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10.1.6 Zugriff

Die Alternativen sind hier:

Jeder Akte kann einem Eigentümer zugewiesen werden. Allerdings ist dies nicht zwingend, Akten ohne Eigentümer-Status können von allen bearbeitet werden, die Rechte zum Bearbeiten haben. Das Feld Eigentümer kann in WebDMS entweder manuell oder beim automatischen Verarbeiten auch über eine Skript oder Barcode entsprechend ausgefüllt werden. Es lassen sich viele unterschiedliche Archive vorstellen:

  1. Zum Beispiel eines mit zwei Benützern, und beide arbeiten überhaupt nur mit ihren je eigenen Akten.
  2. Zum Beispiel eines mit zwei Benützern, bei dem keiner eigene Akten hat, sondern bei dem es ausschliesslich öffentliche Akten gibt.
  3. Zum Beispiel eines mit drei Benützern, nämlich einer Blumenbinderin, einer Buchhalterin und einer Geschäftsleiterin; die Blumenbinderin eröffnet für ihre eigenen Zwecke eine Fotosammlung von gelungenen Blumenkompositionen, die Buchhalterin kreiert Akten mit Buchhaltungsbelegen, stellt aber allgemein interessante Dokumente (wie zum Beispiel die Feiertagsregelung für das neue Jahr) auch der Allgemeinheit zur Verfügung und die Geschäftsleiterin legt ein paar eigene Akten nur für sich selbst an, darf aber natürlich alle Akten ansehen.

Im ersten Fall erhalten beide Benützer den Zugriff 'Öffentliche lesen, Eigene bearbeiten', wobei es keine öffentlichen Akten gibt.

Im zweiten Fall erhalten beide Benützer den Zugriff 'Sämtliche lesen, Sämtliche bearbeiten'.

Im dritten Fall teilen wir den Benutzern folgende Rechte zu:

Auf diese Weise sehen die Blumenbinderin und die Buchhalterin nur je ihre eigenen (und die öffentlichen Dokumente), während die Geschäftsleiterin alle sieht. Wenn die Buchhalterin ein Dokument erstellt, das auch die Blumenbinderin sehen soll, dann stellt sie den Eigentümer-Status des Dokumentes manuell auf 'ALLE'.

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