31.2.4 Archivista-Ordner
Beim Archivieren der Akten zählt Archivista die Anzahl der Seiten, die im laufenden Archivierungsverzeichnis vorhanden sind. Sobald eine bestimmte Anzahl von Gesamtseiten erreicht ist, wird automatisch ein neues Verzeichnis eröffnet und die restlichen Seiten werden dorthin kopiert.
Dies deshalb, weil jedes Betriebssystem nur eine bestimmte Anzahl von Dateien je Verzeichnis effizient im Zugriff halten kann. Ebenfalls ein neues Verzeichnis wird eröffnet, wenn das aktuelle die festgesetzte Grösse des externen Datenträgers überschreitet. Würde in einem solchen Fall kein neues Verzeichnis eröffnet, so könnte es später nicht ausgelagert werden.
Wie bereits erwähnt, erledigt Archivista diese Arbeiten für Sie. Achten Sie einzig darauf, ob nach der Archivierung die Akten beim Feld 'Ordner' eine erhöhte Nummer enthalten. Wenn ja, dann wurde ein neuer Ordner erstellt, d.h. der alte Ordner (und nur dieser) kann ausgelagert werden.
Dazu ein Beispiel: Die Akten 1-34 hatten vor der Archivierung beim Feld 'Ordner' die Nummer '1'. Nach der Archivierung besitzen die Akten 29-34 die Nummer '2'. Der Ordner '1' ist definitiv voll und kann ausgelagert werden. Wenn das Output-Verzeichnis unter 'c:\programme\av5d\ archiv\output\' vorhanden ist, so finden Sie nach der Archivierung in diesem Verzeichnis die beiden Unterverzeichnisse 'arch0001' sowie 'arch0002'. Das erste Verzeichnis 'arch0001' kann (da der Ordner '1' abgeschlossen ist) nun ausgelagert werden, indem das Unterverzeichnis 'arch0001' (und nur dieses) auf den externen Datenträger kopiert wird.
Wenn Sie mit den
Standardeinstellungen arbeiten, werden die Archivordner so erstellt,
dass sie auf CDR gebrannt werden können; Sie brauchen i.d.R. also
keine Parameter bei den Einstellungen anzupassen.
Und noch ein Tip: Für eine optimale Datensicherheit empfiehlt es sich, bei der Auslagerung zwei Kopien der Datenträger zu erstellen.