Führen Sie eine Dossierablage, so stellt sich die Frage, ob die Ablage mit Verschlagwortung oder mit Barcodes erfolgen soll. Die Verschlagwortung eignet sich bei kleinerem bis mittlerem Belegvolumen (bis ca. 100 Seiten je Tag), falls mehr Belege anstehen, sollten Sie die Barcode-Verarbeitung ernsthaft in Erwägung ziehen, da durch die auf den Blättern angebrachten Strichcodeinformationen den Seiten eigentliche Referenznummern mit auf den Weg gegeben werden können. Damit kann ein späterer Zugriff über diese Schlüsselinformation zu 100% sichergestellt werden.
Textrecherche-Archiv: Falls Sie eher Texte scannen, arbeiten Sie vorzugsweise mit der OCR-Erkennung und der Volltextindizierung von Archivista. Achten Sie bei der OCR-Erkennung darauf, dass den Seiten die richtigen Sprachensets zugeordnet werden. Kritische Umlaute werden dabei weit besser erkannt und mit den umfangreichen Wörterbüchern können exzellente Resultate erzielt werden.
Datenintegration von bestehenden Dokumenten: Dateien, die bereits in digitaler Form vorliegen, können Sie direkt nach WebDMS hochladen oder über den Freigabepfad der ArchivistaBox erfassen. Ebenfalls möglich ist es, digitale Informationen (z.B. Webpages), die nicht als Datei vorliegen über den virtuellen Drucker der ArchivistaBox zu erfassen. Mehr Informationen finden Sie unter 24.7.
Die Datensicherung ist und bleibt ein ganz zentraler Punkt bei einem jeden DMS. Die ArchivistaBox bietet vielfältige Möglichkeiten, die Daten zu sichern. Im einzelnen sind dies: a) Sicherung auf USB-Platte oder übers Netzwerk, b) Erstellen von Archivdatenträgern (CDR/M-Disk) sowie c) Publizieren von Archivien.