Grundsätzlich gilt: Jede Datenbank entspricht bei der ArchivistaBox einem Dokumenten Archiv. Es können mehrere Datenbanken (Archive) verwaltet werden. Eine Datenbank enthält Tabellen, diese enthalten Datensätze, die Datensätze sind unterteilt in einzelne Felder (in jedem Datensatz erneut vorkommend) und in den Feldern speichern wir eine bestimmte Information (z.B. eine Zahl).
Tabellen: Die Funktion von Tabellen besteht darin, jeweils gleichlautende Informationen in Form von Datensätzen (z.B. die 'Dokumente' in der Tabelle 'Archiv') tabellarisch verfügbar zu machen. Neben der Tabelle 'Archiv' bestehen in Archivista weitere Tabellen (z.B. 'Archivbilder').
Datensatz: Jeder Datensatz (entspricht in der Tabelle 'Archiv' dem Dokument) enthält immer eine bestimmte (gleiche) Anzahl von Feldern.
Felder: Das Feld ist die kleinste organisatorische Einheit und nimmt eine Information auf (z.B. das Datum der Akte).