Elektronische PDF-Rechnungen ohne Signaturen

Egg, 23. August 2016: Bereits im Jahre 2014 beschäftige das Thema Elektronische Rechnungsstellung. Damals ging es um die Ankündigung, dass der Bund ab 1. Janaur 2016 elektronische Rechnungen von seinen Lieferanten verlangt, um damit die E-Rechnungen zu fördern. Mittlerweile ist das Jahr 2016 längst da. Zeit, um eine erste Bilanz zu ziehen.

Darum geht es bei der E-Rechnung

Mit der elektronsichen Rechnungsstellung (E-Rechnung) erfolgt kein Postversand bei der Rechnugsstellung mehr. Vielmehr tauschen Lieferant und Kunde die Rechnung elektronisch aus. Auf welchem Weg und Wie dies geschieht, kann zwischen den Vertragsparteien grundsätzlich frei vereinbart werden. Üblicherweise werden heutzutage PDF-Rechnungen zwischen Sender und Emfpänger ausgetauscht. Da die meisten Unternehmen die Mehrwertsteuer bei den Lieferantenrechnungen als Vorsteuer abziehen (effektive Mehrwertsteuer), verlangt die Eidg. Steuerverwaltung bislang bei den elektronsichen PDF-Rechnungen eine qualifizierte Signatur, damit die Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Bislang keine Kostenersparnis für KMUs

An sich müssten elektronisch versandte Rechnungen deutlich günstiger sein als der Versand von Papierrechnungen. Dies aber ist aktuell nicht der Fall. Aus diesem Grunde setzte sich der elektronische Versand von Rechnungen nicht durch. Um den E-Rechnungen auf die Sprünge zu helfen, führte der Bund per 1.1.2016 eine Pflicht zum Senden von E-Rechnungen für Lieferanten ein. Für kleinere bis mittlere Unternehmungen (KMUs) führt diese Pflicht zu einem deutlich höheren Aufwand, da sie entweder teure Softwaremodule nachrüsten, eine neue ERP-Lösung erwerben oder die Rechnungen manuell auf das Rechnungsportal des Bundes hochladen müssen. Kurz und gut, das Stellen von Rechnungen gegenüber dem Bund ist heute eher eine Qual, von der vielgepriesenen Kostensenkung kann keine Rede sein. Spät zwar, aber immerhin, hat dies auch die Politik erkannt.

Die Interpellation 16.3387 vom 7. Juni 2016

Der Nationalrat Fabio Regazzi hat am 7.  Juni 2016 eine Interpellation (Anfrage) mit dem folgenden Text eingereicht:

Ich bitte den Bundesrat um die Beantwortung der folgenden Fragen:

1. Stellt jeder elektronische Rechnungsversand eine elektronische Rechnung im Sinne des MWST-Rechts dar?

2. Was sind die Alternativen zur digitalen Signatur für den Nachweis des erfolgreichen Rechnungsversands?

3. Hält er die Ausarbeitung von klaren Leitlinien zur elektronischen Rechnung für sinnvoll, um Unsicherheit und Bürokratie entgegen zu wirken?

4. Inwiefern beabsichtigt er zur Stärkung des Schweizer Wirtschaftsplatzes die Anpassung des Schweizers an das internationale MWST-Recht?

Begründung der Interpellation (Originaltext)

Der Versand einer elektronischen Rechnung statt einer Papierrechnung ist mehrwertsteuerrechtlich erlaubt, sofern sie den Nachweis des Ursprungs, der Integrität und der Nichtabstreitbarkeit des Versands erbringen kann. Dies vermag eine elektronische Rechnung nach Praxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) nur dann eindeutig zu beweisen, wenn sie mit einer digitalen Signatur versehen ist. Bei elektronischen Rechnungen ohne digitale Signatur besteht zwar die Möglichkeit, mehrwertsteuerrechtliche Tatsachen (z.B. den Anspruch auf Vorsteuerabzug) mit weiteren Beweismitteln nachzuweisen (Grundsatz der Beweismittelfreiheit). In der Praxis ist aber unklar, welche Beweismittel dafür nötig sind. Unklar ist auch, ob jeder elektronische Rechnungsversand (z.B. eine per E-Mail versandte Kopie der Rechnung) eine elektronische Rechnung gemäss MWST-Recht ist.

Das Unternehmen trägt alle damit verbundenen Risiken (z.B. Verlust des Vorsteuerabzugs) und kann sich allenfalls gar strafbar machen. Um dieses Risiko zu vermeiden, bleibt ihm nur, die elektronische Rechnung mit einer digitalen Signatur zu versehen. Die Preise für digitale Signaturen sind aber derart hoch, dass der Kostenvorteil der elektronischen Rechnung zunichte gemacht wird. Entgegen dem ursprünglichen Ziel der elektronischen Rechnung bleiben Rechnungsversand und Mehrwertsteuereintreibung teuer und kompliziert.

Unsere Nachbarländer haben die Problematik erkannt. In Deutschland ist eine elektronische Rechnung bereits umsatzsteuerrechtskonform, wenn die Unternehmen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren bereitstellen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Die für Schweizer Unternehmen bestehende faktische Pflicht, jede elektronische Rechnung mit einer digitalen Signatur zu verknüpfen, schadet somit dem Wirtschaftsplatz Schweiz.

Antwort des Bundesrates vom 17. August 2016 (Originaltext)

1. Ja, sobald Daten und Informationen elektronisch übermittelt werden (z.B. PDF-Dokument per Mail), liegt eine elektronische Rechnung vor.

2. Mit dem Mehrwertsteuergesetz vom 12. Juni 2009 (MWSTG) wurde in Artikel 81 Absatz 3 das Prinzip der Beweismittelfreiheit eingeführt: Ein Nachweis darf nicht mehr vom Vorliegen eines bestimmten Beweismittels abhängig gemacht werden. Es ist auch möglich, mit andern Beweismitteln schlüssig Beweis zu führen. Damit wollte der Gesetzgeber bewusst eine Abkehr von fixen Beweisregeln und der Praxis einen wesentlich grösseren Spielraum bei der Berücksichtigung der Verhältnisse im Einzelfall einräumen. Bei elektronischen Rechnungen kann die Authentizität (Herkunft) und Integrität (Unversehrtheit) nicht nur mittels digitaler Signatur nachgewiesen werden. Weitere Beweismittel sind beispielsweise eine ordnungsgemässe Buchführung, Bestellunterlagen, Lieferscheine, Buchungssätze, Zahlungen oder ein innerbetriebliches Kontrollsystem (IKS), welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen elektronischer Rechnung und dazugehöriger Leistungserbringung schafft. Deren Beweiskraft ist im Einzelfall zu prüfen (freie Beweiswürdigung).

3. Die Beweismittelfreiheit bringt in der Verwaltungspraxis kaum Probleme mit sich. Aufgrund der Gesamtumstände können unsignierte elektronische Rechnungen (wie auch Rechnungskopien auf Papier) in der Regel problemlos anerkannt werden. Vorausgesetzt ist, dass eine ordnungsgemässe Buchführung vorliegt. Ein abschliessender Beweismittelkatalog kann hingegen nicht festgelegt werden; ein solcher würde der gesetzlich verankerten Beweismittelfreiheit widersprechen. Die ESTV prüft zurzeit im Gespräch mit der Schweizer Wirtschaft, wie die bestehenden Unsicherheiten bei den Unternehmen ausgeräumt werden können. Sie wird ihre diesbezügliche Kommunikation präzisieren und ausbauen. Die ESTV wird spätestens 2017 die diesbezüglichen Vorgaben der MWSTV prüfen und allfällige Anpassungen vornehmen.

4. Auch in der EU müssen die Authentizität und Integrität elektronischer Rechnungen gewährleistet sein. Das Erfordernis der digitalen Signatur aber wurde aufgehoben. Der Nachweis kann nun alternativ auch durch ein sog. innerbetriebliches Steuerungsverfahren (entspricht einem IKS) erbracht werden. Ausserdem sind in der EU die Anforderungen an Rechnungsstellung und -inhalt deutlich strenger als in der Schweiz. Damit ist die Schweizer Regelung, welche nebst einem IKS auch alle anderen Beweismittel zulässt, im Ergebnis liberaler als die EU-Regelung. Eine Adaption an die strengeren EU-Vorschriften wird daher vom Bundesrat zurzeit nicht angestrebt. Indes geht die Entwicklung bei den Steuerverfahren immer stärker in Richtung einer elektronischen Verarbeitung. Zudem wird die ESTV ihr Angebot an E-Government-Anwendungen in den nächsten Jahren weiter ausbauen, um für die Unternehmen Erleichterungen in den Steuerverfahren zu realisieren. Vor diesem Hintergrund wird zu prüfen sein, ob und wo sich die notwendigen Nachweise im Steuerverfahren auch auf andere Weise als mittels digitaler Signatur erbringen lassen, was heute noch nicht abschliessend beurteilt werden kann.

PDF-Rechnungen ohne Signatur zulässig

Der Bundesrat führt aus, dass gestützt auf das revidierte MwSt-Gesetz (Art. 81 Abs. 3) der Beweis frei erbracht werden kann, dass eine Rechnung stimmig ist. Dabei schreibt der Bundesrat (Zitat aus Antwort 3): "…können unsignierte elektronische Rechnungen (wie auch Rechnungskopien auf Papier) in der Regel problemlos anerkannt werden. Vorausgesetzt ist, dass eine ordnungsgemässe Buchführung vorliegt.". Diese Regelung sei im übrigen deutlich liberaler als die Lösung der EU, wo ein Nachweis nur mittels innerbetrieblichem Steuerungsverfahren (IKS) erbracht werden könne, ansonsten signierte PDF-Dateien vorliegen müssten.

Zwar ist die Interpellation noch nicht behandelt, doch lässt die Antwort des Bundesrates keinen Zweifel daran offen, dass die elektronische Rechnung ohne Signatur sowie die Papierrechnung dann zulässig ist, wenn eine ordnungsgemässe Buchhaltung geführt wird. Nun fragt sich allerdings, warum zwei Verordnungen zur Mehrwertsteuer bestehen, welche postulieren, eine PDF-Rechnung ohne Signatur sei unzulässig. Ferner lässt die Antwort 4 erahnen, dass der Bundesrat selber nicht ganz sicher ist, wie er die beiden Verordnungen 641.201.511 und 641.201.511.1 intepretieren soll bzw. will. Letztlich müsste der Bundesrat eingestehen, dass die beiden vom eidgenössischen Finanzdepartement erlassenen Verordnungen nutz- und sinnlos sind. Wer sich durch die Paragraphen wühlt, erkennt folgendes:

1. Die beiden Verordnungen stützen sich auf Art. 70 MwSt-Gesetz. Dort wird postuliert: "Die ESTV kann ausnahmsweise darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten erlassen, wenn dies für die ordnungsgemässe Erhebung der Mehrwertsteuer unerlässlich ist."

2. Ausnahmsweise hätte bedeutet, dass Aufzeichnungspflichten nur dann hätten festgelegt werden dürfen, wenn es sich um absolute Ausnahmen gehandelt hätte. Bei einer generellen Pflicht zur Signatur von PDF-Rechnungen kann keinesfalls von ausnahmsweise mehr die Rede sein.

3. Wenn der Bund aber gleichzeitig die E-Rechnungen fördern will bzw. gar eine Pflicht zum Versand von E-Rechnungen an den Bund postuliert, dann hätte er gleichzeitig auch diese beiden Verordnungen ausser Kraft setzen müssen, doch genau dies erfolgte nicht – aus welchen Gründen auch immer.

Kostenersparnis am Horizont sichtbar

Summa summarum bleibt übrig, dass E-Rechnungen, die von Lieferanten ohne Signatur zugestellt werden, sehr wohl mit der Vorsteuer abzugsfähig sind, sofern diese in der Buchhaltung korrekt erfasst sind. Im Umkehrschluss nicht zuteffend sein wird, dass die Vorsteuer auf nicht korrekt erfasste E-Rechnungen, die eine Signatur enthalten, gewährt würde. Kunden in der EU haben, sofern keine Signaturen verwendet werden, ein sogenanntes IKS zu führen, diese Pflicht besteht für Kunden in der Schweiz nicht.

Der Versand von E-Rechnung per Mail, ohne dass kostspielige Signaturverfahren, hat durchaus Potential. Dass es derzeit nicht vermeht angewandt wird, hat vorallem damit zu tun, dass bislang nicht oder nur unzutreffend informiert wurde, dass die Signaturen nicht notwendig sind. Daran ist (in der Schweiz) der Bund mitschuldig, indem zwei Verordnungen stehen gelassen werden, die gar nicht hätten erlassen dürfen und weiter dürfte es auch damit zu tun haben, dass es mitterweile eine ganze Softwarebranche gibt, welche derartige Lösungen verkauft.

Das soll Unternehmen aber nicht davon abhalten, den Versand von E-Rechnungen aufzugleisen. Für ArchivistaDMS und ArchivistaERP bedeutet dies, dass beide Produkte für derartige Abläufe bereits vorbereitet sind. ArchivistaDMS kann PDF-Dateien im Originalformat seit 2009 verwalten und ArchivitaERP ermöglicht mit dem direkten Versenden von Mails aus ArchivistaERP heraus in bequemer Art und Weise, E-Rechnungen zu versenden.