Ein Präsent, ein Angebot und ein Geschenk

Egg, 18. Dezember 2020: In diesem Jahr geht es beim Jahresrückblick um ein Präsent, ein Angebot und ein Geschenk. Das Präsent, ein komplett aktualisierter DMS-Leitfaden, richtet sich dabei an Verantwortliche in Unternehmen. Das Angebot richtet sich an jene, die auf der Suche nach einem kostengünstigen Scanner zur ArchivistaBox sind und beim MP3toCD-Geschenk können gerne all jene profitieren, die bereits mit AVMultimedia arbeiten oder sich aus der Abhängigkeit der Musik-Streaming-Dienste begeben möchten.

Das Präsent: DMS-Leitfaden in Version 20.12

In Zeiten, wo sich Ereignisse zu überstürzen scheinen, bleibt wenig Zeit für Grundsätzliches. Der extrem kurze Blick zur Gegenwart sollte aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass es ein Davor und ein Danach gibt. Vor mehr als 20 Jahren kam die Archivista-Lösung auf den Markt. Damals waren drei Punkte wichtig.

Erstens, ein DMS muss preislich in eine KMU-Landschaft passen. Nach mehr als zwei Jahrzehnten darf festgestellt werden, bei einem Startpreis von 360 Franken (inkl. Hardware) passt die ArchivistaBox in jedes Budget. Die ArchivistaBox ist aber aktuell derart flexibel, dass für weit weniger als zwei Nullen mehr auch Archive bis in den Bereich von mehreren Hundert TByte möglich sind.

Zweitens, ein DMS, das nicht langfristig ausgelegt ist, bringt wenig. Gerade in dieser Zeit erstaunt, wie “naiv” zuweilen das Management mit Daten umgeht, sei es weil keine langfristige Strategie besteht oder sei es, weil alle Informationen in der Cloud liegen. Bei der ArchivistaBox werden minimal 30 Jahre Lesbarkeit der Daten gewährt. Dies ist möglich, weil von allen Dokumenten Bildkopien erstellt werden. Spätere Darstellungsprobleme wie z.B. fehlende Zeichen oder ganze Schriften sind damit ausgeschlossen. Wenn aber Geschäftsleitung oder die Informatik den Unterschied einer Bild- zu einer PDF-Datei nicht kennt, können auch die Vorzüge einer Bild-Kopie nicht erkannt werden.

Drittens, dieses Jahr wurde der M-Disk-Standard in unsere Lösungen implementiert. Damit können die Daten auf nicht wiederbeschreibbare Datenträger, die immerhin 100 GByte aufnehmen, für viele Jahrzehnte, ja gar über 100 Jahre, ausgelagert werden. Eine derartige Lebensdauer ist weder mit Festplatten noch Bandlaufwerken möglich. Wie aber soll später festgestellt werden, ob originäre Daten vorliegen, wenn diese einzig auf veränderbaren Datenträgern gespeichert werden? Letztlich helfen da auch keine Signaturen, veränderbar bleibt veränderbar.

Diese drei Eckpfeiler sind heute noch immer gleich zentral, aber villeicht gerade etwas weniger in Mode. Trotzdem, all diese und viele weiteren Punkte behandelt unser DMS-Leitfaden, der aktualisiert in der Fassung Dezember 2020 vorliegt. Der Leitfaden richtet sich primär an jene, die in einem Unternehmen führen. Das darin enthaltene Basis-Wissen bietet jedoch eine gute Anlaufstelle für alle Beteiligten, die an DMS- und an Informatikprojekten beteiligt sind.

Das Angebot: Neuer Netzwerk-Scanner für ArchivistaBox

Seit fast einem Jahrzehnt setzen wir für fast alle Projekte Scanner der Marke Fujitsu ein. Damals waren diese Geräte im Vergleich zu anderen Geräten sehr günstig. Zusammen mit der ArchivistaBox Albis können so netzwerkfähige Scan-Stationen im dreistelligen Franken- bzw. Euro-Bereich realisieren.

Netzwerkfähige Geräte sind schnell entweder viel teurer oder aber in der Verwaltung umso anspurchsvoller. Schon vor zehn Jahren war es “lästig”, Windows-Scanner-Treiber zu installieren, heute ist dies nicht anders. Seit einiger Zeit verfolgen wir die netzwerkfähigen Brother-Scanner und nun, nach einer Testphase, freuen wir uns, den Brother ADS-2400N für die ArchivistaBox empfehlen zu können.

Einmal sind die Geräte sehr günstig. Bei etwa 330 Franken darf geradezu von einem “Schnäppchen” gesprochen werden. Weiter ist aber auch die Scan-Geschwindigkeit von beinahe 60 Blättern pro Minute sehr gut und nicht unwichtig, die Scanner können mit vergleichbar wenig Aufwand über das Intranet eingerichtet werden, d.h. es müssen keine zusätzlichen Treiber installiert werden. Für unsere Kunden bieten wir die Konfiguration zu einer Pauschale von 110 sFr. bzw 100.– Euro an.

Angemerkt werden darf, dass der Brother ADS-2400N insbesondere eine gute Wahl im kleineren Umfeld darstellt. Die Kombination ArchivistaBox Albis mit den Fujitsu-Scannern dagegen ist flexibler, denn im Unterschied zum Brother-Gerät, wo maximal drei Scan-Definitionen möglich sind, ist die Anzahl der Scan-Definitionen bei der Albis-Box nicht limitiert. Weiter werden bei der Albis-Box die Seiten direkt beim Scannen übermittelt, beim Brother-Gerät werden alle Seiten gescannt, dann lokal auf dem Scanner in eine PDF-Datei geschrieben und erst danach erfolgt der Transfer zur ArchivistaBox. Trotzdem bleibt, gemessen am Preis stellt der Brother ADS-2400N eine gute Wahl dar.

Das Geschenk: MP3toCD mit AVMultimedia

Über die multimedialen Fähigkeiten der ArchivistaBox wurde dieses Jahr ausführlich berichtet. Wer hätte noch vor einem Jahr gedacht, dass die ArchivistaBox in der Lage sein wird, Archive mit mehreren zehntausend Stunden Video-Material zu verwalten. Wer hätte gedacht, dass es einen internen Video- und Audio-Player gibt und dass all unsere Lösungen auf der allermodernsten Hardware (inkl. der schnellsten Work-Station der Welt) laufen würde? Das ist nicht nichts.

Zu verdanken sind all diese Errungenschaften dem Open Source Linux Desktop AVMultimedia. Stellvertretend für viele neue Funktionen, die in der aktuellen AVMultimedia-Version enthalten sind, sei nochmals das Tool MP3toCD kurz vorgestellt. Worum geht es dabei?

Streng genommen geht es auch hier um lokale Hoheit versus outgesourcter Abhängigkeit beim Hören von Musik. Natürlich will heute niemand mehr eine ganze Sammlung von CD-Datenträgern von Hand verwalten. Hier setzen Streaming-Angebote ein. Für einen monatlichen Betrag von ca. 10 Euro (Einzelpreson) bzw. guten 20 Euro (Familie) kann ein fast grenzenloses Angebot an Musiktitel “angemietet” werden.

Für diesen Betrag kann pro Monat mittlerweile eine CD erworben werden. Allerdings, im Unterschied zur eigenen CD-Sammlung, wo die Datenträger privat kopiert und/oder weiterverkauft werden können, so ist es bei den Streaming-Anbietern erst mal nicht angedacht, die Musik ausserhalb einer App abzuspielen.

Die Nutzung hängt davon, ob das Netz verfügbar ist, ob die App auf einem bestimmten Gerät läuft und zudem “unterwirft” sich der/die Konsument/in einer allumfassenden Überwachung, welche Musik, wann, wo und wie gehört wird. Diese Daten wiederum verwerten die Anbieter zu Marketing- und Werbezwecken.

Das alles muss nicht sein. Mit AVMultimedia bzw. Audacity lassen sich die Streams legal aufzeichnen. Das Tool MP3toCD erstellt danach anhand einer MP3-Datei und einer CSV-Datei (eine Art Excel-Datei mit den Titel-Informationen) einen Ordner, der die entsprechenden Musiktitel als MP3-Dateien speichert. Danach kann die Musik geräteunabhängig abgespielt werden.

Betriebsferien: 21. Dezember 2020 bis 3. Januar 2021

Wie in jedem Jahr gilt, während der Weihnachtszeit bleiben unsere Büros geschlossen. Kunden mit Wartungsverträgen erhalten an den Werktagen selbstverständlich Support. Allen zusammen wünschen wir frohe Festtage und schon jetzt einen guten Rutsch ins 2021.