Seit Informationen in Schrift-, Bildform, als Tondokument oder als Film aufbewahrt werden können, besteht die Problematik, dass so festgehaltenes Wissen später bei Bedarf nicht rechtzeitig zur Verfügung steht. Hier setzt ein Dokumenten Management System (DMS) ein.
Im Unterschied zur konventionellen Ablage, wo alles pingelig in Ordner, Register oder Mappen abgelegt werden muss, um Informationen später wieder mühsam herauszusuchen, erledigen Sie mit Archivista diese Arbeit in einem Bruchteil der bisherigen Zeit und vollkommen digital.
Dieser Zeitgewinn resultiert aufgrund ausgefeilter Erfassungs- und Suchfunktionalitäten. Ob integrierte Volltextrecherche, automatisierte Barcode-Verarbeitung, individuelle Verschlagwortung, mit Archivista rufen Sie jedes Dokument innerhalb von Sekunden direkt am Bildschirm ab.
Ein DMS bzw. elektronische Archivierung mit Archivista bedeutet weiter, dass Sie sowohl Dokumente in Papierform als auch bereits auf dem Computer vorliegende Daten effizient in Archivista ablegen können. Archivista ist darauf ausgerichtet, Informationen für Jahre, ja Jahrzehnte zu 100% verfügbar zu halten.
Dazu werden sämtliche Dokumente zunächst in einem Bildformat abgelegt. Da solche Bilddateien (Bitmaps) ein einfaches Format besitzen, ist die korrekte Darstellung langfristig gewährleistet, zumal Archivista mit offenen und frei verfügbaren Standardformaten arbeitet.
Selbstverständlich könnten wir alle unsere Dokumente in einem Verzeichnisbaum im Dateisystem auf unserer Festplatte ablegen. Bei einem kleinen Archiv würde dies durchaus funktionieren, doch je mehr Dokumente wir in unser Archiv aufnehmen, desto schwieriger würde die Verwaltung der Daten. Archivista 2024/II arbeitet deshalb intern mit einer leistungsfähigen Datenbank.