7.3.10 Publizieren und Publizieren zurücknehmen
Jede Akte kann einem 'Eigentümer' zugewiesen werden. Dieser kann über die Akte frei verfügen, zumindest so lange, bis das Dokument durch den Archivvorgang gesperrt wird. Ebenfalls Rechte auf die Akte erhält, wenn bei der Benutzerverwaltung ein/e andere/r Benutzer/in dem angemeldeten Benutzer zugewiesen wurde. In diesem Falle kann die/der angemeldete Benutzer/in ebenfalls frei über diese Akte verfügen.
Soll hingegen eine Akte mit einem Eigentuemer nur bestimmten anderen Benutzer zur Ansicht präsentiert werden, kann in WebAdmin die Funktionalität 'Publizieren' eingerichtet werden (WebAdmin und dort Archiv verwalten). Dieser Vorgang wird Publizieren genannt.
Werden Dokumente für andere Benutzer publiziert, sind sie von diesen einsehbar, können aber nicht von diesen bearbeitet werden.
Sollten Sie diesen Menüpunkt nicht in WebDMS vorfinden, so wurde dise Funktionalität in WebAdmin nicht aktiviert. Mehr dazu unter 13.1.9.
Um Akten zu publzieren, ist 'Bearbeiten' zu aktivieren. Danach müssen die gewünschten Akten rechts in der Tabelle markiert werden. Nun im Menü oberhalb der Tablle 'Aktion wählen' und dort auf 'Publizieren' klicken. Es erscheint eine Auswahlliste mit den Benutzern, denen die Akten zur Verfügung gestellt werden sollen. Mit 'Alle Benutzer' wird die Sichtbarkeit für alle Benutzer eingerichtet. Danach die Aktion durch Klicken auf 'Ok' bestätigen. Dabei erfolgt eine Kontrollabfrage, die ebenfalls zu bestätigen ist.
Durch Klicken des obersten Kästchens können alle angezeigten Dokumente selektioniert werden.
Nach der Aktion finden alle publzierten Akten entweder im Feld 'Publizieren' den entsprechenden Benutzer oder aber '[ALL]', wenn alle Benutzer die Akten einsehen sollen können.
In obigem Beispiel hat das aktive Dokumente den Eigentümer 'Admin', ist aber für '[ALL]' publziert.
Der Unterschied bei einem Dokument, das keinen Eigentümer hat und einem Dokument, das für alle pulbiziert wurde, besteht darin, dass ohne Eigentümer alle Benutzer, die Rechte zum Bearbeiten haben, dies für das betreffende Dokument auch können. Im Unterschied dazu sind Dokumente, die für Alle publiziert wurden, zwar von allen einsehbar, nicht aber bearbeitbar.
Selbstverständlich kann das Publizieren auch wieder rückgängig gemacht werden. In diesem Fall ist analog zu 'Publizieren' die Aktion 'Publizieren zurücknehmen' auszuführen.