Office365 mit Version 2023/IV

Neue Mail-Schnittstelle für die Microsoft-Cloud

Egg, 25. April 2023: Ende des vergangenen Jahres schaltete Microsoft die standardkonforme IMAP-Anmeldung bei allen Office365-Diensten ab. Damit war das bisherige Mail-Modul nicht mehr in der Lage, Mails aus der Microsoft-Cloud zu archivieren. Mit der Version 2023/IV steht neu eine spezifisch für die Microsoft-Cloud entwickelte Schnittstelle zur Verfügung. Das neue Modul O365 kann ab sofort bestellt und implementiert werden.

Vorbemerkung: Marktmacht contra Standards

Wo würde die Welt heute ohne das Internet stehen? Zunächst: Diese Frage sei rein technischer Art gestellt, ob die Welt Insta und Co braucht, darum soll es hier explizit nicht gehen. Wahrscheinlich wäre die Situation in etwa so wie sie sich vor 30 Jahren darstellte. Damals gab es einige Dienstleister, mit denen es möglich war, gegen happige Gebühren ein paar Datenblöcke von A nach B zu senden. Oder wie es ein heise-Artikel von 2021 schön zusammenfasst: “Die Bedienung war kompliziert, der Preis pro Stunde hoch”.

Kurz und gut, erst das Internet brachte uns jene (fast) grenzenlose Kommunikation, die wir heute als selbstverständlich erachten. Damit dies möglich ist, dafür braucht es Protokolle (Normen). Ohne diese wäre es unmöglich, miteinander zu kommunizieren. Mit diesen kann sich im Prinzip jede/r mit etwas Technikaffinität (und etwas Hardware) einklinken.

Gerade das Faktum, dass das Internet keinen zentralen Schalthebel kennt, sorgt dafür, dass das Netz ohne Hürden für Alle zugänglich ist und bleibt. Eine solche Dezentralisierung steht im Spannungsverhältnis zu den grossen Tech-Playern. Wenn es nach Facebook ginge, dann bräuchte es nur Facbook oder WhatsApp (Hauptsache es bleibt in der Familie), wenn es nach Google ginge, dann braucht es auch keine zweite Suchmaschine, denn mit einem Quasi-Monopol kann Google die Werbung natürlich zu deutlich höheren Konditionen vermarkten, als wenn es auf dem Markt mehrere Suchmaschinen mit einer gewissen Verbreitung gäbe.

Und wäre es nach dem Willen von Microsoft gegangen, dann hätte das Krebsgeschwür Linux dringend ganz und gar eliminiert werden müssen. Und seitdem klar ist, dass das Monopol Windows keines mehr ist, wird kräftig daran gearbeitet, den Markt mit den Cloud-Produkten zu durchdringen. Dazu gehört denn auch zuweilen, gängige Internet-Protokolle “abzuschiessen”.

Und darum ist es seit einigen Monaten nicht mehr möglich, mit dem Mail-Protokoll IMAP auf die Office365-Dienste im Businessbereich zuzugreifen. Kleine Nebenbemerkung: Bei Konten, die über hotmail.com, outloook.com etc. laufen, bei diesen Konten ist der Zugriff über IMAP weiterhin problemlos möglich. Das Argument von Microsoft, es ginge um Sicherheit, ist deshalb vorgeschoben, weil würde es um Sicherheit gehen, dann müsste diese zunächst bei hotmail.com oder outlook.com aktiviert werden.

Nüchtern betrachtet dürfte es einfach so sein, je mehr es den grossen Playern gelingt, Kunden so zu “betten”, dass keine Standards verwendet werden, desto länger werden diese bei den Cloud-Diensten “hängenbleiben”. Dies aus dem einfachen Grund, dass der Migrationsaufwand derart hoch gehalten wird, dass ein Wechsel nur mit grossem Aufwand machbar ist, wenn überhaupt.

Standardkonforme Mail-Dienste nach wie vor gefragt

Nachdem sich im letzten November/Dezember abzeichnete, dass Microsoft den IMAP-Zugriff “kapern” wird, wurden viele Gespräche mit Kunden geführt. Jene, welche bereits die Cloud-Dienste von Microsoft nutzen, sahen im Abschalten des IMAP-Protokolls kaum ein Problem. Der andere Teil der Kunden, diejenigen, welche keine Microsoft-Maildienste in Anspruch nehmen, gab an, dass ein Wechsel zu Microsoft kein Thema darstelle. Es gäbe letztlich viele gute lokale Mail-Dienstleister. Die Administration dieser Dienste sei auch für Nicht-Informatiker/innen durchaus machbar.

Daraus ergab sich, dass die bisherige Mail-Archivierung zu 100% weiterhin auf dem Markt bleiben sollte. Die Mail-Archivierung über das IMAP-Protokoll bietet ein hohes Mass an Flexibilität, weil damit alle gängigen Mail-Dienstleister eingebunden werden können.

O365-Modul für Microsoft-Kunden

Jedoch, jener Teil der Kunden, welcher die Mail-Dienste über die Microsoft-Cloud hosten lässt, für jene Kunden wäre eine weitere Archivierung der Mails nur über mühsame Umwege möglich gewesen. Kurz und gut, einige Kunden baten geradezu um ein Office365-Mail-Modul.

Dieses Modul steht nun neu in der Version 2023/IV zur Verfügung. Die Implementierung erfolgte über Python3 bzw. das O365-Python-Modul. Damit die Mails über Office365 abgeholt werden können, sind die drei Parameter Tenant (eine Art Kundennummer), ClientID und ClientSecret über MicrosoftAzure zu erstellen. Ebenfalls müssen dort die korrekten Rechte gesetzt werden, damit das O365-Modul der ArchivistaBox auf die entsprechenden Mail-Konten zugreifen kann.

Des weiteren gibt es in WebAdmin bei der Mail-Archivierung das Feld ‘Anzahl Mails (Office 365)’. Damit kann der Default-Wert von 25 Mails, die pro Aufruf standardmässig ausgeliefert werden, so erhöht werden, dass die Mails auch innert nützlicher Frist archiviert werden können.

Lizenzierung und Einrichten O365-Modul

Das O365-Modul der ArchivistaBox steht als Alternative zum Mail-Modul für alle Kunden zur Verfügung, welche Mails aus den Microsoft-Cloud-Diensten heraus zur ArchivistaBox archivieren bzw. darüber auch bewirtschaften möchten. Der Preis des O365-Moduls ist höher angesiedelt als beim Mail-Modul. Dafür verantwortlich ist letztlich ein doch hoher Aufwand bei der Entwicklung. Kunden, welche bereits das Mail-Modul im Einsatz haben, können mit 50% Preisnachlass zum O365-Modul wechseln (das bisherige Mail-Modul wird dabei deaktiviert). Die aktuellen Preise des Moduls O365 finden sich in unserem Web-Shop.

Für das Einrichten der O365-Archivierung ist ein kompetenter Partner notwendig, welcher in der Lage sein muss, die korrekten Rechte und die passenden Schlüssel (Tenant, ClientID, ClientSecret) zu den zu verwendenden Mail-Konten zu generieren. Ebenfalls ist anzuführen, dass das O365-Modul zwingend die Verfügbarkeit offengelegter Schnittstellen seitens Microsoft bzw. des Python3-Moduls O365 bedingt.

Um zu testen, ob über die ArchivistaBox die Mails verarbeitet werden können, kann das nachfolgende Skript aufgerufen mit ‘python3 mailtest.py’ aufgerufen werden:

#!/usr/bin/python3
from O365 import Account, Connection, MSGraphProtocol
from O365.mailbox import MailBox
from O365.message import Message
client_id = 'xxxx'
client_secret = 'yyyy'
tenant = 'zzzz'
credentials = (client_id,client_secret)
account = Account(credentials, auth_flow_type='credentials',
tenant_id=tenant)
if account.authenticate():
  print('Authenticated!')
  mailbox = account.mailbox('test@mymail.ch')
  print(mailbox)
  inbox = mailbox.inbox_folder()
  print(inbox)
  for message in inbox.get_messages():
    print(message)
    break

Die korrekten Angaben sind bei ‘test@mymail.ch’, ‘xxxx’, ‘yyyy’ und ‘zzzz’ einzutragen. Sofern der Zugriff möglich ist, wird der Titel (Subject) der ersten Mailnachricht ausgegeben.

Bonus: Zugriffslink aus beliebigem Dokument

Dank eines kleinen Kundenprojektes ist es in Version 2023/IV möglich, direkt aus jeder Akte einen Direktlink auf diese zu erstellen. Der Zugriffslink wird über WebAdmin bzw. dort bei ‘Archiv verwalten’ eingerichtet:

Bei DNS-Name für API-Aufruf ist entweder die IP-Adresse der ArchivistaBox (http:// oder https:// voranstehend) einzugeben. Sofern die ArchivistaBox über einen öffentlichen Domänennamen (d.h. im Internet im Zugriff steht), ist bei DNS-Name die entsprechende Domäne anzugeben (Beispiel: https://archivistaimnetz.ch).

Beim ‘Titelfeld für API-Link’ ist das gewünschte Feld einzutragen welches zum Dokument als Titel erscheinen soll. Wird das Titelfeld leer gelassen, so wird immer ‘Aktennummer: Titelinhalt’ verwendet. Nachdem der Zugriffslink eingerichtet wurde, können die entsprechenden Links direkt in WebDMS mit ‘Ctrl+C’ erstellt werden. Nun wird ‘Ctrl+C’ zuweilen auch verwendet, um einen markierten Teil eines Bereichs aus WebDMS herauszukopieren. Daher funktioniert das Erstellen des Zugriffslinks nur, wenn in WebDMS der Reiter ‘Ansicht’ aktiviert ist.

Ist dies der Fall, so wird mit ‘Ctrl+C’ der entsprechende Link in die Zwischenablage kopiert und der Link kann mit ‘Ctrl+V’ bzw. ‘Einfügen’ in eine andere Akte eingefügt werden. Nachfolgend ein Beispiel eines solchen Links:

viastockalperhd.mp4
https://192.168.0.233/perl/avclient/index.pl?target=new&go=8441

Mit Kopieren der zweiten Zeile (nach einer Anmeldung in WebDMS!!!) in der Navigationszeile, kann direkt das entsprechende Dokument zur Ansicht aufgerufen werden. Gerade bei Archiven, die im Internet öffentlich zugänglich sind, können so bequem (z.B. über einen Newsletter) interessante Dokumente in einer Zusammenstellung präsentiert werden.

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