Tiefe Kosten ab dem 1. Jahr
Bevor Sie sich für eine ArchivistaBox entscheiden, möchten wir anhand einer Kostenrechnung aufzeigen, mit welchen Kosten Sie über 10 Jahre zu rechnen haben.
1,6 Cents Kosten pro Seite über 10 Jahre
Als Annahme sei gegeben, dass täglich 50 Dokumente mit im Schnitt drei Seiten zu archivieren sind. Dies ergibt pro Tag 150 Seiten, bei 5 Werktagen gelangen so pro Woche 750 Seiten bzw. 250 Akten ins Archiv. Pro Jahr (bei 50 Wochen) ergibt dies 12'500 Akten bzw. 37'500 Seiten. Über 10 Jahre erhalten wir 375'000 Seiten bzw. 125'000 Akten. Daher empfehlen wir den Einsatz der ArchistaBox Pilatus mit 10 Benutzer/innen. Zusammen mit derAlbis-Scanbox und dem Fujitsu-Scanner 1500 ergeben sich Implementierungskosten von ca. 3000 Euro. Mit dem Wartungsvertrag Gold müssen pro Jahr 300 Euro kalkuliert werden. Dies ergibt Gesamtkosten über 10 Jahre von nochmaligen 3000 Euro, insgesamt also 6000 Euro.
Demgegenüber stehen 375'000 Seiten. Dies ergibt folglich ein Kostenverhältnis von 1,6 Eurocents pro Seite über den Zeithorizont von 10 Jahren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie oder Ihre Kunden bzw. Lieferanten mit Farbe oder Schwarz/Weiss arbeiten. Ohne ArchivistaBox müssten Sie diese Seiten ausdrucken. Selbst wenn Sie nur mit Schwarz/Weiss drucken, würden die Papier- und Druckkosten um den Faktor zwei bis drei höher ausfallen.
Bereits bei 50 Dokumenten sparen Sie über 10 Jahre 2600 Stunden
Digitale Archive benötigen beim Erfassen der Belege in etwa den gleichen Aufwand wie dies bei der herkömmlichen Ablage der Fall ist. Allerdings stammen i.d.R. etwa 3/5 der Belege von der eigenen Firma bzw. dem ERP-System. Diese Belege können automatisiert verarbeitet werden, womit bereits beim Erfassen nur ein Drittel an Kosten zu verzeichnen sind. Anstelle von 50 Geschäftsfällen müssen Sie nur noch 20 Dokumente zur Hand nehmen, bei einer Minute pro Akte sparen Sie bei 30 automatisch archivierten Akten daher 30 Minuten pro Tag.
Bei jedem Zugriff aufs Archiv resultiert ebenfalls ein Zeitgewinn von etwa einer Minute (15 anstelle 75 Sekunden). Selbst wenn also nur jede/r Mitarbeiter/in dreimal pro Tag das Archiv konsultiert, erhalten Sie pro Tag (10 x 3 Abfragen) wiederum eine halbe Stunde Zeitersparnis. Pro Woche gewinnen wir folglich 5 Stünden, bei 52 Arbeitswochen sind es 260 Stunden pro Jahr, über 10 Jahre sind es 2600 Arbeitsstunden Zeitersprarnis bei gleichzeitig etwa einem Drittel der Druckkosten.
Hinweis: Sie können das Volumen für Ihre eigene Rechnung beliebig verkleinern oder erhöhen, bei weniger Dokumenten steigen die Druckkosten, bei mehr Dokumenten ist das Einsparungspotential an Stunden entsprechend höher.
