25 Jahre Archivista: Visionär, damals wie heute

Egg, 10. Januar 2023: Für einmal erfolgt der Jahresrückblick erst im neuen Jahr. Über die Neuerungen unserer Lösungen geben die Blogs aus dem Jahre 2022 in aller Fülle Auskunft. An dieser Stelle möchte ich vielmehr einige Anmerkungen zur ArchivistaBox anführen. Immerhin wird die Archivista-Lösung im Jahre 2023 auf 25 Jahre Firmengeschichte zurückblicken können.

Was 1998 als Schriftgutarchiv den Anfang nahm…

Am Ende des letzten Jahrtausends zeichnete sich ab, dass die Computer in Zukunft über erhebliche Rechenkapazitäten und Speichermengen verfügen werden dürften. Digitale Archive waren damals — im besten Falle — die Domäne von mittleren oder grossen Firmen und Konzernen. KMU-Betriebe hatten plus/minus betrachtet das Nachsehen.

Dennoch zeichnete sich eine Digitalisierung der Daten ab. Zwar wurden fast alle Prozesse am Ende mit einem Ausdruck zu Papier gebracht. Jedoch, Belege und Dokumente konnten bereits damals mit vertretbarem Aufwand elektronisch gespeichert werden.

Einer der wichtigsten Gründe, warum Archivista das Licht der Welt erblickte, war, dass im Unterschied zu anderen Lösungen, sämtliche Belege virtuell abfotografiert wurden. In einem Testbericht einer damals bekannten Computerzeitschrift war gar die Rede davon, dass die Belege “eingemottet” würden.

Bestandesgarantie für Datenhaltung über Jahrzehnte

Immerhin, genau dank diesem Konzept ist es 25 Jahre später möglich, sämtliche archivierten Daten, uneingeschränkt und ohne Plugins verfügbar zu halten. Wer heute eine Word-Datei aus den 90er-Jahren des letzten Jahrhunderts öffnen möchte, kann nicht erwarten, dass z.B. die damaligen Zeichensätze korrekt dargestellt werden können.

Das “Abfotografieren” ermöglicht noch heute, dass die Ansicht der Dokumente in digitaler Form so gewährleistet werden kann, wie die Daten erfasst wurden. Das erscheint nicht besonders bahnbrechend zu sein. Jedoch, bei genauerer Betrachtungsweise, ist dies keineswegs selbstverständlich. Immerhin darf hier angemerkt werden, dass die ArchivistaBox Abwärtskompatiblität über mittlerweile 25 Jahre bietet. Und auch dies sei hier noch angeführt, über 25 Jahre bieten wir eine konstante Preis- und Produktepolitik an. Ein Blick in unser Web-Museum darf hier gerne als “Beweis” angeführt werden.

Über die letzten Jahre wurden die multimedialen Fähigkeiten der ArchivistaBox massiv ausgebaut und verfeinert. So lassen sich heute Lösungen mit der ArchivistaBox betreiben, bei denen nicht nur Millionen von Seiten archiviert werden können, sondern auch im gleichen Masse Audio- und Filmmaterial verwaltet werden können.

Autonome Lösungen bieten ein Plus an Sicherheit

Gerade die letzten Jahre zeigen gut und schön, Konstanz ist nicht primär ein Schwerpunkt der Informatikbranche. Lösungen und Technologien kommen und gehen. Was vor zehn Jahren noch undenkbar schien, wird heute als Standard betrachtet. Beispielsweise scheint es aktuell — selbst bei KMUs — nicht mehr zentral zu sein, ob eine Lösung autonom, d.h. ohne permanente Anbindung ans Internet, arbeitet.

Die benötigten Dienste finden sich heute weitverzweigt verteilt auf der ganzen Welt. So sehr die neuen Möglichkeiten ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen, sobald ein Rädchen im System nicht mehr läuft, stehen ganze Rechnerwelten — und damit auch sämtliche Lösungen, die darauf aufbauen — still.

Dabei müssen noch nicht einmal technische Mängel (sprich Bugs) ursächlich für Probleme verantwortlich sein. Aktuell ist unsere moderne Zivilgesellschaft an einem Punkt angelangt, wo selbst der “Saft” (sprich der verfügbare Strom) knapp wird. Strom als Gut kostet urplötzlich um Faktoren mehr. Niemand kann aktuell mit Sicherheit eine Aussage treffen, welche Auswirkungen eine allfällige akute Strommangellage auf unsere Wirtschaft bzw. Gesellschaft nach sich ziehen wird.

Eines erscheint jedoch klar. Lösungen, die für sich autark laufen, dürften in “unsicheren” Zeiten deutlich einfacher über die Runde kommen. Unsere ArchivistaBox-Systeme laufen selbst auf bescheidenster Hardware noch zügig und komplett unabhängig davon, ob das Internet stottert oder gar ausfällt.

Autarke Systeme laufen, auch wenn das Internet “absackt”

In den letzten Jahren konnte bzw. musste festgestellt werden, dass viele Softwarepakete nur noch im Zusammenspiel mit Diensten im Netz arbeiten. Die Flexiblität solcher Lösungen mag verlockend sein. Dennoch wurde bei der ArchivistaBox ganz bewusst darauf geachtet, dass unsere Lösungen für sich autonom arbeiten. Damit ist gewährleistet, dass die Lauffähigkeit und damit auch die Hohheit der Daten jederzeit bei den Kunden bleibt.

Die ArchivistaBox ist dabei derart einfach und ausfallsicher aufgebaut, dass der Betrieb auch für reine Anwender/innen problemlos möglich ist. Dadurch, dass die ArchivistaBox das darunterliegende Betriebssystem mit enthält, besteht eine Autonomie, die es nicht geben würde bzw. könnte, würde die ArchivistaBox als reine Softwarelösung ausgeliefert.

Think global, work local

Und auch dieser Aspekt soll hier kurz erwähnt werden, die gesamte Entwicklung der ArchivistaBox erfolgt in der Schweiz und sämtliche Technologien, welche dafür verwendet werden, wird mit Open Source Technologie realisiert.

Vor 20 Jahren wurde die Archivista-Lösung dafür mancherorts belächelt und der Konzern von Redmont sah in Open Source gar ein Krebsgeschwür, das es um jeden Preis zu verteufeln galt. Heute hat Open Source längst in allen Branchen und Lösungen Einzug gehalten.

Allerdings fragt sich dabei zuweilen, was von Open Source übrigbleibt, wenn die Dienste elementar mit (proprietären) Cloud-Diensten verzahnt sind. So sehr das Internet als Standard wertvolle Dienste leistet, so sehr werden darum herum Dienste aufgebaut, die weder transparent noch für sich alleine lauffähig sind.

Die ArchivistaBox dagegen läuft zunächst einmal als eigenständige Lösung. Dabei bietet die ArchivistaBox als vollkommen webbasierte Lösung den gleichen Komfort wie Cloud-Lösung, einfach lokal und weltweit global zugleich.

ArchivistaCloud kostenfrei für Alle

Das muss kein Widerspruch sein, wer sich über unseren Shop registriert, erhält direkt und jetzt gleich seine persönliche ArchivistaBox-Cloud-Instanz.

Nach der Registrierung stehen sowohl ArchivistaDMS als auch ArchivistaERP ohne jede weitere Verpflichtung zum Arbeiten bereit. Die Instanzen können sowohl zum Testen als auch zum produktiven Betrieb verwendet werden. Die maximale Grösse der Datenbank beträgt 20 GByte, pro Instanz kann jeweils ein/e Benutzer/in arbeiten.

Bliebe die Frage zu klären, gibt es ArchivistaCloud auch als kommerzielles Produkt? Die Antwort lautet Nein. Einmal gibt es nach unserer Auffassung genügend Dienstleister, welche virtuelle Server im Angebot haben und weiter fehlt uns dafür die Kapazität. Wir möchten unsere Ressourcen auch in Zukunft in das investieren, was wir am besten können, eine rundum perfekte ArchivistaBox zu produzieren.

An dieser Stelle danken möchte ich aber auch all unseren treuen Kunden, ohne die es die ArchivistaBox so nicht geben würde bzw. könnte. Der direkte Draht zu den Anwender/innen gehört mit zum wertvollsten Gut unserer Lösung. Diesen Austausch zu pflegen und zu leben, darauf freue ich mich heute und auch in Zukunft. In diesem Sinne, auf eine angenehme Zusammenarbeit über die nächsten 25 Jahre.

Gleichermassen sind alle jene, die noch keine ArchivistaBox im Einsatz haben, eingeladen in Kontakt mit uns zu treten. Sei dies im Rahmen eines OpenFridays, per Mail oder Telefon unter +41 44 350 05 60, eine jede Kontaktnahme ist immer herzlich willkommen.

Urs Pfister, Geschäftsführer Archivista GmbH