Es gibt viele Geräte, mit denen direkt auf eine IP-Adresse gescannt werden kann. Erwähnt seien zum Beispiel die Xerox Work Centres. Aber auch fast alle Digital-Kopiergeräte anderer Marken weisen diese Möglichkeit auf.
Vom Kopiergerät müssen Sie sicherstellen, dass eine Anmeldung mit dem Typ 'FTP' oder 'SMB' erfolgt. Als Benutzernamen ist beim FTP-Dienst der Benutzer 'ftp' zu verwenden, beim SMB-Dienst (Windows-Laufwerk) ist es der Benutzer 'archivista'. Als Passwort verwenden Sie das zuvor festgelegte Passwort.
Damit die ArchivistaBox nun weiss, welche Dokumente wie zu verarbeiten sind, müssen die gescannten Dokumente in bestimmte Ordner hochgeladen werden. An erster Hierarchiestufe steht dabei der Dokumententyp (i.d.R. tiff oder pdf) sowie an zweiter Stelle die gewünschte Archivista-Datenbank. Dazu zwei Beispiele:
/tiff/archivista
/pdf/archiv44