Das Feld 'Ordner' der Tabelle 'archiv' dient dazu, festzuhalten, in welchem Ordner eine bestimmte Datei (Bilddatei) auffindbar ist. Die Ordnernummer wird automatisch durch das System verwaltet. Die letzte aktuelle Ordnernummer wird in der Tabelle 'parameter' verwaltet. Dort findet sich beim Feld 'Name' ein Eintrag 'ArchivOrdner'. Die dort entsprechende Zahl ergibt die aktuelle Ordnernummer.
Grundsätzlich erhält jede Akte bereits beim Anlegen dieser die zuletzt aktive Ordnernummer. Die Ordnernummer verweist auf den entsprechenden Archivordner. Dazu ein Beispiel. Enthält die Akte 84 die Ordnernummer 10, so wird die Akte 84 bei der Archivierung in den Ordner 'ARCH0010' abgelegt, sofern zuvor sämtliche Akten im Archivordner 'ARCH0010' Platz gefunden haben.
Wichtig beim Archivvorgang sind folgende zusätzliche Einträge in der 'parameter'-Tabelle:
Bei 'ArchivMByte' kann festgelegt werden, wie viele MByte in einem Ordner gespeichert werden sollen (z.B. 600 MByte), bei 'ArchivDateien' wird die maximale Anzahl der Dateien (z.B. 2000 Dateien), die in einem Archivordner Platz finden soll, festgehalten.
Dazu zwei Beispiele: Wir wissen zunächst nicht, ob die Akte 84 noch im Ordner 10 (Name: ARCH0010) archiviert wird. Wir haben im Ordner '10' bisher 25 MBytes und 1789 Dateien. Das Feld 'ArchivDateien' nennt 1800 Dateien, unsere aktuelle Akte hat 14 Seiten. Zusammen mit der Akte 84 würden sich 1803 Dateien im Ordner 'ARCH0010' befinden, deshalb wird ein neuer Archivordner 'ARCH0011' erstellt und die Ordnernummer auf 11 erhöht.
Zweites Beispiel: Bis und mit Akte 83 befinden sich 1500 Dateien im Ordner ARCH0010, der Ordner umfasst 589 MBytes, die Akte 84 enthält 220 Dateien und umfasst insgesamt 44 MBytes, auch hier würde die Akte 84 in den Archivordner ARCH0011 abgelegt.