Schweiz: Bundesrat verlangt ab 2016 E-Rechnungen

Egg, 31.10.2014: Erbringen Sie Aufträge gegenüber der Schweizerischen Eidgenossenschaft (Bund)? Wenn ja, haben Sie in den letzten Tagen Post erhatlen**. Darin werden Sie eingeladen, Rechnungen gegenüber dem Bund elektronisch zu erstellen. Dieser Blog geht der Frage nach, ob dies sinnvoll ist, welche Konsequenzen sich für KMU-Firmen ergeben bzw. inwiefern ArchivistaDMS und ArchivistaERP von den Änderungen betroffen sind bzw. was heute und in naher Zukunft zu erwarten ist.

Worum geht es bei E-Rechnungen?

Wenn zwei Parteien miteinander geschäften, wird in aller Regel eine Partei eine Leistung erbringen, und die andere Partei dafür einen Betrag erhalten wollen. Um die Forderung zu begründen, genügt es an sich, dass die Leistung erbracht wurde, in diesem Sinne ist es nicht zwingend notwendig, dass überhaupt eine Rechnung erstellt wird. Alle Unternehmen in der Schweiz (genau genommen ab einem Umsatz ab sFr. 500''000.–, darünter genügt eine "Milchbüchleinrechnung") sind verpflichtet, eine ordnungsgemässe Buchhaltung zu führen. Dies bedingt, dass für die erbrachten Leistungen eine Rechnung zu erstellen ist, welche danach in aller Regel während 10 Jahren aufbewahrt werden muss.

Seit weit mehr als 10 Jahren hat der Gesetzgeber festgelegt, dass dafür nicht nur Unterlagen in Papierform, sondern ebenfalls elektronische Unterlagen zulässig sind. Derartig aufbewahrte Unterlagen können auf nicht wiederbeschreibbare Medien oder auf veränderbaren Datenträgern gesichert werden, wobei (bei zweitem) Verfahren zur Anwendung gelangen, "welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren)." (siehe GeBüV Art. 9 Abs. 1 lit. b). Nun haben sich derartige Lösungen bisher nicht durgesetzt, weil die Anschaffung bzw. der Betrieb mit nicht unwesentlichen Kostenfaktoren verbunden ist. Aus diesem Grunde hat z.B. die europäische Gesetzgebung den im Jahre 2001 eingeführten Zwang zur Signatur im Jahre 2010 wieder gestrichen, siehe dazu den früheren Blog 'Signaturlösungen mit Ablaufdatum'.

SuisseID trotz Förderung des Bundes mit 17 Millionen ein Flop

In der Schweiz geht manches gemächlicher. Wo andere Signatur-Erlasse kappen, fördert der Bund noch im gleichen Jahr eine SuisseID mit 17 Millionen Franken. Trotzdem entwickelte sich die SuisseID zum veritablen Flop, Dies ist bei einem Preis von plus/minus minimal 100 Franken pro Jahr und umständlich zu installierenden Java-Applikationen für die Käuferschaft auch nicht verwunderlich. Viele haben die Lösung noch vor Ablauf der ersten drei Jahre wieder abgegeben, ebenso zogen sich Dienstleister frustriert zurück, siehe dazu (stellvertretend) den Artikel bei inside-it.ch.

Selbst innerhalb des Bundes ist die SuisseID kein Erfolg. Nach eigenen Angaben erreicht der Bund mittlerweile einen Anteil von mageren 14 Prozent an E-Rechnungen, trotz einer Förderung über 17 Millionen Franken. An sich wäre es daher an der Zeit gewesen, das Projekt SuisseID ersatzlos zu streichen oder dann dafür zu sorgen, dass zunächst einmal alle Unternehmen kostenfrei (und ohne technischen Hürden) mit einem einfachen System E-Rechnungen abwickeln können. Was macht der Bundesrat? Er lässt im Jahre 2013 eine "Studie" bei einer Privatperson (!) in Auftrag geben. Titel: "Die E-Rechnungen für die Bundesverwaltung — Nutzen, Voraussetzungen und Vorgehen für ein Obligatorium".

Darin empfiehlt ein Herr Koch (www.billentis.ch) denn auch die Einführung eines Zwangs zu E-Rechungen für Firmen ab 2016, obwohl selbst Herr Koch nur von einem bescheidenen Einsparungspotenzial für den Bund von max. 4 Millionen Franken ausgeht (siehe Seite 23). Wenn wir dem die "verförderten" 17 Millionen für die SuisseID entgegenstellen, dann wird bis zum Jahre 2020 für den Bund unter dem Strich ein Minus von minimal 1 Million Franken resultieren, dies unter der unrealistischen Annahme, dass ab 2016 alle Unternehmen ausschliesslich E-Rechnungen verschicken werden (was aufgrund der 5000-Franken-Regel, siehe unten, ohnehin nicht der Fall sein wird).

E-Rechnungen ja, aber bitte auswertbar und ohne Signaturzwang

Nun hat der Bundesrat (gestützt auf diese "Studie") gemäss Medienmitteilung am 8. Oktober 2014 beschlossen, dass die E-Rechnungen für alle Lieferanten zur Pflicht werden, sofern der Rechnungsbetrag sFr. 5000.– übersteigt. Da stellen sich doch Fragen: Hat der Bundesrat aus dem SuisseID-Debakel nichts gelernt? Hat der Bundesrat überhaupt nur einmal vage durchkalkuliert, welche Kosten die E-Rechnungen für die beteiligten Unternehmen zur Folge haben? Damit wir uns richtig verstehen, nichts gegen E-Rechnungen. Nur bringen die Signaturen an sicht nichts, denn ohne den Austasuch der Meta-Daten (und dafür bräuchte es Standards wie z.B. ZugFeRD) muss die signierte Rechnung trotzdem wieder manuell erfasst werden.

Die Signatur (à la SuisseID) stellt zunächst einmal hohe Anforderungen (Kosten, Technik, Zeit) an Rechnungssteller und Empfänger, wo dies gerade nicht notwendig ist. Der Leistungserbringer wird sich doch hüten, ungerechtfertige Posten in Rechnung zu stellen, weil sonst der Empfänger die Rechnung nicht bezahlen wird. Wenn Geschäftspartner Interesse an einem elektronischen Austausch haben, dann vielmehr jenen, dass die Abwicklung strukturiert und automatisiert erfolgen kann. Nur, dies erfolgt bei den heutigen Signatur-Lösungen eben gerade nicht. Da werden munter alle Dateitypen signiert, da werden haufenweise XML-Dateien beigepackt, von Standards für die Meta-Daten kann keine Rede sein. Zum Vergleich, bei ZugFeRD entsteht eine PDF-Datei, die Meta-Daten sind darin enthalten, die Rechnung kann von allen Beteiligten mit geringstem Aufwand betrachtet und maschinell verarbeitet werden.

In diesem Zusammenhang sei nochmals auf die "Studie" verweisen, wo mehrfach das Beispiel Dänemark erwähnt wird, wo ein solcher Zwang seit 2005 bestehte und sehr erfolgreich sei. Leider verschweigt der Autor, dass es in Dänemark die National IT and Telecom Agency (sprich der Staat) selber war, der vor dem Obligatorium eine Open Source Applikation (NemHandel) für die Abwicklung der E-Rechnungen bereitstellte, und dass sowohl Schnittstellen als auch die Sourcen zur freien Verfügung gestellt wurden. Was passiert in der Schweiz? Der Bund lässt eine weitere Studie (Rechtsgutachten) in Auftrag geben, die zum Schluss kommt, die Abgabe der Sourcen einer vom Staat entwickelten Software verstosse gegen die Verfassung, sofern nicht hoheitliche Aufgaben wahrgenommen würden bzw. eine Ermächtigung per Gesetz vorliege. Ich würde hier eine weitere Studie anregen wollen, eine, die festhält, dass bei 50% weniger Studien kein unzulässiges Handeln des Staates vorliegt.

Kurz und gut, in der derzeitgen Form wird die Einführung von E-Rechnungen weder für den Bund noch für die KMU-Firmen dazu beitragen, Kosten zu senken — diese werden gegenteilig deutlich höher ausfallen. Das dem so ist, dem widerspricht nicht eimal die beim Bund zuständige Person Simon Zbinden. In seinem Referat anlässlig des SwissDigin-Forums am 18. Juni 2014 wird als Beispiel eine Gemeinde aus dem Berner Seeland herangezogen. Im entsprechenden Referat weist er dort ca. sFr. 10.– externe Kosten pro erstellte E-Rechnung aus (siehe explizit Seite 14). Unter externen Kosten sind jene zu verstehen, welche diese Gemeinde aktuell (Jahr 2013) aufwendet, damit der (elektronische!) Transportweg sichergestellt ist. Zum Vergleich, der B-Post-Brief kostet 0.85 Franken, womit die E-Rechnung derzeit elfmal teurer gegenüber dem Brief ist.

Herr Zbinden ist Ansprechpartner für die vom Bundesrat versandte Medienmitteilung. Auf dieser Homepage wird ohne Link, aber im Text nach www.e-rechnung.admin.ch verwiesen. Diese Homepage begrüsst einem vielsagend mit zwei Links Bundesrat verlangt von seinen Lieferanten ab 2016 E-Rechnungen sowie Sie möchten der Bundesverwaltung elektronisch Rechnung stellen. Ja was jetzt? Muss ich jetzt oder darf ich nicht mögen? Darf ich noch nicht oder muss ich sowieso? Ein Klick beim zweiten Link, und schon steht da (Zitat!): "E-Rechnung — ja, klar!". Nichts ist klar, ein mühsammes Suchen nach Informationen querfeldein beginnt. Und dabei finden sich viele Werbe-Videos, laut denen alles viel viel einfacher wird. Nur wäre es einfach, müsste ich nicht — weder suchen noch e-rechnen!

Der erlösende Satz unter http://www.e-rechnung.admin.ch/d/PDF.php

Nach etlichen Stunden Surfens ist endlich der entscheidende Satz gefunden "Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist diese Dienstleistung kostenlos". Nach einer weiteren Viertelstunde (bzw. einer Registrierung bei https://www.billexco.com) hätte ich nun endlich meine erste PDF-Rechnung an eine Bundesbehörde zustellen können. Am liebsten hätte ich eine Rechnung für intransparente Kommunikation direkt an den Bundesrat gesandt, immerhin, die Geschäftsbeziehung hätte ich nun ja:

Bleibt zu hoffen, dass die Kommunikation bis zum Start 2016 besser funktioniert! Ob es mir mit dem kostenlosen Tool möglich sein wird, eine Rechnung für 85 Rappen hochzuladen, wird sich zeigen. Immerhin schlägt diese Lösung alle anderen Anbieter (PostFinance wie QuoVadis) um viele viele Längen, indem sie für den Zwang zur E-Rechnung zumindest eine kostentechnisch und technologisch pragmatische Lösung bereitstellt. Und doch, die Lösung bleibt infolge des Zwangs zur Signatur umständlich.

Welche Konsequenzen ergeben sich für KMU-Firmen?

Für eine KMU-Firma, die einige Dutzend Rechnungen an Bundesbehörden verschickt, dürfte (zumindest solange die kostenfreie Lösung zur Verfügung steht) der Aufwand einigermassen erträglich sein, letztlich reicht dazu die kostenfreie Registrierung bei https://www.billexco.com. Für unser Unternehmen bedeutete das Zusammentragen der Informationen einen langen Abend und einen nicht minder langen Morgen an Arbeit. Dazu begetragen haben eine sehr unglückliche Kommunikation des Bundes, fehlende Direkt-Links sowie erst in einer Unterseite vorhandene versteckte Links, die letztlich zum kostenfreien Angebot führten (wäre toll gewesen, wenn dies im eingangs erwähnten Schreiben** gestanden hätte). Möge dieser Blog dazu beitragen, dass klar wird, was vom Bund nicht klar kommunziert wurde bzw. wird.

Welche Konsequenzen ergeben sich für ArchivistaDMS?

Witzigerweise erhalten wir immer wieder Anfragen, ob wir zu allen Gesetzen kompatibel sind bzw. elektronische Rechnungen verarbeiten könnten? Zunächst: ArchivistaDMS erfüllt sämtliche Schweizer Gesetze für die Archivierung von Belegen, sowohl von gescannten wie auch von elektronischen Dokumenten. Weiter kann ArchivistaDMS problemlos signierte Rechnungen rechtskonform archivieren. Wichtig hier: Die erforderlichen Schlüssel müssen beim Erzeugen der Rechnung in der ERP-Software erstellt werden, ansonsten die Rechnung zwar elektronisch archiviert werden kann, nicht aber z.B. der Vorsteuerabzug bei der MwSt-Abrechnung geltend gemacht werden kann.

Welche Konsequenzen ergeben sich für ArchivistaERP?

Unsere ERP-Lösung erfüllt derzeit das Fakturieren mit ESR-Belegen. Damit lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erreichen, indem die Zahlungseingänge per ESR-Datensatz verarbeitet werden können. Selbstverständlich beobachten wir den Markt sowohl um die SuisseID als auch um ZugFeRD aktiv. Bei letzterem gilt es abzuwarten, ob es sich durchsetzt, bei der SuisseID sehen wir für alle Beteiligten nur Kosten, und eine bessere Sicherheit im Umgang mit E-Rechnungen bietet dieses System eben gerade nicht, denn die Lesbarkeit der signierten Daten wird weder überprüft noch ist sichergestellt, dass signierte Rechnungen später lesbar sind.

** Ein entsprechendes Schreiben eines Bundesamtes, dass E-Rechnungen "erwünscht" sind, liegt uns vor.