Mit der ArchivistaBox 2008/III (und aufwärts) kann nicht nur das Anmelden sowie die Aktenauswahl automatisiert ablaufen, sondern der gesamte WebDMS fremdgesteuert werden. D.h. es ist neu möglich, den WebDMS über eine andere (Web)-Anwendung 'fernzusteuern'. Dabei muss diese Anwendung zunächst eine Verbindung zum WebDMS aufbauen (siehe 30.1). Danach kann die Applikation sämtliche Funktionen des WebDMSs aufrufen, die auch im 'manuellen' Betrieb zur Verfügung stehen.
Dabei stehen sämtliche Editier-Funktionen zur Verfügung. Es können Akten gelöscht werden, es besteht die Möglichkeit zu scannen und auch die Verschlagwortung kann automatisiert werden. Für das weitere Verständnis des externen Zugriffs ist wichtig, die verschiedenen Formulare (Haupt-/Seitenansicht) sowie Ansichten (Anzeigen, Suchen oder Editieren) zu kennen, da nicht sämtliche Befehle in sämtlichen Ansichten verfügbar sind.
Der WebDMS verfügt über zwei Formulare (Ansichten): Haupt- (go_main)
und Seitenansicht (go_page). In diesen beiden Formularen gibt es drei
verschiedene Modi (Zustände): Dokumente anzeigen (go_view), suchen
(go_search) und Editieren (go_edit). Bevor die einzelnen Befehle
beschrieben werden, seien diese verschiedenen Formularansichten hier kurz
dargestellt.