Zunächst, sowohl archivista als auch root werden nur auf dem ArchivistaBox Desktop benötigt, bei der täglichen Arbeit mit ArchivistaDMS werden diese Konten nicht benötigt.
Bei ArchivistaDMS (WebDMS als auch WebAdmin) lauten das Default-Konto 'Admin' (Password: archivista), bei ArchivistaERP wird der gewünschte Admin-Nutzer beim Einrichten der Datenbank erstellt. Dagegen wird der root-Benutzer bei ArchivistaVM als auch bei ArchivistaConfig benötigt.
Wird mit dem ArchivistaBox Desktop gearbeitet, gibt es die Benutzerkonten 'archivista' und 'root'. Der Benutzer 'archivista' wird bei jedem Hochfahren der ArchivistaBox gestartet. Sofern zusätzliche Rechte benötigt werden, kommt der Benutzer 'root' zum Einsatz. 'root' bedeutet dabei Wurzelbenutzer. Vergleichbar ist 'root' mit dem Administratoren-Konto anderer Betriebssysteme.
Normalerweise erfolgt das Anmelden auf dem ArchivistaBox Desktop automatisiert. Im Start-Menü kann im Menü 'ArchivistaBox' das Programm 'Einstellungen' aufgerufen werden. Dort gibt es die Parameter 'Anmelden einschalten' sowie 'Anmelden ausschalten'. Die Standardpasswörter erhalten Sie bei der Auslieferung der ArchivistaBox. Auf Anfrage kann das Standardpasswort für 'root' mit einem individuellen gewünschten Wert ausgeliefert werden.