8.21 Scannen mit Scan-Stationen (Keypad)
Im WebDMS stehen unter 'Bearbeiten' bei den Aktionen die aktuellen Scan-Definitionen zum Ansteuern des Scanners zur Verfügung. Sofern der Scanner direkt an der primären ArchivistaBox (dort wo die Dokumente gespeichert werden) angeschlossen ist, dürfte dies eine einfache Möglichkeit sein, Dokumente zu scannen.
Bei mehreren Scan-Stationen muss der Scan-Vorgang von der jeweiligen Scan-Station aus gestartet werden. Dies bedeutet, dass im Web-Browser zunächst die IP-Adresse der Scan-Station einzugeben ist. Dabei erscheint bei WebDMS ein Benutzer (meist ist es der Benutzer 'scan' (Passwort wird kundenspezifisch vergeben). Nach dem Anmelden kann der Scan-Vorgang über 'Bearbeiten' sowie die Aktionen ausgelöst werden. Der Scan-Vorgang wird ausgelöst, die Dokumente werden von der Scan-Station automatisch zur primären ArchivistaBox übertragen.
Mit einem optionalen KeyPad (kleine Tastatur mit Nummernblock) können Scan-Jobs durch Eingabe eines Codes direkt gestartet werden.
Dabei sind die folgenden Codes zu verwenden (immer mit Enter abzuschliessen):
- Zahl: Entsprechende Scan-Definition der ersten Datenbank
- Zahl1.Zahl2: Zahl1 entspricht Nummer der Datenbank, Zahl2 die gewünsche Scan-Definition
- Zahl*1: Zahl=Definition, Standard (*), Einzug (1=Simplex)
- Zahl*2: Zahl=Definition, Standard (*), Einzug (Duplex)
- Zahl*3: Zahl=Definition, Standard (*), Einzug (Querformatig 270/90 Grad)
- Zahl*9: Zahl=Definition, Standard (*), Flachbettmodus
- Zahl+1: Zahl=Definition, Farbe (+), Einzug (1=Simplex)
- Zahl+2: Zahl=Definition, Farbe (+), Einzug (Duplex)
- Zahl+3: Zahl=Definition, Farbe (+), Einzug (Querformatig 270/90 Grad)
- Zahl+9: Zahl=Definition, Farbe (+), Flachbettmodus
- Zahl-1: Zahl=Definition, Schwarz/Weiss (-), Einzug (1=Simplex)
- Zahl-2: Zahl=Definition, Schwarz/Weiss (-), Einzug (Duplex)
- Zahl-3: Zahl=Definition, Schwarz/Weiss (-), Einzug (Querformatig 270/90 Grad)
- Zahl-9: Zahl=Definition, Schwarz/Weiss (-), Flachbettmodus
Bei der ersten Datenbank muss die Datenbanknummer (x.) nicht angegeben werden, sie kann aber. Selbst wenn in eine andere Datenbank gescannt wird, (x.y+2), könnnen die weiteren Optionen Farbwahl und Einzug verwendet werden. Am Ende kann weiter ein Slash / angehängt werden. Dies bewirkt, dass für jedes Blatt eine einzelne Akte erstellt wird. Beispiel: 2.1-2/ bewirkt, dass in die zweite Datenbank gescannt wird, dass dabei die erste Scan-Definition verwendet wird, weiter erfolgt das Scannen in Schwarz/Weiss, wobei beim Einzug Doppelseitig (Duplex) gescannt wird. Mit dem abschliessenden Slash wird erreicht, dass die Blätter einzeln (bei Duplex alle zwei Seiten) in Akten (Dokumente) Dokumente abgelegt werden.
Die Nummer der Datenbank ergibt sich aus den festgelegten Datenbanken (getrennt durch Kommas) beim Festlegen der Scantaste (siehe 24.5) beim Eintrag 'Datenbank'. Der Wert 'archivista,buha,privat' bewirkt, dass mit der Scantaste 1.x oder x in die Datenbank 'archivista' gescannt wird, bei 2.x in die Datenbank 'buha' und mit 3.x in die Datenbank 'privat', wobei x für die gewünschte Scan-Definition bzw. die weiteren (oben beschriebenen) Optionen steht.
Normalerweise ist diese Funktionalität bei der Scan-Stationen Albis sowie der ArchivistaBox Dolder aktiviert; wobei die Scan-Taste aber zusätzlich manuell (siehe 24.5) ein- oder ausgeschaltet sein kann.
Storno-Befehl: Sollten Sie sich beim (sinnvollerweise zwei oder dreistelligen Code) vertippen, so drücken Sie anstelle der Enter-Taste viermal die Neun (9999) oder eine andere unsinnige Kombination und drücken dann die Enter-Taste. Damit wird der Job umgehend storniert, da der Scan-Prozess nur gestartet wird, falls ein gültiger Code eingegeben wird.