ArchivistaCommunity@Cloud, Mini & Evaluation

Pfaffhausen, 19. April 2013: Ab sofort bieten wir mit ArchivistaCommunity ein kostenloses Dokumenten-Management (DMS) in der Cloud an. ArchivistaMini wird neu ohne X-Server ausgeliefert. Damit reduziert sich die ISO-Datei markant auf noch 72 MBytes. Mit ArchivistaEvaluation stehen neu ebenfalls Test-Versionen für Business-Kunden zur Verfügung. Der nachfolgende Blog zeigt auf, wie die neuen Angebote im Detail aussehen.

ArchivistaCommunity: DMS (Dokumenten-Management) in der Cloud

Die Voraussetzungen für den Einsatz von ArchivistaCommunity in der Cloud sind plus/minus die gleichen wie bei der bisherigen ArchivistaBox Community, nur dass neu weder eine postalische Registrierung noch eine CD bezogen werden muss. Das Angebot richtet sich wie bisher an Privat-User. Nach wie vor können 20’000 Dokumente verarbeitet werden, einzig die Anzahl Seiten ist neu auf 50’000 (bisher 100’000) limitiert. Damit können mit der neuen ArchivistaBox Community bis zu 100 Bundesordner verwaltet werden. Die ArchivistaBox Community in der Cloud verfügt neu über eine bessere Texterkennung (OCR). Derzeit stehen WebClient und WebAdmin zur Verfügung. Und auf vielfachen Wunsch steht in der ArchivistaBox Community ab sofort auch das Handbuch wieder zur Verfügung.

Wir sind uns bewusst, dass wir mit ArchivistaBox Community in der Cloud zum Provider werden. Wir werden daher auch in Zukunft nicht darum herumkommen, alle Benutzer/innen zu identifizieren. Selbstverständlich ist der Einsatz von ArchivistaBox Community so zu verstehen, dass keine Inhalte hochgeladen werden dürfen, die gegen irgendwelche Gesetzesbestimmungen verstossen sollte(n). Dafür hat der Community-User persönlich einzustehen. Jeder Community-User erhält nach der erfolgreichen Registrierung eine eigene Datenbank sowie ein passwortgeschütztes Konto. Die Zugangsdaten als auch die hinterlegten Dokumente sind privater Natur.

Die ArchivistaBox Community in der Cloud wird mit ArchivistaVM-Clustern realisiert. Dies bedeutet, dass alle Daten redundant auf jeweils zwei Rechnern in dreifacher Ausführung gespeichert werden. Einmal täglich werden die Daten auf eine externe Festplatte gesichert., dabei entsteht ein Unterbruch von ca. 30 Sekunden. In der übrigen Zeit steht die ArchivistaBox Community als DMS-Lösung zum Arbeiten bereit. Allerdings besteht kein Anspruch auf eine garantierte Verfügbarkeit, dies kann im Rahmen eines kostenlosen Dienstes nicht gewährleistet werden.

Hochgeladene Daten können jederzeit wieder lokal gespeichert werden. Weiter ist es möglich, eine Auswahl (mehrere Dokumente) als PDF-Datei gesamthaft zu extrahieren. Die neue ArchivistaBox Community kann bei Bedarf in eine ArchivistaBox mit Support überführt werden. Selbstverständlich können hochgeladene Dokumente auch wieder gelöscht werden. Individualisierte Jobs für Datensicherungen können im Auftragsverhältnis realisiert werden, dabei ist einmalig eine Gebühr (minimal 1/4 Stunde Support) zu erwerben.

ArchivistaCommunity in der Cloud ist ausschliesslich für den privaten Gebrauch bestimmt. Archivista GmbH behält sich daher das Recht vor, bei Verstössen gegen die Private-Use-Regel den Zugang zur ArchivistaBox Community zu sperren. Im Unterschied zu ArchivistaMini, wo weiterhin eine postalische Registrierung notwendig ist, ist dies bei der ArchivistaBox Community in der Cloud nicht mehr der Fall.

Archivista GmbH gewährt Dritten keinen Zugriff auf die Daten. Die ArchivistaBox Community in der Cloud ist durch eine hardwarebasierte Firewall gegen mutwillige Angriffe abgesichert, einen 100% Schutz gegen Hacking gibt es bei öffentlich zugänglichen Servern aber nicht. All unsere Server stehen in der Schweiz, dementsprechend unterstehen die Daten inkl. die ArchivistaBox Community als Dienst Schweizer Recht. Derzeit steht die initiale Version zur Vergüung; in der nächsten Zeit werden wir schrittweise weitere Funiktionen zur Verfügung stellen.

ArchivistaMini: KVM-Server für Virtualisierung mit 72 MByte

Zugegeben, es gibt mittlerweile viele Lösungen für die Virtualisierung. Aber keine andere Lösung ist derart schlank wie ArchivistaMini. Privat-User werden ArchivistaMini daher schätzen lernen, denn wo sonst gibt es einen Server für die Virtualisierung mit 72 MByte, der noch nicht einmal installiert werden muss. ArchivistaMini benötigt (im Unterschied zu früher) keine X-Server kompatible Grafikkarte mehr. CD oder Stick einlegen, ArchivistaMini hochfahren und mit Web-Browser Instanzen verwalten; einfacher geht Virtualisierung nicht.

ArchivistaEvaluation: Test-Lizenzen nach Mass

Neu können wir mit ArchivistaEvaluation Test-Umgebungen nach Mass anbieten. Schildern Sie uns Ihre Anforderungen und wir werden Ihnen für eine begrenzte Zeit eine voll ausgestattete ArchivistaBox auf unseren Servern zur Verfügung stellen. Dieses Angebot steht ausschliesslich für Firmen, die öffentliche Hand und/oder Institutionen zur Verfügung. Alternativ können Sie die gesamte Hardware-Palette auch in unserem Demo-Center begutachten.

Hinweise für bisherige Community-User

An dieser Stelle sei all jenen Community-Usern gedankt, welche in den letzten Monaten Kontakt mit uns aufgenommen haben. Wir bedauern, dass wir nicht alle Anfragen beantworten konnten bzw. können — letztlich war/ist die Anzahl der Meldungen zu hoch. Auch wenn Archivista Community mit der Cloud-Lösung nochmals eine wesentliche Änderung erfährt, so denke ich doch, dass die neue Lösung für die grosse Mehrheit eine erhebliche Erleichterung darstellen wird. Niemand braucht mehr einen eigenen Rechner für Archivista Community, die Dokumente sind überall verfügbar und selbst bei der Texterkennung gibt es genau jene Qualität, welche die Business-User auch erhalten (bis hin zu durchsuchbaren PDF-Dateien, was absolut einmalig ist).

Sollte jemand an der alten Community-Version mehr Gefallen gefunden haben, die neue Lösung auf den ersten Blick nicht verwenden wollen, so sei an dieser Stelle angefügt, dass es unmöglich ist, alle Wünsche zu erfüllen. Ich würde aber dennoch anregen wollen, die neue Lösung zunächst mal zu testen. Im weiteren bitte ich um Sorry, wir können kostenlose Dienste nur anbieten, solange der Aufwand ein ertägliches Mass nicht überschreitet, und genau dies war (aus in diesem Blog bereits angeführten Gründen) nicht mehr der Fall.

Weiter ist es so, dass die Sourcen der Module ArchivistaDMS, ArchivistaERP und ArchivistaVM im Umfang der Community-Version der GPLv2-Lizenz unterstehen. Falls jemand das weitere Pflegen dieser Module (z.B. als Debian-Pakete) übernehmen mag, so stehen die Quelltexte zum Download bereit. Auch wenn ich es mittlerweile leid bin, so muss ich hier anfügen, dass der Quelltext (bzw. die GPL-Lizenz) nicht dazu berechtigt, den Brand Archivista in irgendeiner Form zu verwenden. Doch lassen wir dies, ich wünsche all jenen, welche Gefallen an der neuen ArchivistaBox Community finden, viel Spass.

Urs Pfister, Archivista GmbH