Versionierung mit WebAdmin \/ WebClient<\/h2>\n
Die Versionierung steht allen Benutzer\/innen zur Verf\u00fcgung, d.h. sie steht bereits im Grundumfang zur Verf\u00fcung. M\u00f6glich ist uns dies, weil ein bestehender Kunde diese Funktionalit\u00e4t durchfinanziert hat. Als kleine Nebenbemerkung, sollten auch Sie eine Funktionalit\u00e4t vermissen, dann realisieren wir diese gerne f\u00fcr Sie. Und, auch das sei hier gesagt, die Versionierung bedingte einen Aufwand von zwei Personen-Entwicklungstagen. Doch nun zur\u00fcck zur Versionierung.<\/p>\n
Die Versionierung muss zun\u00e4chst aktiviert werden. Dazu melden Sie sich in WebAdmin an. Wir ben\u00f6tigen f\u00fcr die Versionierung zun\u00e4chst drei Felder, d.h. konkret, ein Feld (Versionierung) um einen Dokumentenstamm zu pflegen. Weiter ben\u00f6tigen wir ein Feld (VersionNr), welches die Versionsnummer verwaltet und zum Dritten (dies ist nicht zwingend, wird aber dennoch empfohlen) ben\u00f6tigen wir ein Feld, um den Dateiname (DateiName) abzulegen. Die untenstehende Abbildung zeigt auf, wie die Felder definiert werden m\u00fcssen. Zun\u00e4chst m\u00fcssen die Felder er\u00f6ffnet werden:<\/p>\n
![\"\"](\"\/de\/media\/version\/vers1.png\")
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Die so er\u00f6ffneten Felder sind denjenigen Masken zuzuweisen, in denen die Versionierung zum Tragen kommen soll. F\u00fcgen Sie die drei er\u00f6ffneten Felder ‚Versionierung‘, ‚VersionNr‘ sowie ‚DateiName‘ (um beim obenstehenden Beispiel zu bleiben) beim Men\u00fcpunkt ‚Masken‘ hinzu:<\/p>\n
![\"\"](\"\/de\/media\/version\/vers3.png\")
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Anschliessend m\u00fcssen wir diese Felder bei ‚Archiv verwalten‘ aktivieren:<\/p>\n
![\"\"](\"\/de\/media\/version\/vers2a.png\")
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Damit ist die Versionierung aktiviert. Wir k\u00f6nnen nun Office-Dokumente und PDF-Dateien entweder \u00fcber den WebClient oder mit einem FTP-Client hochladen.<\/p>\n
Kein Aus- und Einchecken von Dokumenten notwendig<\/h2>\n
Die Versionierung arbeitet mit s\u00e4mtlichen Office- und PDF-Dateien zusammen, d.h. \u00fcberall dort wo eine Quelldatei gespeichert wird. Im Unterschied zu vielen anderen DMS-Produkten, wo Sie Dokumente ein- und auschecken m\u00fcssen, entf\u00e4llt dies bei der ArchivistaBox komplett, da die gesamte Versionierung komplett im Hintergrund abl\u00e4uft. Woran erkennen Sie nun, ob die Versionierung eingeschaltet ist?<\/p>\n
![\"\"](\"\/de\/media\/version\/vers4.png\")
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Sobald Sie eine Datei bei eingeschalteter Versionierung vom WebClient beziehen, erhalten Sie die Datei nicht mehr nur mit dem Dateinamen, sondern Sie erhalten die Datei mit vorangestelltem Dateistempel. In obigem Beispiel lautet der Name ‚eins.pdf‘, beim ersten Auschecken erhalten Sie daher den Dateinamen ‚Akte_Version_Name.pdf‘. Sie k\u00f6nnten diese Datei (ja, auch PDF-Dateien k\u00f6nnen editiert werden) nun editieren und sie anschliessend wieder hochladen. Beachten Sie nun die untenstehende Ansicht:<\/p>\n
![\"\"](\"\/de\/media\/version\/vers5.png\")
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Sie finden nun die Datei ‚eins.pdf‘ zweimal im Archiv vor, einmal mit der Version ‚1.0‘, und zudem mit der Version ‚1.1‘, d.h. die Datei wurde beim erneuten Hochladen entsprechend als neue Version eingepflegt. Wie gesagt, dieser Vorgang l\u00e4uft komplett im Hintergrund ab. Beachten Sie das Feld ‚Titel‘. Dieses Feld wurde bei der Version 1.0 mit dem Wert ‚450‘ belegt. Beim erneuten Hochladen einer sp\u00e4teren Version werden die Feldwerte der vorangehenden Version automatisch mit in die neue Version kopiert, d.h. die Akte braucht nicht nochmals beschlagwortet zu werden. Es sei denn, Sie wollten die neue Akte abweichend beschlagworten.<\/p>\n
Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie die Dateien mehrfach ein- und auschecken. Klicken Sie dazu auf die Version 1.1, so erhalten Sie die Datei wie folgt:<\/p>\n
![\"\"](\"\/de\/media\/version\/vers6.png\")
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Sie sollten einzig beachten, dass Sie nur jeweils eine Version wieder einpflegen k\u00f6nnen und immer mit der neusten Version arbeiten sollten. Falls Sie eine \u00e4ltere Version aus- und wieder einpflegen, wir diese Datei selbstverst\u00e4ndlich verarbeitet, die Versionsnummer wird aber mit einem Minuszeichen auf der alten Version belassen (Version 1.0 w\u00fcrde z.B. Version -1.0 erhalten).<\/p>\n
Wir w\u00fcnschen viel Spass mit der Versionierung der ArchivistaBox. Die Versionierung steht ab Version 20100413 zur Verf\u00fcgung.<\/strong> Im zweiten Teil befassen wir uns mit dem automatischen Hochladen<\/strong> von Dateien bzw. mit der Frage, wie dieser Vorgang automatisiert werden kann.
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