4.12.1 Ordner sind ineffizient
Wahrscheinlich haben Sie bisher mit Ordnern gearbeitet. D.h. jeder Beleg wurde irgendwann in einem Ordner abgelegt. Dabei haben Sie sich mit der Zeit eine Ordnerstruktur zurechtgelegt. Diese Struktur könnte z.B so ausgesehen haben, dass Sie für die Rechnungen, Bestellungen und Mahnungen oder aber für jeden Kunden einen separaten Order geführt haben. Nun erfolgt die gleiche Struktur für jedes Jahr neu, d.h. alle Ordner werden über die Jahre vielfach geführt (2021, 2022, 2023...).
Dieses Ordner-Denken ist aber ablagemethodisch äusserst ineffizient. Es ist schlicht und einfach sinnlos, mit Ordnern zu arbeiten (ob physikalisch in Papierform oder mit Dateien auf dem Computer).
Deshalb haben wir uns von Archivista GmbH ganz bewusst nicht für solche zeitaufwendigen Ordnerstrukturen entschieden. D.h. Sie finden in Archivista keine nachgebildeten Tresore, Aktenschränke, Ordner und Register, denn damit hätten wir nur die Nachteile der Ordner in die digitale Welt rübergeschleppt. In Archivista können Sie ganz einfach Ihren Belegen diejenigen Informationen mit auf den Weg geben, nach denen Sie später suchen wollen bzw. müssen. Die Rechnung wird mit dem Schlagwort 'Rechnung' abgelegt, allenfalls wird noch der Kundenname bzw. eine Kundennummer erfasst und das ist es.
Beim späteren Aufsuchen von Belegen suchen Sie keinen Ordner hervor, sondern Sie sagen Archivista ganz einfach nur, ich möchte alle Rechnungen und diese bitte nach dem Datum sortiert anzeigen. Sie erhalten umgehend sämtliche Akten, die diesen Kriterien entsprechen. Das geht viel schneller, als wenn Sie sich jedesmal von neuem durch Aktenschränke, Archiv, Ordner und weiss was noch alles durchblättern müssen.