18.1 Einleitung
Mit der Formularerkennung können gescannte Belege, die den gleichen Aufbau haben, automatisch verarbeitet werden.
Dieses Kapitel erfordert, dass das Modul Formularerkennung erworben und aktiviert ist.
Angenommen, wir möchten Lieferantenrechnungen archivieren. Der Aufbau der Rechnungen ist jeweils gleich. D.h. wir finden an fixen Positionen das Datum der Rechnung sowie die Rechnungsnummer. Wir möchten nun beide Informationen automatisch aus den jeweiligen Rechnungen (Formularen) in die entsprechenden Felder unseres Archivs übertragen und die Akten entsprechend aufgeteilt archivieren. Das heisst, dass wir in einem Durchlauf sämtliche Rechnungen scannen, die Formularerkennung diese korrekt in einzelne Akten (mit Rechnungsnummer und Datum beschlagwortet) aufteilt und im Archiv ablegt.
Damit dies mit der ArchivistaBox funktioniert, müssen in WebAdmin Formulare erfasst werden. Anschliessend können diese bei den Scandefinitionen (siehe 14) aktiviert werden. Gestartet wird die Formularerkennung beim Scannen im WebDMS (siehe 8.4).
Mit der Formularerkennung können mehrere Formulare verwaltet werden. Diese werden in WebAdmin und dort beim Menüpunkt Formularerkennung definiert. Dort können in Masken einzelne Formulare erfasst werden, wobei eine Maske einer Formulardefinition entspricht. Innerhalb einer Definition legen wir anhand von Objekten fest, wo auf dem Formular sich eine Information (z.B. Rechnungsnummer) befindet, welchem Typ (z.B. Zahlfeld) sie entspricht und in welchem Feld im Archiv die Information abgelegt werden soll.
Dank guter OCR-Erkennung funktioniert das Auslesen der Information soweit gut, wäre da nicht das Problem, dass es beim Scannen gewisse Ungenauigkeiten geben kann. Der Beleg wird nicht ganz gerade gescannt, die Seite wird einen Millimeter früher oder später eingezogen oder die Seite wurde bereits leicht schräg gedruckt.
Für all diese Fälle gibt es die Logoerkennung. Dank dieser wird zunächst auf der Seite das Logo gesucht und anschliessend erfolgt die Positionierung der Objekte relativ zum Logo. Damit können die Objekte haargenau ausgelesen werden, ganz egal wie schräg die Seite gescannt wurde.
Wenn immer möglich, sollte die Logoerkennung zusammen mit der Formularerkennung verwendet werden. Ist dies nicht möglich, weil z.B. die Belege gar kein Logo enthalten, so müssen die entsprechenden Bereiche grosszügig(er) (ca. 3 Millimeter) angegeben werden.
Nachfolgend werden die Funktionen zum Erfassen der Formulare beschrieben. Jede Maskendefinition entspricht dabei einer Formulardefinition.