links werden verwendet, aber nur, wenn diese innert angemessener Zeit Resultate liefern.<\/p>\n
Handhabung winmail.dat<\/h3>\n
Bislang wurden diese Anh\u00e4nge\u00a0 als entsprechende Dateischnipsel gesichert. D.h. die eigentlichen Inhalte der Winmail-Fragmente wurden weder virtuell abfotografiert noch f\u00fcr die Volltexterkennung aufbereitet. Neu werden diese entpackt und die entsprechenden Inhalte korrekt erfasst.<\/p>\n
Verschachtelte (kaskadierte) Mails<\/h3>\n
Mail-Nachrichten k\u00f6nnen selber als Anhang wieder als Mail-Nachricht auftreten. Bislang wurden die als Anhang anfallende Mail-Nachrichten nicht verarbeitet. Neu werden diese so weit wie sinnvoll (maximal \u00fcber neun Ebenen) erfasst.<\/p>\n
Pr\u00fcfen auf viele (un)bekannte Dateitypen<\/h3>\n
Die neue Mail-Archivierung wurde mit zehntausenden von Mail-Nachrichten, die bei der Firma Archivista GmbH seit der Gr\u00fcndung anfielen, getestet. Daraus wurden viele bislang der Mail-Archivierung unbekannte Dateitypen neu hinzugef\u00fcgt. Selbstverst\u00e4ndlich k\u00f6nnen ungewollte Dateitypen nach wie vor nicht ganz ausgeschlossen werden. Die ArchivistaBox 2025\/II erkennt aber viele Dateiformate in der Grundkonfiguration, die bislang nicht spezifisch bzw. optimal verarbeitet wurden.<\/p>\n
Pr\u00fcfung auf fehlerhafte Daten<\/h3>\n
Mit der Version 2025\/II werden Anh\u00e4nge besser auf fehlerhafte \u00dcbermittlung bzw. entsprechendem Ursprung gepr\u00fcft. Das bisherige Pr\u00fcfprogramm erkannte die Daten als korrekt an, was dazu f\u00fchrte, dass der Importvorgang startete, aber am Ende scheiterte. Neu wird die Integrit\u00e4t der Daten besser gepr\u00fcft und bei fehlerhaften Daten der Importjob gar nicht erst gestartet.<\/p>\n
Dabei darf die Frage gestellt werden, wie mit fehlerhaften Daten umzugehen ist. Sollen die \u00fcbermittelten Daten „ges\u00e4ubert“ werden oder soll das Original unver\u00e4ndert bleiben, auch wenn die Inhalte fehlerhaft sind? Oder ketzerischer gefragt: Sollen gar allf\u00e4llige Viren langfristig „gesichert“ werden?<\/p>\n
Origin\u00e4re Daten sind f\u00fcr eine sp\u00e4tere „Beweisaufnahme“ bzw. Analyse von derart zentraler Bedeutung, dass diese immer im angelieferten Zustand gesichert werden. Jedoch, die gesamte Aufbereitung der visuellen Darstellung bzw. f\u00fcr die Suche erfolgt ohne das Starten von in Dateien enthaltenen Programmen, und zwar zu 100% auf der ArchivistaBox.<\/p>\n
Zeichens\u00e4tze und Zeichens\u00e4tze<\/h3>\n
Die ArchivistaBox arbeitet beim Verarbeiten der Mails neu immer mit dem UTF8-Zeichensatz. Enthalten zu verarbeitende Mail-Nachrichten andere Zeichens\u00e4tze (z.B. ISO-8859-1), so werden die Daten nach UTF8 umgewandelt. Damit k\u00f6nnen Sonderzeichen aus fast beliebigen Zeichens\u00e4tzen korrekt dargestellt werden.<\/p>\n
Schnellere Verarbeitung<\/h3>\n
Mail-Nachrichten m\u00fcssen (wie oben aufgezeigt) in Fragmente aufgeteilt werden, ehe sie verarbeitet werden k\u00f6nnen. Neu erfolgt dieser Prozess mit dem Open Source Tool ‚ripmime‘. Dieses arbeitet schneller und ist besser in der Lage, fehlerhafte Mails zu erkennen als die alte L\u00f6sung ‚mha-decode‘. Dies f\u00fchrt zu einer weit schnelleren Verarbeitung der Mails.<\/p>\n
Einheitliches Verarbeiten aller eingehenden Daten<\/h3>\n
Die Mail-Archivierung arbeitete bislang losgel\u00f6st vom Prozess, welcher f\u00fcr den Import von digitalen Daten zust\u00e4ndig ist. Neu gelten die gleichen Regeln f\u00fcr alle Dateien, ganz egal, ob diese als Mail-Anhang oder \u00fcber den Office-Ordner verarbeitet werden.<\/p>\n
\"\"<\/a><\/p>\n
Fazit: Stetige Weiterentwicklung<\/h2>\n
In diesem Blog wurde aufgezeigt, was Mails sind und wie sie mit der neuen Version 2025\/II sicherer und effizienter mit der ArchivistaBox verarbeitet werden k\u00f6nnen. Ein Update darf allen Kunden bzw. Kundinnen empfohlen werden, welche die Mail-Archivierung bereits einsetzen.<\/p>\n
All jene, welche bislang keine Mail-Archivierung im Einsatz haben, darf die Mail-Archivierung mit der ArchivistaBox empfohlen werden. Und zwar unabh\u00e4ngig davon, ob sie bereits eine ArchivistaBox im Einsatz haben oder nicht. Enjoy!<\/p>\n\n\n\n\t
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