13.5 Aktivieren der Versionierung
Wie schon erwähnt muss die Versionierung zuerst aktiviert werden. Dazu melden Sie sich im WebAdmin an. Sie benötigen für die Versionierung drei Felder, d.h. konkret, ein Feld (Versionierung) um den Dokumentenstamm zu pflegen, weiter benötigen Sie ein Feld (VersionNr) und zum Dritten wird empfohlen eines für den Dateinamen (DateiName) vorzubehalten.
Die so erröffneten Felder sind denjenigen Masken zuzuweisen, in denen die Versionierung zutrage kommen soll. Fügen Sie die drei Felder, 'Versionierung', 'VersionNr' und 'DateiName', beim Menüpunkt 'Masken' zu.
Anschliessend müssen Sie diese Felder bei Archiv verwalten aktivieren.
Damit ist die Versionierung aktiviert. Sie können Office-Dateien entweder über WebDMS oder SMB/FTP-Freigabe hochladen.
Wichtig! Für die Versionierung ist bei der ArchivistaBox kein Aus- und Einchecken notwendig. Ob diese ein- oder ausgeschaltet ist, sehen sie wie folgt.
Sobald Sie eine Datei bei eingeschalteter Versionierung vom WebClient beziehen, erhalten Sie die Datei nicht mehr nur mit dem Dateinamen, sondern mit vorangestelltem Dateistempel. Im obigen Beispiel lautet der Name 'eins.pdf', beim ersten Auschecken erhalten Sie daher den Dateinamen 'Akte_Version_Name.pdf'.
Wie Sie die Versionierung anwenden, können Sie im Kapitel 8.15 nachlesen.