24.8.2 Interne Prüfwerte bereinigen
Dieses Prüfprogramm dient dazu, allfällige fehlerhafte Prüfziffern in der Datenbank zu bereinigen. Dabei gibt es zwei Prüfprozesse. Im ersten Schritt werden die Prüfziffern je Dokument überprüft. Dieser Schritt kann dann notwendig sein, wenn in älteren Datenbanken Schlüssel vorhanden sind, die nicht mehr aktuell sind.
Beim zweiten Schritt ist es möglich, allenfalls Prüfziffern der externen Dateien in die Datenbank zu überschreiben. Dies kann dann notwendig sein, wenn die erfassten externen Dateien mit externen Programmen nach bearbeitet wurden. Dazu ein Beispiel: Eine bereits vorhandene Video-Datei soll nachträglich geändert werden (z.B. Hinzufügen Logo). Die nach bearbeitete Datei wird mit gleichem Namen direkt überschrieben. Das Prüfprogramm 'Externe Inhalte überprüfen' wird dabei unweigerlich eine Fehlermeldung generieren. Trotzdem soll die geänderte Datei als richtig 'markiert' werden. Mit Angabe der entsprechenden Dokumentennummer (Akte) lässt sich die externe Prüfziffer nachträglich in die Datenbank schreiben.
Normalerweise sollte es nicht notwendig sein, Prüfziffern zu überschreiben. Bevor dies gemacht wird, sollte die externe Datei genau auf Integrität überprüft werden. Dazu können spezielle Prüfprogramme verwendet werden oder aber die Datei wird komplett abgespielt. Erst wenn die Fehlerlosigkeit der Datei(en) klar ist, können bzw. sollten Prüfziffern aktualisiert werden.