20.3 Eine Definition bearbeiten
Bitte bestimmen Sie zunächst den Namen für die 'Definition' (in unserem Beispiel ist dies 'all'. Dieser Name sollte später nicht mehr geändert werden, da ansonsten die archivierten Mail-Nachrichten unter umständen nicht mehr in den gewünschten Ordner zurückkopiert werden können.
Bei 'Mail-Server (Host)', 'Port für Anmeldung', 'Benutzerkonto', 'Passort' sowie 'Verschlüsselung (SSL)' tragen Sie die Verbindungsdaten zum Mail-Server ein.
Bei 'Ordner für Archivierung (xx,yy)' können Sie mehrere Ordner (Folder) angeben, die archiviert werden sollen. Die Einträge trennen Sie bitte durch Kommas getrennt ein. Dazwischen dürfen keine weiteren Zeichen verwendet werden.
Bei 'Feld für Absender', 'Feld für Mitempfänger', 'Feld für Empfänger' sowie bei 'Betreff' bestimmen Sie Felder in der Datenbank, die für das Archvieren der Mail-Nachrichten zur Beschlagwortung herangezogen werden sollen.
Bei 'Eigentümer' können Sie bestimmen, dass die archivierten Mail-Nachrichten immer einem bestimmten Benutzer bzw. einer Gruppe zugeordnet werden können.
Mit 'Minimales Alter (in Tagen)' können Sie festlegen, dass eine Mail-Nachricht erst nach einer bestimmten Zeit archiviert wird.
Mit 'Mails löschen' könn(t)en Sie die Mail-Nachrichten nach der Archivierung löschen. Derzeit ist diese Option noch nicht aktiviert.
Mit 'Nachrichten verschieben nach' können Sie festlegen, in welchen Ordner nach der Archivierung eine Nachricht verschoben werden soll. Damit kann sichergestellt werden, dass die Mail-Nachrichten nicht mehrmals archiviert werden.
Mit 'Nachricht zurückspielen nach' legen Sie fest, in welchen Ordner eine archivierte Nachricht aus dem WebDMS heraus zurückgeschrieben werden soll, wenn die Option 'Mail' bei 'Download' angeklickt wird.
Mit 'Verarbeitungsdefinition für Archivierung' können Sie eine Scan-Definition zur Nachbearbeitung der Mail-Nachrichten heranziehen. Hier legen Sie ebenfalls fest, ob die Mail-Nachrichten in Schwarz/Weiss, Graustufen oder Farbe archiviert werden sollen.
Mit 'Anhänge nicht archivieren' können Sie festlegen, dass die Mail-Anhänge nicht als Bildseiten der eigentlichen Nachricht hinzugefügt werden. In jedem Falle wird aber die gesamte Nachricht archiviert, sodass diese (inkl. der Anhänge) später wieder zurückgespielt werden kann.
Mit 'Nicht aktiviert' können Sie festlegen, dass eine Definition temporär nicht aktiviert ist.
Bei 'Auszuschliessende Dateien' können mit Komma getrennte Dateitypen (z.B. zip,tgz) festgelegt werden. Diese Anhänge werden dann selbst bei aktivierter Verarbeitung der Anhänge nie verarbeitet.
Bei 'Skript bei Verarbeitung' kann jede Mail-Nachricht zusätzlich durch ein Programm auf Plausibilität überprüft werden.
Mit 'Moderne Render-Engine (wkhtmltopdf)' können die Mail-Nachrichten optisch moderner aufbereitet werden als dass bei der älteren klassischen Verarbeitung der Fall ist.
Die moderne Engine führt zu einer anderen Verarbeitung der Mails insgesamt. Dies ist dann von Vorteil, wenn es mit der klassichen Verarbeitung nicht klappen sollte. Ebenfalls möglich ist das halbautomatische Verarbeiten von Outlook-Msg-Dateien über den Office-Ordner, siehe dazu 25.11.3.