8.15 Versionierung
Die ArchivistaBox gibt Ihnen die Möglichkeit vormals hochgeladene Dateien zu überarbeiten und wieder hochzuladen. Mehr dazu unter 8.12.
In ArchivistaDMS steht standardmässig eine Versionierung zur Verfügung aller digitalen Dateien zur Verfügung. Diese sorgt dafür, dass Dokumente, die hochgeladen wurden, später editiert und erneut hochgeladen wurden, automatisch mit einer Versionsnummer ausgestattet werden. Damit können Sie jederzeit die gesamte Historie (sämtliche Versionen) in WebDMS einsehen.
Bevor Sie mit der Versionierung arbeiten können, mus die Versionierung aktiviert werden. Dazu mehr unter 13.5.
Sobald Sie eine Datei bei eingeschalteter Versionierung vom WebDMS beziehen, erhalten Sie die Datei nicht mehr nur mit einem Dateinamen, sondern mit vorangestelltem Dateistempel. In unserem Beispiel lautet der Name 'eins.pdf', beim ersten Auschecken erhalten Sie daher den Namen 'Akte_Version_Name.pdf'. Sie könnten diese Datei nun editieren und wieder hochladen. Beachten Sie nun die unten stehende Ansicht:
Sie finden nun die Datei 'eins.pdf' zweimal im Archiv vor, einmal als Version 1.0 und ein zweites Mal unter 1.1, d.h. die Datei wurde beim zweiten Hochladen entsprechend als neue Version eingepflegt.
Dieser Vorgang läuft komplett im Hintergrund ab. Beachten Sie nun das Feld 'Titel'. Dieses wurde bei der Version 1.0 mit dem Wert 450 belegt. Beim erneuten Hochladen, werden die eingegeben Feldwerte automatisch in die neue Version übernommen. Nach Wunsch können Sie die Werte aber noch immer manuell beschlagworten.
Natürlich können Sie die Datei mehrmals ein- und auschecken. Wenn Sie nun die Version 1.1 öffnen würden, so erhielten Sie die Datei wie folgt:
Sie sollten hierbei einzig beachten, dass Sie immer nur eine Version wieder einpflegen können und Sie immer mit der neusten Version arbeiten sollten. Falls Sie eine ältere Version ein- und wieder auschecken, so würde diese Datei verarbeitet, die Versionsnummer würde aber mit einem Minuszeichen auf der alten Version belassen. (Version 1.0 würde somit zu -1.0)