![\"\"](\"https:\/\/archivista.ch\/cms\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/akten_2000_3.jpg\")
<\/a><\/h1>\nSkizzierte man im Jahre 1993 die Grundz\u00fcge einer Archivierungssoftware, konnte man sich nicht in seinen k\u00fchnsten Tr\u00e4umen ausmalen, was 2021 Stand der Dinge sein w\u00fcrde. Zwar gab es Internet und Mails bereits, im betrieblichen Umfeld spielte das Web aber keine Rolle. Papierberge, Schnittstellen zur Buchhaltung sowie Word & Co. waren das Mass der Dinge. Anspruchsvoll war die Hardware. Scanner und Festplatten kosteten ein Verm\u00f6gen.<\/p>\n
Heute, fast 30 Jahre sp\u00e4ter, gibt es \u00adDatentr\u00e4ger f\u00fcr ein Butterbrot und das Scannen spielt eine untergeordnete Rolle. Kurz und gut, an der Hardware scheitert 2021 kein DMS-Projekt. Im \u00dcbrigen auch nicht daran, dass nicht mit beliebigen Endger\u00e4ten gearbeitet werden k\u00f6nnte. Web-f\u00e4hig d\u00fcrften mittlerweile alle DMS-L\u00f6sungen sein. Die Knacknuss besteht eher darin, Systeme so flexibel aufzubauen, dass st\u00e4ndig sich wechselnde Rahmenbedingungen mitgetragen werden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Etappen im DMS- und Archivierungsprozess<\/h2>\n
Niemand kommt heute noch auf die Idee, eine Rechnung im Doppel auszudrucken und im Ordner abzuheften. Auf der anderen Seite werden die Abl\u00e4ufe in einem DMS oft sehr klassisch aufgebaut. Dabei entsprechen die Etappen im DMS meist jenen Prozessen, die im kaufm\u00e4nnischen Umfeld abzubilden sind: Einkauf, Verkauf, Produktion und Service. Obwohl DMS-L\u00f6sungen \u00fcber ausgefeilte Recherche-M\u00f6glichkeiten verf\u00fcgen, nutzen viele die Systeme prim\u00e4r zur Dokumentation und weniger als digitale Bibliothek (Knowledge Managment), obwohl gerade im Service-Bereich ein hohes Potenzial erreicht werden kann.<\/p>\n
Wurde vor 20 Jahren noch viel Wert auf stetige Schriftform gelegt (Fax, faxen und nochmals Fax), so werden Vertr\u00e4ge seit geraumer Zeit rein virtuell, ohne Unterschrift, get\u00e4tigt. Dabei kommt neben dem Telefon in erster Linie E-Mail zum Einsatz. Doch auch Messenger sind vermehrt anzutreffen und selbst Video-Chats werden eingesetzt. Die Etappen an sich bleiben die gleichen. Salopp gesagt sammeln wir Informationen, aufgrund derer wir handeln.<\/p>\n
Ein DMS \u00fcbernimmt dabei viel l\u00e4stige Arbeit, indem Strukturen und Abl\u00e4ufe so pr\u00e4sentiert werden, dass niemand sich Gedanken dar\u00fcber machen muss, wie eine Datei abzulegen ist. Generell geht es immer h\u00e4ufiger nicht mehr um Dateien, sondern um Informationsh\u00e4ppchen. Das k\u00f6nnen Kurznachrichten oder gesamte Projekt-Ordner sein. Ein DMS-Produkt ersetzt dabei keine ERP-L\u00f6sung. W\u00e4hrend letztere f\u00fcr die Kernprozesse (Einkauf, Produktion, Verkauf) zust\u00e4ndig ist, bietet das DMS die M\u00f6glichkeit an, diese Prozesse zu begleiten und langfristig zu dokumentieren. Ganz egal, welche Etappen respektive Prozesse im DMS abgebildet werden, am Ende steht eine rechtlich einwandfreie Archivierung. Ein DMS kann dabei als reine Archivl\u00f6sung verwendet werden, der umgekehrte Fall, ein DMS ohne Archivierung aufzubauen, ergibt keinen Sinn.<\/p>\n
Die Evolution in der Computerbranche ist gigantisch. Was vor Jahren undenkbar schien, steht heute auf jedem Smartphone zur Verf\u00fcgung. Vergessen geht dabei, dass die Datenbest\u00e4nde laufend zunehmen und dieses erh\u00f6hte Volumen langfristig verf\u00fcgbar gehalten werden muss.<\/p>\n
Speicherkonzepte: On-Premises oder Cloud<\/h2>\n
Damit w\u00e4ren wir bei den Speicherkonzepten, ohne die kein DMS auskommt. Ein Beispiel, wie stark die Datenmengen wachsen, sei hier angef\u00fchrt: Eine Stunde Video enth\u00e4lt 108\u055a000 Einzelbilder. Sinnbildlich in A4-Seiten beziehungsweise entsprechenden Abl\u00e4ufen gesprochen ergibt dies bei zwei Seiten pro Rechnung 54\u055a000 Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle.<\/p>\n
Dabei stellt sich f\u00fcr Unternehmen die Frage, ob die Daten lokal (vor Ort = On-Premises) oder entfernt bei einem externen Dienstleister in einer Cloud gespeichert werden sollen. Rein von den Daten her betrachtet erscheint es t\u00f6richt, sie nicht lokal zu speichern. Die Preise bei der Hardware k\u00f6nnten ja tiefer nicht sein. Allerdings, DMS-L\u00f6sungen (wie jede Software) beruhen auf vielen Komponenten, die alle zusammenpassen m\u00fcssen. Systeme m\u00fcssen gewartet und abgesichert werden.<\/p>\n
Gerade dies bereitet vielen KMU Schwierigkeiten. Selbst Firmen mit mehreren hundert Mitarbeitern bekunden M\u00fche, geeignete Fachkr\u00e4fte zu rekrutieren oder sehen das Risiko als zu hoch an, von einer Person der IT abh\u00e4ngig zu sein, sodass sie die Informatik lieber in externe H\u00e4nde (und damit in die Cloud) geben. Fairerweise muss angef\u00fcgt werden, dass die DMS-Branche an dieser Situation nicht ganz unschuldig ist. Gerade als Vertreter von Open-Source-Systemen erlebt man es immer wieder, dass es zu wenig oder gar nicht gelingt, L\u00f6sungen so einfach zu halten, dass diese durch Laien auch wartbar sind.<\/p>\n
Hier bieten Cloud-L\u00f6sungen eine Alternative an. F\u00fcr fixe monatliche Kosten gibt es ein Gesamtpaket. Der Anbieter \u00fcbernimmt Pflege, Sicherheit und Wartung der L\u00f6sung, der Kunde kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Wer nach DMS-Angeboten in der Cloud sucht, wird schnell feststellen, dass die Preise in Gigabyte abgerechnet werden. Stellvertretend f\u00fcr viele ist das Angebot eines Anbieters mit Serverstandort Schweiz: Bei zehn Benutzern und zwei Terabyte Speicher kostet die L\u00f6sung um die 5000 Franken pro Monat.<\/p>\n
![\"\"](\"https:\/\/archivista.ch\/cms\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/cloudpreis.png\")
<\/a><\/h1>\nDie gleiche L\u00f6sung, die auf einem eigenen Server betrieben wird, f\u00fchrt zu circa 2000 Franken Kosten pro Monat.<\/p>\n
![\"\"](\"https:\/\/archivista.ch\/cms\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/swpreis.png\")
<\/a><\/h1>\nDie Preisdifferenz betr\u00e4gt folglich 3000 Franken pro Monat. Eine vergleichbare Hardware (mit redundanten Festplatten) kostet um die 1200 Franken; dies freilich mit 10 anstelle von 2 Terabyte.<\/p>\n
![\"\"](\"https:\/\/archivista.ch\/cms\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/hwpreis.png\")
<\/a><\/h1>\nDaraus kann abgeleitet werden, dass Cloud-L\u00f6sungen, rein vom finanziellen Aspekt her betrachtet, deutlich teurer sind als lokale Server.<\/p>\n
Spezialfall Mail-Archivierung<\/h2>\n
Etwas provokativ kann gesagt werden, was fr\u00fcher an Post in Papierform einging, falle heute digital als E-Mail-Nachrichten an. Dass diese ins DMS integriert werden m\u00fcssen, versteht sich von selbst. Die Frage stellt sich eher, wie die Mails archiviert werden sollen. Mail-Nachrichten liegen im IMAP-Format vor. Der Aufbau mutet archaisch an<\/p>\n
Received: from XXX.XXX.XXX.XXXX (MailZZZ authenticated user mailyyyy)
\n<\/b>Message-ID: <baa56acb35454f59b1821d2a840346cf@mail.archivista.ch>
\n<\/b>In-Reply-To: <7B79@AS8PR08MB5942.xxxx.yyy.com>
\n<\/b>Date: Wed, 13 Oct 2021 10:07:11 +0200 (CEST)
\n<\/b>Subject: Re: WG: Anfrage Fachbeitrag „Swiss IT Magazine“
\n<\/b>From: „Archivista GmbH“ <master@archivista.ch>
\n<\/b>To: „Simon Wegmueller“ <wegmueller@swissitmedia.ch>
\n<\/b>Content-Transfer-Encoding: 8bit<\/b><\/p>\n
In der Tat werden Mail-Nachrichten noch immer mit 7-Bit als Textdateien verschickt. Die Problematik besteht nun darin, dass ein jedes Mail-Programm (Absender wie Empf\u00e4nger) die Nachrichten unterschiedlich interpretiert. Einfach die Text-Nachrichten aufzubewahren, erscheint gewagt, weil Jahre sp\u00e4ter das Mail-Programm X die Nachrichten des urspr\u00fcnglichen Senders nur noch mehr schlecht denn recht darstellen kann. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, aus den Text-Dateien zus\u00e4tzlich PDF- oder Bild-Dateien zu erstellen.<\/p>\n
Als t\u00fcckisch k\u00f6nnen sich die Anh\u00e4nge erweisen. Einmal werden komprimierte Daten ineffizient in Textzeilen umgewandelt und weiter f\u00fchrt dies dazu (eben weil es ineffizient ist), dass bei gr\u00f6sseren Anh\u00e4ngen oft nur die Links verschickt werden. Werden solche Mails ge\u00f6ffnet, wird on-the-fly mit dem Link die Datei vom externen Server des Absenders nachgeladen. Das geht solange gut, wie die Dateien zum Download zur Verf\u00fcgung stehen. Da die Halbwertszeit (die Zeitspanne, nach dem ein Weblink nicht mehr funktioniert) kaum mehr als sechs Monate betr\u00e4gt, ist ein zeitnaher Transfer ins DMS (unter Abruf der Links) sehr zu empfehlen.<\/p>\n
Stolpersteine mussten in letzter Zeit bei den Microsoft-Cloud-L\u00f6sungen beobachtet werden. Schon die alten Exchange-Server hatten die Eigenheit, dass neben dem IMAP-Format stets eine proprie\u00adt\u00e4re Kopie (Msg-Format) f\u00fcr die Ansicht in Outlook gef\u00fchrt wurde. Wird eine solche Mail-Nachricht in Outlook gel\u00f6scht, heisst dies nicht, dass die IMAP-Kopie auch gel\u00f6scht wird. Im ungekehrten Fall, das heisst die IMAP-Kopie wird archiviert und gel\u00f6scht, verbleibt die Nachricht weiterhin in Outlook.<\/p>\n
Dies f\u00fchrt dazu, dass bei Erreichen einer bestimmten Gr\u00f6sse (meist 50 GB) gar keine Mails mehr empfangen oder verschickt werden. Damit steht der gesamte Mail-Verkehr still. Dies sind immer jene Momente, wo die Hotline heissl\u00e4uft, obwohl das Problem ja an sich keines der Archivierung ist. Auch wenn dies jetzt altbacken klingt, die Mails werden dann meist manuell gel\u00f6scht. Wer jetzt denkt, 10\u055a000 Mails seien mal schnell \u00abremoved\u00bb, findet sich in der Microsoft-Cloud an alte Explorer-Zeiten erinnert. Niemand konnte mir je erkl\u00e4ren, warum \u00fcber command.com mit \u00abdel *.*\u00bb die Daten in Sekunden gel\u00f6scht werden konnten, wohingegen sich der Datei-Explorer in Windows f\u00fcr den gleichen Prozess zuweilen Stunden Zeit liess.<\/p>\n
![\"\"](\"https:\/\/archivista.ch\/cms\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/webdms.png\")
<\/a><\/h1>\nIntegration von Audio- und Video-Dateien<\/h2>\n
Vor einigen Jahrzehnten bereitete nur schon das Speichern von Audio-Dateien erhebliche Probleme. Unkomprimiert ben\u00f6tigt eine Audio-Datei etwa 10 Megabyte pro Minute. Dies ergibt zum Beispiel in einem Call-Center, bei dem zehn Mitarbeitende an 250 Tagen 8 Stunden Telefonate f\u00fchren circa 11 Terabyte an Daten. Werden die Daten im MP3- oder OGG-Format gesichert, reduziert sich die Datenmenge auf einen Zehntel.<\/p>\n
Noch akzentuierter stellt sich die Sachlage bei Video-Dateien dar. Auch hier m\u00f6chte kann man das Volumen anhand eines Beispiels aufzeigen. Die analoge VHS-Kassette konnte jeweils einen Spielfilm aufzeichnen. Zu damaligen Zeiten hatte die lokale Videothek etwa 3000 Streifen im Angebot. Daf\u00fcr war eine Ladenfl\u00e4che von rund 50 Quadratmetern notwendig. Aktuelle Streaming-Anbieter bieten ebenfalls einige Tausend Filme an. Rechnen wir folglich mit 3000 Spielfilmen \u00e0 100 Minuten, so ergeben sich 5000 Stunden.<\/p>\n
Um diese Datenmenge unkomprimiert zu speichern, w\u00e4ren 25 MB * 25 Bilder\/Sekunde * 3600 Sekunden die Stunde * 5000 Stunden notwendig. Dazu w\u00fcrden 536 Festplatten \u00e0 je 20 Terabyte ben\u00f6tigt. Im MP4-Format lassen sich die Daten extrem komprimieren, indem einzig die Differenzen bei den Farben zwischen den Bildern (und dies auch etwas ungenau) gesichert werden. Damit lassen sich die 5000 Stunden auf circa zwei bis vier Tera\u00adbyte reduzieren.<\/p>\n
Kurz und gut, ohne Komprimierung w\u00fcrden wir wohl auch 2021 noch alle in die analogen TV-Ger\u00e4te glotzen beziehungsweise uns mit Unmengen von VHS-Bandsammlungen herumqu\u00e4len. Erst durch eine effiziente Kodierung bewegen wir uns in Gr\u00f6ssenordnungen, in denen effizient mit multimedialen Daten umgegangen werden kann. Um diese Best\u00e4nde auch langfristig archivieren zu k\u00f6nnen, kann \u2013 gerade im KMU-Umfeld \u2013 eine Auslagerung auf M-Disk sehr empfohlen werden.<\/p>\n
Die Millennium-Datentr\u00e4ger (gemeint ist das Versprechen der Hersteller, die \u00adLebensdauer liege bei 1000 Jahren, realistisch d\u00fcrften einige Jahrzehnte sein) bieten 100 Gigabyte Kapazit\u00e4t und sind kompatibel zu den Blu-ray-Scheiben. Laufwerke kosten etwas \u00fcber 100 Franken und pro Datentr\u00e4ger fallen gute 25 Franken an. Das Auslagern von zwei Tera\u00adbyte erzeugt somit Kosten von 600 Franken (inkl. Laufwerk). Im Vergleich zur Festplatte erscheint der Preis hoch. Wird das DMS-Cloud-Angebot herangezogen, wo das Monatsabo um Faktoren h\u00f6here Kosten verursacht, ist der finanzielle Aufwand bescheiden. Optimal komprimiert k\u00f6nnen auf einer M-Disk etwa 200 Stunden Video archiviert werden.<\/p>\n
So gesicherte Daten bieten den Vorteil, dass eine nachtr\u00e4gliche \u00c4nderung ausgeschlossen ist, da die Medien nur einmal beschreibbar sind. Ein Verlust droht folglich nur, wenn die Datentr\u00e4ger entwendet oder besch\u00e4digt werden. Eine Erpressung durch Hacking mit Verschl\u00fcsselung kann zu hundert Prozent verhindert werden. Einige DMS-Systeme bieten Schnittstellen f\u00fcr die Auslagerung auf M-Disk an. Ansonsten kann jedem KMU empfohlen werden, von sensitiven Daten j\u00e4hrlich manuell unver\u00e4nderbare Kopien zu erstellen.<\/p>\n
DMS-L\u00f6sungen, die \u00fcber einen internen Medien-Player verf\u00fcgen, k\u00f6nnen \u00adAudio- und Video-Dateien direkt im Web-Browser abspielen. Dies spart Zeit und Bandbreite, da nur jener Teil zum Web-Browser \u00fcbertragen wird, der abgespielt wird. Ferner sei angef\u00fcgt, dass das Abh\u00f6ren von Audio- und Video-Dateien, um eine bestimmte Stelle zu finden, zeitaufwendig ist. DMS-Systeme, die \u00fcber eine Spracherkennung verf\u00fcgen, bieten den Vorteil, dass Recherchen auch textbasiert erfolgen k\u00f6nnen. Werden in einem Call Center zum Beispiel die Gespr\u00e4che aufgezeichnet, lassen sich damit automatisiert Knowledge-Archive aufbauen. Mittlerweile gibt es mehrere Open-Source-\u00adProdukte, bei denen sichergestellt ist, dass die Daten nicht in falsche H\u00e4nde geraten.<\/p>\n
Aktuelle Marktsituation in der Schweiz<\/h2>\n
Die Zahl der Anbieter und die Art und Weise, wie DMS-L\u00f6sungen implementiert werden, k\u00f6nnte auch 2021 unterschiedlicher kaum sein. Der Kunde hat von daher die Qual der Wahl. In den letzten Jahren gab es eine gewisse Konsolidierung bei den Anbietern. Als Beispiele sei hier die \u00dcbernahme von Docuware durch Ricoh und jene von Habel und Proxess durch Beta-\u00adSystems im Jahre 2019 genannt. Im Jahr 2020 wurde die \u00dcbernahme von Easy Software durch Deltus 36 verk\u00fcndet und vollzogen. Auf der anderen Seite gibt es immer wieder neue Player, der Markt bleibt f\u00fcr Interessenten nicht ganz einfach in der \u00dcbersicht.<\/p>\n
Auf der technologischen Seite hat sich in den letzten Jahren stark herauskristallisiert: L\u00f6sungen, die nicht internetf\u00e4hig sind, werden es mehr als schwer haben. Mehr noch, ein DMS muss heute nicht nur \u00fcber ein Web-Interface bedienbar sein, vielmehr ist der Zugriff auch \u00fcber eine API (Application Programming Interface) ein Must-have. Nur so lassen sich L\u00f6sungen ger\u00e4te- und ortsunabh\u00e4ngig miteinander vereinigen respektive automatisieren.<\/p>\n
Ob die L\u00f6sungen On-Premises oder in der Cloud laufen, ist nicht einmal so zentral. Je nachdem, was ein Kunde selber machen beziehungsweise delegieren m\u00f6chte, wird er sich f\u00fcr On-Premises oder die Cloud entscheiden. Die Preise in der Wolke sind eher gediegen hoch. Nach einer anf\u00e4nglichen Cloud-Euphorie (mit tiefen Einstandspreisen) d\u00fcrfte sich N\u00fcchternheit breit gemacht haben. Das Rundum-Sorglos-Paket mit Standort Schweiz hat seinen Preis.<\/p>\n
So gesehen stellt sich nicht prim\u00e4r die Frage, ob ein DMS lokal oder in der Wolke l\u00e4uft, sondern ob am lokalen Standort gen\u00fcgend Ressourcen und Know-how f\u00fcr die Sicherheit aufgebaut werden kann und ob dies in der Cloud g\u00fcnstiger erh\u00e4ltlich w\u00e4re. Denn eines ist klar: In Zeiten, wo das Home Office Hochkonjunktur hat, ist der standortunabh\u00e4ngige Zugriff derart zentral, dass kein KMU mehr darauf verzichten kann beziehungsweise will. Unabh\u00e4ngig davon bereitet es aber ganz einfach auch Freude, \u00fcberall von unterwegs mit jedem Ger\u00e4t arbeiten zu k\u00f6nnen.<\/p>\n
Betriebsferien 20.12.2021 bis 4.1.2022<\/h2>\n
Die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr dient dazu, frische Kr\u00e4fte zu tanken. Aus diesem Grund bleibt unser Gesch\u00e4ft in dieser Zeit geschlossen. Selbstverst\u00e4ndlich ist gew\u00e4hrleistet, dass Kunden in dieser Zeit jederzeit Support erhalten. Wir w\u00fcnschen allen erholsame Festtage und einen guten Rutsch ins neue Jahr.<\/p>\n
P.S: Aktuell kursiert eine Sicherheitsl\u00fccke bei Systemen, welche die Bibliothek log4j einsetzen. Diese Java-Bibliothek steht weder bei der ArchivistaBox noch bei AVMultimedia im Einsatz. Trotzdem gibt es f\u00fcr Kunden eine aktualisierte Version 2021\/XII. Diese beseitigt ein Problem bei den Benutzerkonten bei bestimmten Sonderzeichen.<\/em><\/p>\n\n\n\n\t
<\/a><\/h1>\nDie gleiche L\u00f6sung, die auf einem eigenen Server betrieben wird, f\u00fchrt zu circa 2000 Franken Kosten pro Monat.<\/p>\n
<\/a><\/h1>\nDie Preisdifferenz betr\u00e4gt folglich 3000 Franken pro Monat. Eine vergleichbare Hardware (mit redundanten Festplatten) kostet um die 1200 Franken; dies freilich mit 10 anstelle von 2 Terabyte.<\/p>\n
<\/a><\/h1>\nDaraus kann abgeleitet werden, dass Cloud-L\u00f6sungen, rein vom finanziellen Aspekt her betrachtet, deutlich teurer sind als lokale Server.<\/p>\n
Spezialfall Mail-Archivierung<\/h2>\n
Etwas provokativ kann gesagt werden, was fr\u00fcher an Post in Papierform einging, falle heute digital als E-Mail-Nachrichten an. Dass diese ins DMS integriert werden m\u00fcssen, versteht sich von selbst. Die Frage stellt sich eher, wie die Mails archiviert werden sollen. Mail-Nachrichten liegen im IMAP-Format vor. Der Aufbau mutet archaisch an<\/p>\n
Received: from XXX.XXX.XXX.XXXX (MailZZZ authenticated user mailyyyy)
\n<\/b>Message-ID: <baa56acb35454f59b1821d2a840346cf@mail.archivista.ch>
\n<\/b>In-Reply-To: <7B79@AS8PR08MB5942.xxxx.yyy.com>
\n<\/b>Date: Wed, 13 Oct 2021 10:07:11 +0200 (CEST)
\n<\/b>Subject: Re: WG: Anfrage Fachbeitrag „Swiss IT Magazine“
\n<\/b>From: „Archivista GmbH“ <master@archivista.ch>
\n<\/b>To: „Simon Wegmueller“ <wegmueller@swissitmedia.ch>
\n<\/b>Content-Transfer-Encoding: 8bit<\/b><\/p>\n
In der Tat werden Mail-Nachrichten noch immer mit 7-Bit als Textdateien verschickt. Die Problematik besteht nun darin, dass ein jedes Mail-Programm (Absender wie Empf\u00e4nger) die Nachrichten unterschiedlich interpretiert. Einfach die Text-Nachrichten aufzubewahren, erscheint gewagt, weil Jahre sp\u00e4ter das Mail-Programm X die Nachrichten des urspr\u00fcnglichen Senders nur noch mehr schlecht denn recht darstellen kann. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, aus den Text-Dateien zus\u00e4tzlich PDF- oder Bild-Dateien zu erstellen.<\/p>\n
Als t\u00fcckisch k\u00f6nnen sich die Anh\u00e4nge erweisen. Einmal werden komprimierte Daten ineffizient in Textzeilen umgewandelt und weiter f\u00fchrt dies dazu (eben weil es ineffizient ist), dass bei gr\u00f6sseren Anh\u00e4ngen oft nur die Links verschickt werden. Werden solche Mails ge\u00f6ffnet, wird on-the-fly mit dem Link die Datei vom externen Server des Absenders nachgeladen. Das geht solange gut, wie die Dateien zum Download zur Verf\u00fcgung stehen. Da die Halbwertszeit (die Zeitspanne, nach dem ein Weblink nicht mehr funktioniert) kaum mehr als sechs Monate betr\u00e4gt, ist ein zeitnaher Transfer ins DMS (unter Abruf der Links) sehr zu empfehlen.<\/p>\n
Stolpersteine mussten in letzter Zeit bei den Microsoft-Cloud-L\u00f6sungen beobachtet werden. Schon die alten Exchange-Server hatten die Eigenheit, dass neben dem IMAP-Format stets eine proprie\u00adt\u00e4re Kopie (Msg-Format) f\u00fcr die Ansicht in Outlook gef\u00fchrt wurde. Wird eine solche Mail-Nachricht in Outlook gel\u00f6scht, heisst dies nicht, dass die IMAP-Kopie auch gel\u00f6scht wird. Im ungekehrten Fall, das heisst die IMAP-Kopie wird archiviert und gel\u00f6scht, verbleibt die Nachricht weiterhin in Outlook.<\/p>\n
Dies f\u00fchrt dazu, dass bei Erreichen einer bestimmten Gr\u00f6sse (meist 50 GB) gar keine Mails mehr empfangen oder verschickt werden. Damit steht der gesamte Mail-Verkehr still. Dies sind immer jene Momente, wo die Hotline heissl\u00e4uft, obwohl das Problem ja an sich keines der Archivierung ist. Auch wenn dies jetzt altbacken klingt, die Mails werden dann meist manuell gel\u00f6scht. Wer jetzt denkt, 10\u055a000 Mails seien mal schnell \u00abremoved\u00bb, findet sich in der Microsoft-Cloud an alte Explorer-Zeiten erinnert. Niemand konnte mir je erkl\u00e4ren, warum \u00fcber command.com mit \u00abdel *.*\u00bb die Daten in Sekunden gel\u00f6scht werden konnten, wohingegen sich der Datei-Explorer in Windows f\u00fcr den gleichen Prozess zuweilen Stunden Zeit liess.<\/p>\n
<\/a><\/h1>\nIntegration von Audio- und Video-Dateien<\/h2>\n
Vor einigen Jahrzehnten bereitete nur schon das Speichern von Audio-Dateien erhebliche Probleme. Unkomprimiert ben\u00f6tigt eine Audio-Datei etwa 10 Megabyte pro Minute. Dies ergibt zum Beispiel in einem Call-Center, bei dem zehn Mitarbeitende an 250 Tagen 8 Stunden Telefonate f\u00fchren circa 11 Terabyte an Daten. Werden die Daten im MP3- oder OGG-Format gesichert, reduziert sich die Datenmenge auf einen Zehntel.<\/p>\n
Noch akzentuierter stellt sich die Sachlage bei Video-Dateien dar. Auch hier m\u00f6chte kann man das Volumen anhand eines Beispiels aufzeigen. Die analoge VHS-Kassette konnte jeweils einen Spielfilm aufzeichnen. Zu damaligen Zeiten hatte die lokale Videothek etwa 3000 Streifen im Angebot. Daf\u00fcr war eine Ladenfl\u00e4che von rund 50 Quadratmetern notwendig. Aktuelle Streaming-Anbieter bieten ebenfalls einige Tausend Filme an. Rechnen wir folglich mit 3000 Spielfilmen \u00e0 100 Minuten, so ergeben sich 5000 Stunden.<\/p>\n
Um diese Datenmenge unkomprimiert zu speichern, w\u00e4ren 25 MB * 25 Bilder\/Sekunde * 3600 Sekunden die Stunde * 5000 Stunden notwendig. Dazu w\u00fcrden 536 Festplatten \u00e0 je 20 Terabyte ben\u00f6tigt. Im MP4-Format lassen sich die Daten extrem komprimieren, indem einzig die Differenzen bei den Farben zwischen den Bildern (und dies auch etwas ungenau) gesichert werden. Damit lassen sich die 5000 Stunden auf circa zwei bis vier Tera\u00adbyte reduzieren.<\/p>\n
Kurz und gut, ohne Komprimierung w\u00fcrden wir wohl auch 2021 noch alle in die analogen TV-Ger\u00e4te glotzen beziehungsweise uns mit Unmengen von VHS-Bandsammlungen herumqu\u00e4len. Erst durch eine effiziente Kodierung bewegen wir uns in Gr\u00f6ssenordnungen, in denen effizient mit multimedialen Daten umgegangen werden kann. Um diese Best\u00e4nde auch langfristig archivieren zu k\u00f6nnen, kann \u2013 gerade im KMU-Umfeld \u2013 eine Auslagerung auf M-Disk sehr empfohlen werden.<\/p>\n
Die Millennium-Datentr\u00e4ger (gemeint ist das Versprechen der Hersteller, die \u00adLebensdauer liege bei 1000 Jahren, realistisch d\u00fcrften einige Jahrzehnte sein) bieten 100 Gigabyte Kapazit\u00e4t und sind kompatibel zu den Blu-ray-Scheiben. Laufwerke kosten etwas \u00fcber 100 Franken und pro Datentr\u00e4ger fallen gute 25 Franken an. Das Auslagern von zwei Tera\u00adbyte erzeugt somit Kosten von 600 Franken (inkl. Laufwerk). Im Vergleich zur Festplatte erscheint der Preis hoch. Wird das DMS-Cloud-Angebot herangezogen, wo das Monatsabo um Faktoren h\u00f6here Kosten verursacht, ist der finanzielle Aufwand bescheiden. Optimal komprimiert k\u00f6nnen auf einer M-Disk etwa 200 Stunden Video archiviert werden.<\/p>\n
So gesicherte Daten bieten den Vorteil, dass eine nachtr\u00e4gliche \u00c4nderung ausgeschlossen ist, da die Medien nur einmal beschreibbar sind. Ein Verlust droht folglich nur, wenn die Datentr\u00e4ger entwendet oder besch\u00e4digt werden. Eine Erpressung durch Hacking mit Verschl\u00fcsselung kann zu hundert Prozent verhindert werden. Einige DMS-Systeme bieten Schnittstellen f\u00fcr die Auslagerung auf M-Disk an. Ansonsten kann jedem KMU empfohlen werden, von sensitiven Daten j\u00e4hrlich manuell unver\u00e4nderbare Kopien zu erstellen.<\/p>\n
DMS-L\u00f6sungen, die \u00fcber einen internen Medien-Player verf\u00fcgen, k\u00f6nnen \u00adAudio- und Video-Dateien direkt im Web-Browser abspielen. Dies spart Zeit und Bandbreite, da nur jener Teil zum Web-Browser \u00fcbertragen wird, der abgespielt wird. Ferner sei angef\u00fcgt, dass das Abh\u00f6ren von Audio- und Video-Dateien, um eine bestimmte Stelle zu finden, zeitaufwendig ist. DMS-Systeme, die \u00fcber eine Spracherkennung verf\u00fcgen, bieten den Vorteil, dass Recherchen auch textbasiert erfolgen k\u00f6nnen. Werden in einem Call Center zum Beispiel die Gespr\u00e4che aufgezeichnet, lassen sich damit automatisiert Knowledge-Archive aufbauen. Mittlerweile gibt es mehrere Open-Source-\u00adProdukte, bei denen sichergestellt ist, dass die Daten nicht in falsche H\u00e4nde geraten.<\/p>\n
Aktuelle Marktsituation in der Schweiz<\/h2>\n
Die Zahl der Anbieter und die Art und Weise, wie DMS-L\u00f6sungen implementiert werden, k\u00f6nnte auch 2021 unterschiedlicher kaum sein. Der Kunde hat von daher die Qual der Wahl. In den letzten Jahren gab es eine gewisse Konsolidierung bei den Anbietern. Als Beispiele sei hier die \u00dcbernahme von Docuware durch Ricoh und jene von Habel und Proxess durch Beta-\u00adSystems im Jahre 2019 genannt. Im Jahr 2020 wurde die \u00dcbernahme von Easy Software durch Deltus 36 verk\u00fcndet und vollzogen. Auf der anderen Seite gibt es immer wieder neue Player, der Markt bleibt f\u00fcr Interessenten nicht ganz einfach in der \u00dcbersicht.<\/p>\n
Auf der technologischen Seite hat sich in den letzten Jahren stark herauskristallisiert: L\u00f6sungen, die nicht internetf\u00e4hig sind, werden es mehr als schwer haben. Mehr noch, ein DMS muss heute nicht nur \u00fcber ein Web-Interface bedienbar sein, vielmehr ist der Zugriff auch \u00fcber eine API (Application Programming Interface) ein Must-have. Nur so lassen sich L\u00f6sungen ger\u00e4te- und ortsunabh\u00e4ngig miteinander vereinigen respektive automatisieren.<\/p>\n
Ob die L\u00f6sungen On-Premises oder in der Cloud laufen, ist nicht einmal so zentral. Je nachdem, was ein Kunde selber machen beziehungsweise delegieren m\u00f6chte, wird er sich f\u00fcr On-Premises oder die Cloud entscheiden. Die Preise in der Wolke sind eher gediegen hoch. Nach einer anf\u00e4nglichen Cloud-Euphorie (mit tiefen Einstandspreisen) d\u00fcrfte sich N\u00fcchternheit breit gemacht haben. Das Rundum-Sorglos-Paket mit Standort Schweiz hat seinen Preis.<\/p>\n
So gesehen stellt sich nicht prim\u00e4r die Frage, ob ein DMS lokal oder in der Wolke l\u00e4uft, sondern ob am lokalen Standort gen\u00fcgend Ressourcen und Know-how f\u00fcr die Sicherheit aufgebaut werden kann und ob dies in der Cloud g\u00fcnstiger erh\u00e4ltlich w\u00e4re. Denn eines ist klar: In Zeiten, wo das Home Office Hochkonjunktur hat, ist der standortunabh\u00e4ngige Zugriff derart zentral, dass kein KMU mehr darauf verzichten kann beziehungsweise will. Unabh\u00e4ngig davon bereitet es aber ganz einfach auch Freude, \u00fcberall von unterwegs mit jedem Ger\u00e4t arbeiten zu k\u00f6nnen.<\/p>\n
Betriebsferien 20.12.2021 bis 4.1.2022<\/h2>\n
Die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr dient dazu, frische Kr\u00e4fte zu tanken. Aus diesem Grund bleibt unser Gesch\u00e4ft in dieser Zeit geschlossen. Selbstverst\u00e4ndlich ist gew\u00e4hrleistet, dass Kunden in dieser Zeit jederzeit Support erhalten. Wir w\u00fcnschen allen erholsame Festtage und einen guten Rutsch ins neue Jahr.<\/p>\n
P.S: Aktuell kursiert eine Sicherheitsl\u00fccke bei Systemen, welche die Bibliothek log4j einsetzen. Diese Java-Bibliothek steht weder bei der ArchivistaBox noch bei AVMultimedia im Einsatz. Trotzdem gibt es f\u00fcr Kunden eine aktualisierte Version 2021\/XII. Diese beseitigt ein Problem bei den Benutzerkonten bei bestimmten Sonderzeichen.<\/em><\/p>\n\n\n\n\t
<\/a><\/h1>\nDaraus kann abgeleitet werden, dass Cloud-L\u00f6sungen, rein vom finanziellen Aspekt her betrachtet, deutlich teurer sind als lokale Server.<\/p>\n
Spezialfall Mail-Archivierung<\/h2>\n
Etwas provokativ kann gesagt werden, was fr\u00fcher an Post in Papierform einging, falle heute digital als E-Mail-Nachrichten an. Dass diese ins DMS integriert werden m\u00fcssen, versteht sich von selbst. Die Frage stellt sich eher, wie die Mails archiviert werden sollen. Mail-Nachrichten liegen im IMAP-Format vor. Der Aufbau mutet archaisch an<\/p>\n
Received: from XXX.XXX.XXX.XXXX (MailZZZ authenticated user mailyyyy)
\n<\/b>Message-ID: <baa56acb35454f59b1821d2a840346cf@mail.archivista.ch>
\n<\/b>In-Reply-To: <7B79@AS8PR08MB5942.xxxx.yyy.com>
\n<\/b>Date: Wed, 13 Oct 2021 10:07:11 +0200 (CEST)
\n<\/b>Subject: Re: WG: Anfrage Fachbeitrag „Swiss IT Magazine“
\n<\/b>From: „Archivista GmbH“ <master@archivista.ch>
\n<\/b>To: „Simon Wegmueller“ <wegmueller@swissitmedia.ch>
\n<\/b>Content-Transfer-Encoding: 8bit<\/b><\/p>\n
In der Tat werden Mail-Nachrichten noch immer mit 7-Bit als Textdateien verschickt. Die Problematik besteht nun darin, dass ein jedes Mail-Programm (Absender wie Empf\u00e4nger) die Nachrichten unterschiedlich interpretiert. Einfach die Text-Nachrichten aufzubewahren, erscheint gewagt, weil Jahre sp\u00e4ter das Mail-Programm X die Nachrichten des urspr\u00fcnglichen Senders nur noch mehr schlecht denn recht darstellen kann. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, aus den Text-Dateien zus\u00e4tzlich PDF- oder Bild-Dateien zu erstellen.<\/p>\n
Als t\u00fcckisch k\u00f6nnen sich die Anh\u00e4nge erweisen. Einmal werden komprimierte Daten ineffizient in Textzeilen umgewandelt und weiter f\u00fchrt dies dazu (eben weil es ineffizient ist), dass bei gr\u00f6sseren Anh\u00e4ngen oft nur die Links verschickt werden. Werden solche Mails ge\u00f6ffnet, wird on-the-fly mit dem Link die Datei vom externen Server des Absenders nachgeladen. Das geht solange gut, wie die Dateien zum Download zur Verf\u00fcgung stehen. Da die Halbwertszeit (die Zeitspanne, nach dem ein Weblink nicht mehr funktioniert) kaum mehr als sechs Monate betr\u00e4gt, ist ein zeitnaher Transfer ins DMS (unter Abruf der Links) sehr zu empfehlen.<\/p>\n
Stolpersteine mussten in letzter Zeit bei den Microsoft-Cloud-L\u00f6sungen beobachtet werden. Schon die alten Exchange-Server hatten die Eigenheit, dass neben dem IMAP-Format stets eine proprie\u00adt\u00e4re Kopie (Msg-Format) f\u00fcr die Ansicht in Outlook gef\u00fchrt wurde. Wird eine solche Mail-Nachricht in Outlook gel\u00f6scht, heisst dies nicht, dass die IMAP-Kopie auch gel\u00f6scht wird. Im ungekehrten Fall, das heisst die IMAP-Kopie wird archiviert und gel\u00f6scht, verbleibt die Nachricht weiterhin in Outlook.<\/p>\n
Dies f\u00fchrt dazu, dass bei Erreichen einer bestimmten Gr\u00f6sse (meist 50 GB) gar keine Mails mehr empfangen oder verschickt werden. Damit steht der gesamte Mail-Verkehr still. Dies sind immer jene Momente, wo die Hotline heissl\u00e4uft, obwohl das Problem ja an sich keines der Archivierung ist. Auch wenn dies jetzt altbacken klingt, die Mails werden dann meist manuell gel\u00f6scht. Wer jetzt denkt, 10\u055a000 Mails seien mal schnell \u00abremoved\u00bb, findet sich in der Microsoft-Cloud an alte Explorer-Zeiten erinnert. Niemand konnte mir je erkl\u00e4ren, warum \u00fcber command.com mit \u00abdel *.*\u00bb die Daten in Sekunden gel\u00f6scht werden konnten, wohingegen sich der Datei-Explorer in Windows f\u00fcr den gleichen Prozess zuweilen Stunden Zeit liess.<\/p>\n