Doch wie können wir Dokumente langfristig und sicher erhalten? Warum eignen sich Quellformate (z.B. Word-Dateien) dazu nicht und warum sollten wir selbst bei PDF-Dokumenten, obwohl sie als 'Portable Document Format' angepriesen werden, nicht als solche belassen? Ganz einfach, weil wir dazu mächtige Programme benötigen, um die Information anzeigen zu können. All diese Dokumente enthalten Schriftzeichen, mehr oder minder exotische Schriften, z.T. ausführbaren Code sowie Grafiken, die bei der Darstellung mit viel Rechenpower auf den Bildschirm gezaubert werden.
Das alles kann massiv vereinfacht werden, wenn wir statt der Quell- eine Bild-Datei erstellen. Die Bilddatei hält fotografisch fest, was zu einem bestimmten Zeitpunkt war und kann wesentlich einfacher am Bildschirm dargestellt werden. Wir von Archivista GmbH sprechen dabei vom virtuellen Drucken, weil wir im Prinzip nichts anderes machen, als Dateien zu drucken, nur dass diese nicht auf dem Drucker landen, sondern als Bild-Dateien in Archivista.
Nachfolgend möchte ich zusammen mit Archivista genau diesen Weg aufzeigen, damit wir die Dokumente eben nicht mehr in globo ausdrucken, ablegen und wieder scannen müssen. Selbstverständlich können Sie aber auch Dokumente publizieren, die in Papierform vorliegen, indem Sie diese scannen; das nachfolgende Tutorial widmet sich aber ausschliesslich Dokumenten, die bereits auf dem Computer vorliegen.
Die obengenannten Punkte treffen natürlich nicht nur auf die Publishing-Edition von Archivista zu, sondern auf sämtliche Archive, mit oder ohne Archivista. Wir sollten uns diese Ausführungen auch vor Augen halten, wenn wir später beim Importieren von Dokumenten an das eine oder andere Problem stossen. Sie dürfen davon ausgehen, dass ein bereits heute existierendes Konvertierungsproblem in zehn Jahren massiv verschärft auftreten wird. In diesem Sinne wünsche ich viel Spass mit dem nachfolgenden Tutorial.