24.8.1 Externe Inhalte überprüfen
Bei multimedialen Archiven können die anfallenden Dateien erhebliche Grössen umfassen. Eine 4K-Video-Datei mit ca. 1 Stunde benötigt um die 10 GByte. Dadurch ergibt es wenig Sinn, diese Daten direkt in der Datenbank zu speichern. Werden die Dateien (wie empfohlen extern gespeichert), so erhalten die entsprechenden Dateien den Namen der Datenbank sowie die Dokumentennummer (Akte) sowie die entsprechende Dateiendung. Dazu ein Beispiel: moviestar-15.mp4.
Damit später sichergestellt werden kann, ob die entsprechende Datei im ursprünglichen Zustand vorliegt, werden von allen extern gespeicherten Dateien sogenannte MD5-Schlüssel erstellt. Dabei wir die gesamte Datei gelesen, um eine Prüfziffer zu erstellen. Diese wird in der Datenbank gesichert.Mit dem Prüfprogramm 'Externe Inhalte überprüfen' lässt sich feststellen, ob zu den erfassten Dateien effektiv die passenden extern gespeicherten Dateien vorliegen.
Beim Aufruf ist der Name der Datenbank einzugeben. Optional kann die Anzahl der prüfenden Dokumente mit 'Erstes Dokument' und 'Letztes Dokument' entsprechend eingeschränkt werden. Nach dem Aufruf werden die entsprechenden Dateien in der Log-Datei der ArchivistaBox protokolliert. Dazu wird beim Starten des Prozesses direkt zum Formular 'Systemdateien ansehen' gewechselt. Zu beachten gilt es dabei, dass die entsprechenden Systemmeldungen nur aktualisiert werden, wenn jeweils auf 'Systemdateien ansehen' geklickt wird. Um folglich festzustellen, ob das Prüfprogramm abgearbeitet ist, muss jeweils mit erneutem Klicken auf 'Systemdateien ansehen' geprüft werden, ob das Programm abgearbeitet werden konnte. Das Prüfprogramm selber protokolliert jede geprüfte Datei. Entweder erfolgt dabei 'sucessfully' (erfolgreich) oder eine 'ERROR'-Meldung (Fehleranzeige). Am Ende des Prüfprogramms werden sämtliche Fehler nochmals 'gebündelt' angezeigt.
Beim Aufruf dieses Programms müssen sämtliche Dateien gelesen werden. Je nach Anzahl der Dateien kann es dabei notwendig sein, ein hohes Volumen an Daten zu lesen, sodass der Prüfvorgang einige Stunden bis zu mehrere Tage Zeit in Anspruch nehmen kann.