Grundumfang und Module
Nachfolgend sei die Funktionalität in einer groben Übersicht vorgestellt. Eine derartige Auflistung ist nie zu 100% umfassend, vielmehr geht es darum, eine Übersicht über die Möglichkeiten der ArchivistaBox zu geben.
Die ArchivistaBox wird im Grundumfang mit der folgenden Funktionalität ausgeliefert:
- Webasiertes Dokumenten Management System (DMS)
- ArchivistaDMS in jedem Web-Browser lauffähig
- Mobiler Modus für Smartphones und Tablets
- Beliebe Art von Dokumenten (Bilder, Office, PDF, Audio- und Video-Dateien)
- Beliebige Anzahl an Benutzern (Anzahl Concurrent User gemäss Box-Modell)
- Datenbanken: 20 GByte bis 200 TByte (bis 286 Mio Dokumente mit je 640 Seiten)
- Tagesvolumen: 100 Seiten bis 100’000 Seiten (erweiterbar mit Cluster-Lösung)
- Anbindung der Benutzer: Standalone, LDAP oder HTTP-Request
- Anzahl der Datenbanken gemäss Box-Modell (empfohlen wird eine Datenbank)
- Mehrere Mandaten pro Datenbank (über Eigentümer bzw. Gruppen)
- Masgeschneiderte Felder pro Datenbank: 99, Anzahl der User-Masken: 16
- Rechtevergabe bis auf Stufe Feld pro Benutzer bzw. Maske
- Anbindung von Scannern über Sane-Standard oder FTP/SMB
- Einpflegen von Dokumenten über ArchivistaDMS oder FTP/SMB
- Versionierung der Dokumente (jederzeit optional zuschaltbar)
- Volltextrecherche (Texterkennung [OCR] der Dokumente
- Server für virtuelles Drucken (CUPS)
- ArchivistaDesktop (nativ oder über WebBrowser)
- ArchivistaERP (inkl. Schnittstelle zu ArchivistaDMS)
- ArchivistaVM: Virtualisierung auf jeder ArchivistaBox (Cluster-Lösung mit DRDB)
- SSL-Verschlüsselung, Backup: Festplatte, Netzwerk, RSync
- LetsEncrypt oder andere Zertifikate für HTTPS-Zugriff
- Selbstragende Archivie (linzenzfreie Runtimes) für jede ArchivistaBox
- Benutzerdefinierte Skripte auf Stufe Datenbank bzw. Verarbeitungsjob
- Spracherkennung für Audio- und Video-Dateien (optional zuschaltbar)
Dazu kann die ArchivistaBox mit den folgenden Modulen erweitert werden:
API-Modul: Automatisierter Zugriff auf ArchivistaDMS mit HTTP-Requests. Damit lässt sich ArchivistaDMS in jede Dritt-Applikation einbinden bzw. die gesamte Funktionalität steht für einen automatisierten Zugriff zur Verfügung.
COLD-Modul: Beim Import von Dokumenten können über standartisierte Schnittstellen Meta-Keys automatisiert in Felder extrahiert werden. Damit entfällt eine manuelle Beschlagwortung.
Barcode-Modul: Erkennung von Barcodes (1D wie 2D) beim Verarbeiten von Dokumenten, wobei gescannte wie digitale Dokumente mit der Barcode-Erkennung arbeiten können. Beim 1D-Barcode können maximal 40 Barcodes mit je 40 Zeichen erkannt werden, beim QR-Code (2D Barcode) ist die Anzahl der Zeichen einzig durch die Grösse des QR-Codes limitiert (i.d.R. ca. 2000 Zeichen)
Mail-Archivierung: Mail-Nachrichten können automatisiert über das IMAP-Protokoll und mit den entsprechenden Feldern (Titel, From, To, CC) eingepflegt werden. Bei der Mail-Archivierung kann festgelegt werden, ob die Anhänge extrahiert werden sollen oder nicht bzw. welche Datei-Anhänge allenfalls auch nicht verarbeitet werden sollen. Ebenfalls möglich ist es, jede Mail-Nachricht auf Integrität beim Import spezifisch zu überprüfen.
O365-Archivierung: Die Office365-Archivierung arbeitet analog zur Mail-Archivierung, jedoch werden die Mails bei Microsoft Office365-Konten abgeholt und verarbeitet.
Die ArchivistaBox wird durch die Firma Archivista GmbH in der Schweiz entwickelt. Sollte eine gewünschte Funktionalität nicht vorliegen, so kann Sie jederzeit mit sehr bescheidenem Aufwand realisiert werden.