ArchivistaBox 2019/XII: Multimediale Inhalte und mehr
Egg, 6. Dezember 2019: Mit dem Release 2019/XII können neu auch Musikdateien und Videos archiviert werden. Weiter erhält ArchivistaDMS für die Navigation zahlreiche neue Optionen. Abgerundet wird die Version 2019/XI von neuen Editionen für selbstragende Archive sowie einem bequemem Überprüfen der Sicherungen direkt auf dem Desktop einer jeden ArchivistaBox.
ArchivistaDMS als Digital-Kamera für Schriftgut
ArchivistaDMS-Kunden erhalten mehr als ein webbasiertes Dokumenten-Management-System. Seit mehr als 20 Jahren bietet die Archivista-Lösung ein Datenhaltungskonzept für die Langzeit-Archivierung. Was heisst das? Alle Daten, welche in ArchivistaDMS abgelegt werden, werden on-the-fly gerastert, d.h. die Inhalte werden abfotografiert. Damit ist sichergestellt, dass alle Inhalte langfristig lesbar bleiben.
Ende des letzten Jahrtausends war das von den Datenmengen her nicht ganz einfach zu bewerkstelligen. Heute ist dies nicht mehr der Fall. Dazu ein Beispiel: 1 Mio Seiten (das sind immerhin ca. 2000 Ordner) benötigen in Schwarz/Weiss ca. 50 GByte Platz. Vor einigen Jahrzehnten waren entsprechende Datenträger derart teuer, dass die Seiten auf externe Medien (Stichwort CDR) ausgelagert wurden.
Heute passt selbst ein Vielfaches von 50 GByte auf kleine SD-Karten und Festplatten unter einigen Hundert GByte gibt es schon fast keine mehr. Selbst Festplatten im zweistelligen TByte-Bereich (10 TByte = 10024 GByte) sind heute für einige hundert Franken / Euro erhältlich.
Aus diesem Grund war es lange für bezahlbare DMS-Systeme sehr schwierig, Musik und Videos mit vertretbarem Aufwand zu archivieren. Den “alten” ArchivistaBoxen fehlte zudem auch der gesamte Multimedia-Unterbau, um entsprechende Dateien überhaupt verarbeiten zu können.
Exorbitante Datenmengen bei Ton und Film
Mit der neuen ArchivistaBox, die auf dem Open Source Desktop AVMultimedia beruht, stehen sämtliche Tools, die für multimediale Inhalte benötigt werden, zur Verfügung. Allerdings, die dabei anfallenden Datenmengen sind auch heute noch erheblich.
Eine Stunde Aufnahme in FullHD benötigt schnell einmal einige GByte an Daten. Dies ist weiter auch nicht verwunderlich, dann bei 3600 Sekunden pro Stunde und 30 Bildern pro Sekunde, ergeben sich 108’000 Farbbilder, die pro Stunde zu archivieren sind.
Filmmaterial in 4K-Auflösung (vierfache Auflösung von FullHD) benötigt benötigt pro Stunde irgendwo zwischen 6 und 20 GByte. Wie bereits oben ausgeführt, wer entsprechendes Material archivieren möchte bzw. muss, findet auf dem Markt kaum DMS-Lösungen. Vielmehr werden die Inhalte unstrukturiert in Ordnern und Dateien abgelegt.
ArchivistaDMS 2019/XII als neue Schaltzentrale
Ab der Version 2019/XII der ArchivistaBox können die entsprechenden Dateien bequem über ArchivistaDMS im Browser verwaltet, archiviert, durchsucht und auch wieder extrahiert werden.
Für eine bequeme Vorschau und das Durchsuchen werden dabei alle paar Sekunden Bilder extrahiert. Einmal, damit in ArchivistaDMS die Vorschau deutlich flinker erfolgen kann, als wenn das Material angeschaut werden müsste, weiter werden diese Bilder mittels OCR erfasst. Allfällig im Filmmaterial eingeblendete Texte stehen damit direkt für eine Volltextrechere zur Verfügung.
Zudem können die Materialen direkt auf einer jeden ArchivistaBox auch bearbeitet werden. Dabei stehen sämtliche Applikationen (beliebig erweiterbar) zur Verfügung, die auch auf dem Open Source Desktop AVMultimedia zur Verfügung stehen.
Erweiterte Navigation in ArchivistaDMS
ArchivistaDMS 2019/XII bietet für das bequeme Navigieren einen stark erweiterten Vorschau-Modus an, sowohl in der Haupt- als auch der Seitenansicht. Im neuen Vorschau-Modus können jederzeit mit dem Scrollrad der Maus weitere Akten geladen werden (analog zur bisherigen Tabellenansicht) und in der Seitenansicht kann mit den Scrollrad bequem durch die Seiten bzw. Bilder geblätter werden.
Ebenso erhält ArchivistaDMS neue Icons, die skalierbar sind (Stichwort SVG). Damit hebt sich ArchivistaDMS 2019/XII auch visuell von früheren Versionen ab.
Selbsttragende Archive und Datensicherung
Mit selbsttragenden Archiven kann eine ArchivistaBox für Dritte publiziert werden. Natürlich darf an dieser Stelle die Frage aufgeworfen werden, ob selbsttragende Archive bei der aktuellen Vernetzung von Computern noch einen Sinn ergibt, zumal ArchivistaDMS ja eine durch und durch webbasierte Lösung ist.
Dem darf entgegengesetzt werden, dass z.B. bei einer Revision Prüfstellen nur Zugriff auf die relevanten Daten benötigen. Treuhand-Firmen und Anwaltskanzleien schätzen es zudem, für ihre Mandanten jederzeit entsprechende Dossier-Archive erstellen zu können.
Derartige Archive sind mit einer jeden ArchivistaBox schnell erstellt und können neu deutlich einfacher hochgefahren werden, weil auch hier der neue Desktop der ArchivistaBox zur Verfügung steht (z.B. komfortables Einrichten im Netz mit DHCP und/oder WLAN).
Bei der Datensicherung besteht neu die Möglichkeit, Sicherungen jederzeit on-the-fly einzubinden, um die Daten live zu überprüfen. Bislang war dazu ein Neustart notwendig.
