8.5 Akten zusammenführen
Insbesondere dann, wenn kein Scanner direkt an der ArchivistaBox angeschlossen ist, kann es passieren, dass beim Scannen mit einem externen Gerät nicht alle Seiten in einem Vorgang erfasst werden können. Dabei entstehen mehrere Dokumente, die nachträglich über 'Akten zusammenführen' trotzdem als ein Dokument verwaltet werden können.
: Akten können nur zusammengeführt werden, solange sie noch nicht archiviert wurden. Ebenso ist notwendig, dass alle Teile entweder in Schwarz/Weiss, Graustufen oder Farbe vorliegen.
Um zwei (oder mehrere) Akten zusammenzuführen, gehen Sie wie folgt vor:
- Aktivieren Sie den Reiter 'Bearbeiten'
- Markieren Sie die Akten, die Sie zusammenführen möchten. Die Akte, die nach dem Prozess bestehen bleibt, ist die aktive Akte.
- Wählen Sie bei Aktion wählen den Unterpunkt Akten zusammenführen.
- Klicken Sie oberhalb der Tablle auf Ok und bestätigen Sie die Kontrollabfrage.
: Es sollten nur mehrere gescannte Akten zusammengeführt werden, nicht aber Akten, die Office-, Video- oder Audio-Dateien enthalten. Werden letztere zusammengeführt, so bleibt nur die originäre Datei (Quelldatei) der ersten Akte erhalten, da eine Akte nur eine Quelldatei enthalten kann. Die Quelldateien der weiteren Akten werden beim Zusammenführen von mehreren Akten gelöscht.