10.3 Formulare für Benutzer
Ohne zusätzliche Formulare für Benutzer gilt, jede/r Benutzer/in erhält im Benutzerprofil eine Maske, d.h. jene Felder für die Ansicht, das Suchen und Bearbeiten in WebDMS, die bei der zugwiesenen Maske definiert wurden. Oft kann es notwendig bzw. hilfreich sein, wenn für gewisse Arbeiten weniger oder mehr Felder angezeigt werden. Um flexibel direkt in WebDMS die Ansicht der Felder (Formulare) wechseln zu können, ist es möglich, zusätzliche Formulare für bestimmte oder alle Benutzer/innen festzulegen. Diese werden in diesem Menüpunkt festgelegt:
Nach dem Aktivieren des Menüpunktes 'Formulare' erscheint eine Übersicht über alle Definitionen. Sofern noch kein Formular besteht, kann mit 'Neu' eine neue Definition erstellt werden.
Mit 'Name der Definition' kann eine Bezeichnung festgelegt werden, die in WebDMS zur Auswahl erscheint. Bei 'Gewünschte Feldmaske' kann aus allen vorhandenen Masken gewählt werden, welche mit dieser Definition aktiv sein soll. Wird das Feld 'Benutzer ...' leer gelassen, so erhalten sämtliche Benutzer/innen die Maske zur Auswahl. Werden in diesem Feld bestimmte Benutzer angegeben, so erhalten nur diese Zugriff auf diese Masken. Bei 'Gewünschte Auswahldefinition' kann festgelegt werden, welche Datensätze nach jedem Wechsel zu dieser Maske angezeigt werden sollen. Beim Feld 'Hilfe' können Notizen hinzugefügt werden.
Wenn unter 'Felder und Masken' bzw. dort bei 'Masken' nur eine Definition festgelegt ist, ergibt diese Funktionalität keinen Sinn. Oder anders herum gesagt, vor der Definition zusätzlicher (optionaler) Formulare für WebDMS ist es notwendig, dass mehrere Masken eingerichtet wurden.
Sobald hier eine oder mehrere zusätzliche Formulare vorhanden sind, ist die Funktionalität aktiviert. Beachten wir dazu die (neue) Ansicht in WebDMS.
In der untersten Zeile gibt es neu ein Auswahlfeld, wo Einträge ausgewählt werden können. In userem Beispiel wird zunächst 'Standard' angezeigt. Damit ist jenes Maskendefinition gemeint, die dem/der Benutzer/in direkt zugeweisen wurde. Zusätzlich in der Auswahlliste finden sich alle Definitionen, die zusätzlich erstellt wurden. Wird nun ein anderes Formular gewählt, so wird diese in WebDMS umgehend aktiviert.
Unten in der Statuszeile erscheint nun der neue aktive Eintrag. Deutlich wichtiger (bzw. im Kern wichtig) ist, dass bei der Auswahl des Formulars 'Mini' nur noch jene Felder dargestellt werden, die in der Maske Mini auch festgelegt wurden. In unserem Beispiel werden in der ersten Maske sämtliche Felder dargestellt, bei 'Mini' jedoch nur noch die Felder 'Dokumententyp', 'Rubrik', 'Rubrik2' und 'Rubrik3'.
Innerhalb der Formulare können Felder und Rechte für Felder festgelegt werden. Daher ist es möglich, dass in einem Formular Rechte zum Bearbeiten eines Feldes vorhanden sind, in einem zweiten (anderen) Formular jedoch wird das Feld entweder gar nicht angezeigt, oder es gibt keine Rechte, um Eingaben zu machen.