Dokumente, die Sie in Papierform erhalten, müssen Sie in aller Regel scannen. Bevor Sie diesen zeitraubenden Prozess starten, sollten Sie sicherstellen, ob nicht vom gleichen Dokument nicht bereits eine PDF-Datei existiert. In aller Regel sollten Sie mit digital vorliegenden Dokumenten einfacher und schneller Erfolge erzielen können, sofern Sie die benötigte Applikation haben und den Archivista-Drucker auf der ArchivistaBox erfolgreich einrichten konnten.
Beim Scannen selber sollten Sie mit Auflösungen von 300dpi gute Resultate erzielen. Farbdokumente können aus Geschwindigkeitsüberlegungen auch mit weniger Auflösung gescannt werden, es muss allerdings berücksichtigt werden, dass dabei die Texterkennung leiden könnte.
Für grössere Volumen empfiehlt es sich, einen Scanner mit Einzug zu erwerben, sofern es Ihnen möglich ist, die Dokumente in einzelne Seiten aufzuteilen. Bei Büchern ist dies oft nicht möglich. Bei Büchern kann heute entweder ein Flachbettscanner oder aber auch eine Digitalkamera gute Dienste leisten. Bei Digitalkameras gilt es zu beachten, dass die Lichtverhältnisse mit Kunstlicht oft Probleme bereiten und ein Stativ, um die Kamera sauber in Position zu bringen, leistet ebenfalls gute Dienste. Für eine A4-Seite sollte die Kamera im übrigen mindestens über eine Auflösung von 6 Mio. Pixeln verfügen.